Für Profis
Mit diesen Techniken sparen Sie Zeit
Wer ein Unternehmen führt, muss seine Zeit gut im Griff haben, um produktiv zu sein. Diese Tricks helfen dabei
Hatten Sie schon mal das Gefühl, dass einfach zu viel zu tun ist – und nicht genug Zeit bleibt, alle Aufgaben zu erledigen? Als Inhaber einer kleinen Firma müssen Sie Ihre Zeit wahrscheinlich aufteilen, um alle Aspekte Ihrer Unternehmensführung abzudecken, und vielleicht fühlen Sie sich damit manchmal überfordert. Wir haben einige Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen können, Ihr Zeitmanagement zu verbessern und Ihre Produktivität zu erhöhen.
Versuchen Sie es mit der Pomodoro-Technik
Wenn es Ihnen Schwierigkeiten bereitet, sich auf bestimmte Aufgaben zu konzentrieren, versuchen Sie es doch mal mit der Pomodoro-Technik. Dieses System hat Francesco Cirillo entwickelt – er benannte es nach einem tomatenförmigen Küchenwecker (ital. pomodoro = Tomate), mit dessen Hilfe er seine Erledigungen bewältigte. Wählen Sie eine Aufgabe aus, die Sie unbedingt erledigen möchten, und nehmen Sie sich vor, dass Sie sich 25 Minuten lang ausschließlich auf diese Aufgabe konzentrieren. Stellen Sie einen Timer entsprechend ein und beginnen Sie mit der Arbeit. Wenn Sie fertig sind, dürfen Sie sich gratulieren und eine kleine Pause machen – mit einer Tasse Tee, einem Mini-Spaziergang oder ein paar Dehnübungen. Wenn sie vier solcher „Pomodoros“ erledigt haben, wird es Zeit, sich eine längere Pause zu gönnen (20 Minuten sind ein guter Richtwert). Während dieser Zeit kann sich Ihr Gehirn entspannen und neue Informationen aufnehmen, bevor Sie mit der nächsten Pomodoro-Runde beginnen.
Wenn es Ihnen Schwierigkeiten bereitet, sich auf bestimmte Aufgaben zu konzentrieren, versuchen Sie es doch mal mit der Pomodoro-Technik. Dieses System hat Francesco Cirillo entwickelt – er benannte es nach einem tomatenförmigen Küchenwecker (ital. pomodoro = Tomate), mit dessen Hilfe er seine Erledigungen bewältigte. Wählen Sie eine Aufgabe aus, die Sie unbedingt erledigen möchten, und nehmen Sie sich vor, dass Sie sich 25 Minuten lang ausschließlich auf diese Aufgabe konzentrieren. Stellen Sie einen Timer entsprechend ein und beginnen Sie mit der Arbeit. Wenn Sie fertig sind, dürfen Sie sich gratulieren und eine kleine Pause machen – mit einer Tasse Tee, einem Mini-Spaziergang oder ein paar Dehnübungen. Wenn sie vier solcher „Pomodoros“ erledigt haben, wird es Zeit, sich eine längere Pause zu gönnen (20 Minuten sind ein guter Richtwert). Während dieser Zeit kann sich Ihr Gehirn entspannen und neue Informationen aufnehmen, bevor Sie mit der nächsten Pomodoro-Runde beginnen.
Machen Sie eine realistische To-Do-Liste
Eine tägliche To-Do-Liste vor Arbeitsbeginn ist unverzichtbar. Sie hilft Ihnen, die Tagesziele festzulegen und Ihre Produktivität zu verbessern. Wenn Sie die Liste schriftlich festhalten, empfiehlt es sich, die einzelnen Punkte in der Reihenfolge ihrer Bedeutung aufzulisten – damit haben Sie einen guten Überblick, welche Aufgaben noch heute erledigt werden müssen, und welche Sie auf die morgige To-Do-Liste übertragen können, wenn es eng wird. Überlegen Sie sich realistisch, wie viele Aufgaben Sie tatsächlich an einem Tag schaffen, und teilen Sie besonders große Erledigungen in kleinere Teilziele auf, damit Sie sich von den „großen Brocken“ nicht überwältigt fühlen. Eine ambitionierte Liste, die Sie bis zum Feierabend gar nicht abarbeiten können, wirkt demotivierend und raubt Ihnen bloß die Energie.
Rebecca Alexander sagt: „Es gibt eine Gruppe von Aufgaben, die in solchen Listen immer auftauchen sollte: ‚Nicht dringend, aber wichtig‘. Das sind Erledigungen, die mittel- bis langfristig sehr wichtig sein können – zum Beispiel einen neuen Lieferanten zu suchen, einen Marketingplan für das kommende Jahr zu machen, Neueinstellungen vorzubereiten –, die aber im Augenblick nicht dringend sind und deshalb gegenüber den ‚brandeiligen‘ Sachen (‚Nicht wichtig, aber dringend‘) oft ins Hintertreffen geraten. Experten für Zeitmanagement weisen immer wieder darauf hin, dass wir viel zu viel Zeit mit den Aufgaben verbringen, die ‚nicht wichtig, aber dringend‘ sind – und weniger als zehn Prozent unserer Zeit auf die Dinge verwenden, die ‚nicht dringend, aber wichtig‘ sind.“
Mit der neuen Houzz Pro Software können Sie Ihre Arbeit effizienter und profitabler gestalten, Projekte schneller vorantreiben, Kommunikationskanäle bündeln – und so Zeit sparen. Erfahren Sie hier mehr über Houzz Pro.
Eine tägliche To-Do-Liste vor Arbeitsbeginn ist unverzichtbar. Sie hilft Ihnen, die Tagesziele festzulegen und Ihre Produktivität zu verbessern. Wenn Sie die Liste schriftlich festhalten, empfiehlt es sich, die einzelnen Punkte in der Reihenfolge ihrer Bedeutung aufzulisten – damit haben Sie einen guten Überblick, welche Aufgaben noch heute erledigt werden müssen, und welche Sie auf die morgige To-Do-Liste übertragen können, wenn es eng wird. Überlegen Sie sich realistisch, wie viele Aufgaben Sie tatsächlich an einem Tag schaffen, und teilen Sie besonders große Erledigungen in kleinere Teilziele auf, damit Sie sich von den „großen Brocken“ nicht überwältigt fühlen. Eine ambitionierte Liste, die Sie bis zum Feierabend gar nicht abarbeiten können, wirkt demotivierend und raubt Ihnen bloß die Energie.
Rebecca Alexander sagt: „Es gibt eine Gruppe von Aufgaben, die in solchen Listen immer auftauchen sollte: ‚Nicht dringend, aber wichtig‘. Das sind Erledigungen, die mittel- bis langfristig sehr wichtig sein können – zum Beispiel einen neuen Lieferanten zu suchen, einen Marketingplan für das kommende Jahr zu machen, Neueinstellungen vorzubereiten –, die aber im Augenblick nicht dringend sind und deshalb gegenüber den ‚brandeiligen‘ Sachen (‚Nicht wichtig, aber dringend‘) oft ins Hintertreffen geraten. Experten für Zeitmanagement weisen immer wieder darauf hin, dass wir viel zu viel Zeit mit den Aufgaben verbringen, die ‚nicht wichtig, aber dringend‘ sind – und weniger als zehn Prozent unserer Zeit auf die Dinge verwenden, die ‚nicht dringend, aber wichtig‘ sind.“
Mit der neuen Houzz Pro Software können Sie Ihre Arbeit effizienter und profitabler gestalten, Projekte schneller vorantreiben, Kommunikationskanäle bündeln – und so Zeit sparen. Erfahren Sie hier mehr über Houzz Pro.
Delegieren Sie Aufgaben
Als Inhaber eines kleinen Unternehmens müssen Sie auf vielen Hochzeiten tanzen. Vielleicht haben Sie den Eindruck, dass Sie es sich nicht leisten können, Ihre Arbeit an andere abzugeben – aber das könnte ein Punkt sein, an dem Sie sich verrechnet haben. Finden Sie heraus, welche Arbeiten Sie gar nicht so gut beherrschen, und denken Sie über die Möglichkeit nach, diese Aufgaben an einen anderen Experten abzugeben.
„Wenn Sie versuchen, alles zu machen, sind Sie nicht in der Lage, in arbeitsintensiven Phasen Ihre Zeit effektiv zu managen“, sagt Jennifer Chong, Projektmanagerin für Interior Design bei Feioi. „Es lohnt sich, wenn Sie Aufgaben, die Ihnen keinen Spaß machen oder die Sie nicht besonders gut beherrschen, an andere Fachleute abgeben, die schneller und besser sind. Das könnte zum Beispiel das Rechnungswesen sein, das Marketing, technische Zeichnungen, Social Media oder kleine Verwaltungsjobs. Wenn Sie solche Aufgaben outsourcen, haben Sie mehr Zeit, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die Sie wirklich machen möchten. Ihr Unternehmen wird dadurch effizienter. Das macht es Ihnen möglich, mehr Aufträge anzunehmen, und auf diese Weise sind Sie mit Ihrem Unternehmen schließlich erfolgreicher.“
Als Inhaber eines kleinen Unternehmens müssen Sie auf vielen Hochzeiten tanzen. Vielleicht haben Sie den Eindruck, dass Sie es sich nicht leisten können, Ihre Arbeit an andere abzugeben – aber das könnte ein Punkt sein, an dem Sie sich verrechnet haben. Finden Sie heraus, welche Arbeiten Sie gar nicht so gut beherrschen, und denken Sie über die Möglichkeit nach, diese Aufgaben an einen anderen Experten abzugeben.
„Wenn Sie versuchen, alles zu machen, sind Sie nicht in der Lage, in arbeitsintensiven Phasen Ihre Zeit effektiv zu managen“, sagt Jennifer Chong, Projektmanagerin für Interior Design bei Feioi. „Es lohnt sich, wenn Sie Aufgaben, die Ihnen keinen Spaß machen oder die Sie nicht besonders gut beherrschen, an andere Fachleute abgeben, die schneller und besser sind. Das könnte zum Beispiel das Rechnungswesen sein, das Marketing, technische Zeichnungen, Social Media oder kleine Verwaltungsjobs. Wenn Sie solche Aufgaben outsourcen, haben Sie mehr Zeit, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die Sie wirklich machen möchten. Ihr Unternehmen wird dadurch effizienter. Das macht es Ihnen möglich, mehr Aufträge anzunehmen, und auf diese Weise sind Sie mit Ihrem Unternehmen schließlich erfolgreicher.“
Vermeiden Sie Multitasking
Wie oft haben Sie schon versucht, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen? Wir alle kennen das: Wir sind gerade dabei, eine Präsentation oder einen Bericht zu schreiben, und plötzlich kommt eine E-Mail herein, mit der wir uns gleich hier und jetzt befassen wollen. Oder mitten in einem Webinar fällt uns ein, dass wir noch eine Tabelle zusammenstellen wollten, und wir fangen gleich damit an.
„Checken Sie nicht sofort Ihre E-Mails, wenn Sie an Ihrem Arbeitsplatz ankommen“, rät Rebecca Alexander. „Wenn Sie etwas Wichtiges erledigen müssen, gehen Sie es sofort in dem Moment an, in dem Sie ins Büro kommen, und zwar unbedingt noch bevor Sie einen Blick auf Ihre E-Mails werfen. Diese Extra-Stunde in der Frühe kann zu einer goldenen Zeit der Erledigungen werden. Wir denken immer: Es dauert ja nur fünf Minuten, die E-Mails zu checken oder den Anrufbeantworter abzuhören. Aber dann geraten wir mitten hinein in all die Dinge, die mit diesen Nachrichten zu tun haben, und ehe man sichs versieht, sind zwei Stunden vergangen, ohne dass Sie mit Ihrer wichtigen Aufgabe auch nur begonnen haben. Wenn Sie in der ersten Stunde darauf verzichten, Ihre E-Mails zu checken, werden Sie eine Menge geregelt bekommen. Und ehrlich gesagt: Die meisten E-Mails können eine Stunde warten, bevor Sie darauf antworten.“
Einer wissenschaftlichen Studie zufolge schränkt Multitasking (das Erledigen mehrerer Aufgaben auf einmal) unsere Produktivität um 40 Prozent ein. Bevor Sie also versuchen, viele Dinge zur selben Zeit zu erledigen, teilen Sie Ihren Tag lieber in mehrere Zeitfenster ein, in denen Sie sich auf eine bestimmte Aufgabe konzentrieren, ohne sich ablenken zu lassen.
Wie oft haben Sie schon versucht, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen? Wir alle kennen das: Wir sind gerade dabei, eine Präsentation oder einen Bericht zu schreiben, und plötzlich kommt eine E-Mail herein, mit der wir uns gleich hier und jetzt befassen wollen. Oder mitten in einem Webinar fällt uns ein, dass wir noch eine Tabelle zusammenstellen wollten, und wir fangen gleich damit an.
„Checken Sie nicht sofort Ihre E-Mails, wenn Sie an Ihrem Arbeitsplatz ankommen“, rät Rebecca Alexander. „Wenn Sie etwas Wichtiges erledigen müssen, gehen Sie es sofort in dem Moment an, in dem Sie ins Büro kommen, und zwar unbedingt noch bevor Sie einen Blick auf Ihre E-Mails werfen. Diese Extra-Stunde in der Frühe kann zu einer goldenen Zeit der Erledigungen werden. Wir denken immer: Es dauert ja nur fünf Minuten, die E-Mails zu checken oder den Anrufbeantworter abzuhören. Aber dann geraten wir mitten hinein in all die Dinge, die mit diesen Nachrichten zu tun haben, und ehe man sichs versieht, sind zwei Stunden vergangen, ohne dass Sie mit Ihrer wichtigen Aufgabe auch nur begonnen haben. Wenn Sie in der ersten Stunde darauf verzichten, Ihre E-Mails zu checken, werden Sie eine Menge geregelt bekommen. Und ehrlich gesagt: Die meisten E-Mails können eine Stunde warten, bevor Sie darauf antworten.“
Einer wissenschaftlichen Studie zufolge schränkt Multitasking (das Erledigen mehrerer Aufgaben auf einmal) unsere Produktivität um 40 Prozent ein. Bevor Sie also versuchen, viele Dinge zur selben Zeit zu erledigen, teilen Sie Ihren Tag lieber in mehrere Zeitfenster ein, in denen Sie sich auf eine bestimmte Aufgabe konzentrieren, ohne sich ablenken zu lassen.
Finden Sie heraus, zu welcher Zeit Sie am produktivsten sind
Wann gelingt Ihnen Ihre Arbeit am besten? Vielleicht ist Ihr Energievorrat morgens am besten gefüllt, oder Sie bekommen am Nachmittag oder am Abend noch mal Auftrieb. Wo immer es möglich ist, legen Sie die Arbeiten, die Sie am meisten herausfordern oder die am wichtigsten sind, in Ihre persönlichen „Spitzenzeiten“.
Wann gelingt Ihnen Ihre Arbeit am besten? Vielleicht ist Ihr Energievorrat morgens am besten gefüllt, oder Sie bekommen am Nachmittag oder am Abend noch mal Auftrieb. Wo immer es möglich ist, legen Sie die Arbeiten, die Sie am meisten herausfordern oder die am wichtigsten sind, in Ihre persönlichen „Spitzenzeiten“.
Packen Sie Ihre Pläne nicht zu voll
Ein gut organisierter Tagesplan ist der beste Weg, Ihr Zeitmanagement zu verbessern, aber denken Sie daran, sich immer Zeit freizuhalten – falls etwas dazwischenkommt, werden Sie sie brauchen. Es vergeht kaum ein Tag, an dem keine unerwarteten Aufgaben auf Sie zukommen – die ebenso effektiv erledigt werden müssen wie diejenigen, die Sie schon eingeplant haben. Zum Glück führen ein gutes Zeitmanagement und der Einsatz bewährter Techniken (wie der hier beschriebenen) dazu, dass Sie mit etwas Glück viel mehr Gelegenheiten haben, spontan auf neue Anforderungen zu reagieren.
Wie managen Sie Ihre Zeit? Erzählen Sie uns von Ihren Erfahrungen!
Ein gut organisierter Tagesplan ist der beste Weg, Ihr Zeitmanagement zu verbessern, aber denken Sie daran, sich immer Zeit freizuhalten – falls etwas dazwischenkommt, werden Sie sie brauchen. Es vergeht kaum ein Tag, an dem keine unerwarteten Aufgaben auf Sie zukommen – die ebenso effektiv erledigt werden müssen wie diejenigen, die Sie schon eingeplant haben. Zum Glück führen ein gutes Zeitmanagement und der Einsatz bewährter Techniken (wie der hier beschriebenen) dazu, dass Sie mit etwas Glück viel mehr Gelegenheiten haben, spontan auf neue Anforderungen zu reagieren.
Wie managen Sie Ihre Zeit? Erzählen Sie uns von Ihren Erfahrungen!
Wundern Sie sich manchmal, wo die Zeit geblieben ist? Dann ist es eine gute Idee, in einem Logbuch festzuhalten, womit Sie Ihren Tag verbracht haben. Schreiben Sie alle Aktivitäten auf – und die Zeit, die Sie damit verbringen. So finden Sie heraus, welche Aufgaben mehr Zeit kosten als andere. Schauen Sie sich diese Aufgaben an und fragen Sie sich, wie produktiv die Zeit wirklich war, die Sie auf diese Weise genutzt haben. Vielleicht verbringen Sie zu viel Zeit mit Dingen, die nicht zum gewünschten Ergebnis führen?
Rebecca Alexander, Führungskräfte-Coach bei The Coaching Studio, rät: „Es hilft oft weiter, wenn Sie die Aufgaben, die Sie sich am Anfang der Woche stellen, mit den Ergebnissen vergleichen, die Sie am Ende der Woche erreicht haben. Wenn zwischen dem, was Sie sich vornehmen, und dem, was Sie erreichen, eine dauerhafte Lücke klafft, dann wird es Zeit, herauszufinden, ob Sie sich zu viel vornehmen, ob Sie Zeit mit unnötigen Dingen verbringen oder ob Routineaufgaben zu viel Zeit kosten, weil es an Vertrauen, an Hilfsmitteln oder an Motivation fehlt. Egal, welche dieser drei Ursachen zutrifft (und es können auch mehrere sein): Legen Sie in einem Plan fest, wie Sie diese Schwierigkeiten angehen wollen. Halten Sie diesen Plan zwei Wochen lang durch und schauen Sie sich anschließend an, was davon funktioniert hat.“