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Ferien fürs Postfach: Tipps für eine gelungene Abwesenheitsnotiz
Während Sie im Urlaub sind, übernimmt die automatische Out-of-Office-Nachricht. So nutzen Sie deren Potenzial!
Thomas Helbing
7. Juli 2022
Editor Houzz Deutschland
„Ich bin bis zum 30. August nicht erreichbar. Viele Grüße“ – zweckmäßig, aber Eindruck hinterlassen Sie mit solch einer Abwesenheitsnachricht sicher nicht. Wer wie Sie regelmäßig Kundenkontakt hat, sollte sich beim Schreiben der Abwesenheits-E-Mail unbedingt mehr Mühe geben. Langweilen Sie nicht mit Standardfloskeln. Nutzen Sie stattdessen die Abwesenheitsnotiz als Visitenkarte für Ihr Unternehmen. Und formulieren Sie sie nicht erst in der letzten Minute vor dem Urlaub. Lassen Sie sich von folgenden Tipps und Beispielen inspirieren. Adaptieren Sie, um aus der Masse hervorzustechen.
Die Basics. Gewisse Standards sollte jede Abwesenheitsnachricht enthalten. Das sind:
- Betreffzeile: „Abwesenheitsnotiz“ ist klassisch, „Ich bitte um etwas Geduld“ klingt eleganter
- eine ordentliche Begrüßung: „Sehr geehrte Damen und Herren“, „Liebe Kunden“, „Hallo“
- Gefolgt von: „Vielen Dank für Ihre/deine E-Mail.“
- Abwesenheit klar formulieren: „Ich bin bis zum 12. April nicht erreichbar.“, „Unser Team ist ab 3. März mit vollem Elan und frischen Ideen wieder für Sie da“, „Wenn Ihr Anliegen warten kann, dann melde ich mich nach meiner Rückkehr am 3. März bei Ihnen.“
- Optionen aufzeigen: Wird die E-Mail weitergeleitet? Wenn nicht, wer im Team kann in dringenden Fällen kontaktiert werden. Gibt es keine Vertretung, bitten Sie den Absender um Verständnis.
- Grußformel zum Abschluss: „Mit freundlichen Grüßen“, „Es grüßt“, „Ein schönes Wochenende wünscht Ihnen“, „Ich wünsche Ihnen einen schönen Sommer“, „Einen guten Start ins neue Jahr wünscht Ihnen“
- Nicht vergessen, die Abwesenheitsnachricht nach Rückkehr auszuschalten!
Werden Sie persönlich, aber nicht zu persönlich. Das wichtigste Pfund, das Sie von Ihrer Konkurrenz abhebt, sind Sie & Ihr Team, ihr Service und Ihre ganz persönlichen Erlebnisse. Persönliche Anekdoten haften positiv im Gedächtnis, solange Sie seriös bleiben. Denn ob Sie am Strand auf Malle liegen oder sich einer Hüft-OP unterziehen, geht niemanden Ihrer Kundinnen und Geschäftspartner etwas an. Besser hingegen:
- „Ich bin eine Schnüffelnase und deshalb bis zum 23. Januar auf der Möbelmesse in Köln. Ich freue mich schon auf all die Neuheiten und Trends der Branche, um meine Projekte mit frischen Ideen zu realisieren.“
- „Bis zum 8. Februar kann ich meine E-Mails nur sporadisch lesen. Denn mein Team und ich bauen gerade ein Haus aus den Zwanzigerjahren um, das uns sehr fordert.“ Spicken Sie doch diese Nachricht mit einem Foto vom Team auf der Baustelle.
- „Ich bin bis zum 4. August nicht im Büro. Aber keine Sorge. Mein Team ist gerne für Sie da. Sollte Ihr Anliegen dringend sein, dann wenden Sie sich bitte an Patrick Bauer (patrick@interior.de), Projektleiter und Back-König, oder an Karin Müller (karin@interior.de), Innenarchitektin und begeisterte Yogi.“
- Oder fotografieren Sie Ihren leeren Arbeitsplatz und verbinden das Foto mit Worten à la „Vielen Dank für Ihre E-Mail. Wir gönnen uns bis zum … eine kleine Auszeit. Bleiben Sie gesund.“ So geben Sie einen persönlichen Einblick in Ihre Arbeit und Ihr Unternehmen.
Machen Sie Werbung für sich. Wie bereits geschrieben, ist eine elegant formulierte Abwesenheitsnotiz eine tolle Visitenkarte für Ihr Geschäft. Nutzen Sie das Potenzial, zeigen Sie Ihre Highlights, machen Sie auf Ihren Service aufmerksam, nutzen Sie den Kontakt:
- Zeigen Sie zwei, drei Fotos von einem Ihrer letzten Projekte, auf das Sie besonders stolz sind. Schreiben Sie in wenigen Zeilen, was Sie an dem Projekt fasziniert. Verlinken Sie zu dem Projekt auf Ihrer Webseite oder auf Ihrem Houzz-Profil.
- Verkünden Sie in der Abwesenheits-E-Mail Neuigkeiten, die für Ihre Kund:innen interessant sein könnten. Zum Beispiel: „Ab sofort nutzen wir VR-Technologie für eine bessere Bauplanung. Sprechen Sie uns darauf an.“ Oder: „Wussten Sie schon: Seit Oktober bin ich zertifizierte Farbpsychologin. Vereinbaren Sie gerne hier einen Beratungsterrmin.“ (Natürlich verbunden mit der Möglichkeit, direkt einen Termin buchen zu können.)
- Holen Sie sich Feedback zu abgeschlossenen Projekten. Das kann eine Aufforderung sein, eine E-Mail an Sie zu schreiben. Oder eine Bewertung in Ihrem Houzz-Profil zu hinterlassen.
- Vielleicht haben Sie noch ein Angebot, auf welches Sie hinweisen wollen. Oder Sie verschicken mit Ihrer Abwesenheits-E-Mail einen Wertgutschein für einen Beratungstermin oder ein Einrichtungsseminar.
Ziehen Sie Bilanz. Gerade in einer Abwesenheits-E-Mail können Sie Bilanz über die letzten Monate ziehen. Dabei können Sie wie bereits beschrieben auf gelungene Projekte hinweisen. Oder:
… haben wir 18 Wohnzimmer renoviert, 4 Bäder umgebaut, 5 Küchen geplant, 3 Häuser komplett eingerichtet und 50 neue Fans auf unserem Houzz-Profil dazugewonnen.“
… wurden im Büro 120 Angebote geschrieben, 3 neue Mitarbeiter eingestellt, 1000 Tassen Kaffee getrunken und zwei Kinder geboren.“
- „Das letzte Halbjahr war sehr erfolgreich für uns. Im Rückblick …
… haben wir 18 Wohnzimmer renoviert, 4 Bäder umgebaut, 5 Küchen geplant, 3 Häuser komplett eingerichtet und 50 neue Fans auf unserem Houzz-Profil dazugewonnen.“
… wurden im Büro 120 Angebote geschrieben, 3 neue Mitarbeiter eingestellt, 1000 Tassen Kaffee getrunken und zwei Kinder geboren.“
- Heben Sie Ihr Team hervor: „Unsere langjährige Mitarbeiterin Claudia hat vor zwei Monaten ihre Meisterprüfung erfolgreich abgeschlossen. Wir sind sehr stolz auf sie.“ Oder zeigen Sie gleich ein Foto von ihrem Team verbunden mit dem Namen jedes Mitglieds und was ihn oder sie ausmacht.
- „Das letzte Jahr hat uns ordentlich herausgefordert. Aber dank der Unterstützung durch unsere langjährigen Partner sowie unsere vielen tollen Kunden war es sehr erfolgreich. Wir sagen Danke und freuen uns aufs neue Jahr.“
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