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Wie Profis Büro- und Papierkram effektiver erledigen
Profis verraten, wie Sie E-Mails, Angebote und Rechnungen optimieren können damit mehr Zeit für kreative Arbeit bleibt
Clara Carreras
11. Mai 2021
Bürokratische und administrative Tätigkeiten gehören zur Arbeit eines jeden Freiberuflers und jedes Unternehmens. Neben der rein kreativen Tätigkeit des Entwerfens und der praktischen Phase auf der Baustelle beantworten sie E-Mails und Anrufe, erstellen Angebote, schreiben Rechnungen.
Vier Houzz-Profis verraten, wie Sie die Kundenverwaltung und Buchhaltung so weit wie möglich vereinfacht und beschleunigt haben. Mit einem Ziel vor Augen: Zeit für Kreativität zu gewinnen und sich auf die Kernaktivitäten Ihres Unternehmens zu konzentrieren.
1) Erstellen eines Wochenplans. Wenn Sie viele verschiedene Aufgaben zu erledigen haben, müssen Sie entscheiden, auf welche Sie sich zuerst konzentrieren sollten. Am besten priorisieren Sie zu Beginn der Arbeitswoche Ihre Aufgaben und Arbeiten, sortieren Sie nach Wichtigkeit oder Fristen.
Vier Houzz-Profis verraten, wie Sie die Kundenverwaltung und Buchhaltung so weit wie möglich vereinfacht und beschleunigt haben. Mit einem Ziel vor Augen: Zeit für Kreativität zu gewinnen und sich auf die Kernaktivitäten Ihres Unternehmens zu konzentrieren.
1) Erstellen eines Wochenplans. Wenn Sie viele verschiedene Aufgaben zu erledigen haben, müssen Sie entscheiden, auf welche Sie sich zuerst konzentrieren sollten. Am besten priorisieren Sie zu Beginn der Arbeitswoche Ihre Aufgaben und Arbeiten, sortieren Sie nach Wichtigkeit oder Fristen.
„Wir legen bestimmte Aufgaben an bestimmten Tagen der Woche fest“, sagt Architekt Jake Hinchliffe vom Orange Design Studio. „In unserem Team bin ich auch für die Vorbesprechungen mit den Kunden und die Öffentlichkeitsarbeit zuständig. Termine dafür plane ich ausschließlich montags und dienstags. Auf diese Weise kann ich den Rest der Woche an aktuellen Projekten arbeiten.“
„Mir hat es sehr geholfen, einen bestimmten Zeitpunkt in der Woche für Angebote und Rechnungen festzulegen“, erklärt Interior Designerin Chantel Elshout von Chantel Elshout Design Consultancy. „Die restliche Zeit, kann ich mich voll auf die Designarbeit konzentrieren. Dann versuche ich auch, Telefon und E-Mail-Benachrichtigungen abzustellen.“
2) So viel wie möglich automatisieren. Viele regelmäßige To-dos, wie Angebote erstellen und Rechnungen verschicken, können mit technischen Tools effizienter bewältigt werden.
So wie Jake Hinchliffe: „Für uns als wachsendes Unternehmen war es sehr schwierig, den Überblick über diese täglichen Aktivitäten zu behalten. Wir haben gemerkt, dass wir dafür sehr viel Zeit investieren. So haben wir beschlossen, einige der Abläufe zu automatisieren.“
„Mir hat es sehr geholfen, einen bestimmten Zeitpunkt in der Woche für Angebote und Rechnungen festzulegen“, erklärt Interior Designerin Chantel Elshout von Chantel Elshout Design Consultancy. „Die restliche Zeit, kann ich mich voll auf die Designarbeit konzentrieren. Dann versuche ich auch, Telefon und E-Mail-Benachrichtigungen abzustellen.“
2) So viel wie möglich automatisieren. Viele regelmäßige To-dos, wie Angebote erstellen und Rechnungen verschicken, können mit technischen Tools effizienter bewältigt werden.
So wie Jake Hinchliffe: „Für uns als wachsendes Unternehmen war es sehr schwierig, den Überblick über diese täglichen Aktivitäten zu behalten. Wir haben gemerkt, dass wir dafür sehr viel Zeit investieren. So haben wir beschlossen, einige der Abläufe zu automatisieren.“
Omar Bhatti vom Planungsbüro Space Shack empfiehlt den Einsatz einer betriebswirtschaftlichen Software. „Ich nutze die Funktionen von Houzz Pro. Damit kann ich sicherstellen, dass der Projektverlauf reibungslos verläuft und ich alles von einem Ort aus verwalten kann.“ sagt Bhatti. „Die Weiterentwicklung der Technik hat unsere Effizienz als Designer definitiv verbessert. Wir sind in der Lage, die Zeit besser zu verwalten, um uns auf das Design und das Baumanagement zu konzentrieren.“
Auch Interior Designerin Valentina Di Roma von VDRHomeDesign nutzt Houzz Pro: „Es hilft mir vor allem in der Anfangsphase eines Projekts. Ich nutze die Plattform, um Leute anzuschreiben, die mich kontaktiert haben für ein Angebot. Ich finde es nützlich und praktisch, dass mir das System einen Überblick über die versendeten Angebote gibt. Zudem habe ich Gewissheit, dass die Kunden diese auch erhalten haben.“
3) Templates erstellen. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass alle Dokumente und Rechnungen, die Sie versenden, ziemlich ähnlich aussehen. Anstatt jedes Mal neue zu erstellen, erleichtern sinnvolle Vorlagen diese Aufgaben.
Auch Interior Designerin Valentina Di Roma von VDRHomeDesign nutzt Houzz Pro: „Es hilft mir vor allem in der Anfangsphase eines Projekts. Ich nutze die Plattform, um Leute anzuschreiben, die mich kontaktiert haben für ein Angebot. Ich finde es nützlich und praktisch, dass mir das System einen Überblick über die versendeten Angebote gibt. Zudem habe ich Gewissheit, dass die Kunden diese auch erhalten haben.“
3) Templates erstellen. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass alle Dokumente und Rechnungen, die Sie versenden, ziemlich ähnlich aussehen. Anstatt jedes Mal neue zu erstellen, erleichtern sinnvolle Vorlagen diese Aufgaben.
„Wir verwenden interaktive Vorlagen für alles und in jeder Phase des Projekts, vom Leistungsverzeichnis bis zu den Rechnungen“, sagt Hinchliffe. „Während wir früher zwei Stunden brauchten, um einige Dokumente vorzubereiten, können wir sie so heute in fünf Minuten an Kunden schicken.“
In Houzz Pro können Sie beispielsweise mit Schnellantworttemplates Ihre eigenen Nachrichtenvorlagen speichern, um sie bei Bedarf zu versenden. Das erspart Ihnen das wiederholte Eintippen der gleichen Nachricht und spart Ihnen viel Zeit. Templates sind zum Beispiel besonders nützlich, um Kunden zu beschreiben, wie eine Projektplanung und -umsetzung abläuft. Erfahren Sie hier mehr darüber, wie Houzz Pro Sie im Arbeitsalltag unterstützen kann.
4) Die Dinge für die Kundschaft vereinfachen. Die einfachen Dinge sind oft die besten. Das gilt auch für Angebote und Rechnungen. Fachleute haben uns berichtet, dass Kunden manchmal eine Entscheidung aufschieben, Zeit brauchen, um unklare Angebote zu prüfen.
In Houzz Pro können Sie beispielsweise mit Schnellantworttemplates Ihre eigenen Nachrichtenvorlagen speichern, um sie bei Bedarf zu versenden. Das erspart Ihnen das wiederholte Eintippen der gleichen Nachricht und spart Ihnen viel Zeit. Templates sind zum Beispiel besonders nützlich, um Kunden zu beschreiben, wie eine Projektplanung und -umsetzung abläuft. Erfahren Sie hier mehr darüber, wie Houzz Pro Sie im Arbeitsalltag unterstützen kann.
4) Die Dinge für die Kundschaft vereinfachen. Die einfachen Dinge sind oft die besten. Das gilt auch für Angebote und Rechnungen. Fachleute haben uns berichtet, dass Kunden manchmal eine Entscheidung aufschieben, Zeit brauchen, um unklare Angebote zu prüfen.
Leicht verständliche Dokumente für Kunden zu erstellen bedeutet auch, die Kommunikation und Nachfragen einzuschränken. Wer nicht ständig mit Anrufen und E-Mails überschwemmt wird, spart wertvolle Zeit.
Eine eindeutige und klare Kommunikation von Anfang an gehört zu einem guten Service, den Ihre Kunden zu schätzen wissen. Dazu zählt auch, jede Phase des Projekts transparent zu machen. Auch hier bietet Houzz Pro gute Funktionen.
5) Zugriff von überall. Mit Cloud-basierten Systemen können Sie mit Kunden in Echtzeit kommunizieren und Updates austauschen. Das verhindert, dass wichtige Informationen verzögert gesendet werden. Profis berichten uns, dass sie dadurch Dokumente und Nachrichten von überall aus abrufen können. So kann ständiges e-mailen und telefonieren vermieden werden.
Eine eindeutige und klare Kommunikation von Anfang an gehört zu einem guten Service, den Ihre Kunden zu schätzen wissen. Dazu zählt auch, jede Phase des Projekts transparent zu machen. Auch hier bietet Houzz Pro gute Funktionen.
5) Zugriff von überall. Mit Cloud-basierten Systemen können Sie mit Kunden in Echtzeit kommunizieren und Updates austauschen. Das verhindert, dass wichtige Informationen verzögert gesendet werden. Profis berichten uns, dass sie dadurch Dokumente und Nachrichten von überall aus abrufen können. So kann ständiges e-mailen und telefonieren vermieden werden.
Jake zum Beispiel nutzt ein Projektportal. „Diese sind ein bisschen wie ein WhatsApp-Gruppen-Chat, in dem alle wichtigen Projektbeteiligten wie der Kunde, der Bauinspektor und die Auftragnehmer miteinander verbunden sind“, sagt er. „So geht nichts verloren, weil alle Informationen an einer Stelle liegen.“
Auch die Statistiken zeigen einen positiven Trend für CRM-Programme (Customer Relationship Management), die für das Kundenbeziehungsmanagement entwickelt wurden. Laut einem Bericht von Finances Online stieg während der Pandemie die Implementierung von CRM auf Cloud-Systemen auf 87 Prozent. 92 Prozent der Unternehmen gaben an, dass CRM ein wichtiges Werkzeug ist, um die Umsatzziele zu erreichen. Mit einem CRM-System konnten die Konversionsraten um bis zu 300 Prozent gesteigert werden.
6) Investieren Sie in Gestaltung und Planung. Es zahlt sich aus, Zeit ins anfängliche Briefing und Design zu investieren. Auch so lassen sich ungeplante Verwaltungsaufgaben reduzieren. „Das Schwierigste an den Verwaltungsaufgaben sind die wechselnden Anforderungen und Auswahlmöglichkeiten der Kunden“, sagt Bhatti.
Auch die Statistiken zeigen einen positiven Trend für CRM-Programme (Customer Relationship Management), die für das Kundenbeziehungsmanagement entwickelt wurden. Laut einem Bericht von Finances Online stieg während der Pandemie die Implementierung von CRM auf Cloud-Systemen auf 87 Prozent. 92 Prozent der Unternehmen gaben an, dass CRM ein wichtiges Werkzeug ist, um die Umsatzziele zu erreichen. Mit einem CRM-System konnten die Konversionsraten um bis zu 300 Prozent gesteigert werden.
6) Investieren Sie in Gestaltung und Planung. Es zahlt sich aus, Zeit ins anfängliche Briefing und Design zu investieren. Auch so lassen sich ungeplante Verwaltungsaufgaben reduzieren. „Das Schwierigste an den Verwaltungsaufgaben sind die wechselnden Anforderungen und Auswahlmöglichkeiten der Kunden“, sagt Bhatti.
Er erklärt, dass bei jeder Änderung neu kalkuliert und neue Rechnungen ausgestellt werden müssen. „Das kann das Projekt verzögern und auch vom Fluss des Designprozesses ablenken“, so Bhatti. Ein guter Kommunikationsprozess in der Planungsphase ist also der Schlüssel, um sicherzustellen, dass Sie von Anfang an effektiv mit Ihrem Kunden zusammenarbeiten können.
„Seit März 2020 haben wir die Art und Weise, wie wir uns unseren Kunden präsentieren, angepasst. Zunächst führen wir einige Videomeetings durch, um mit der Arbeit am Design zu beginnen und es bis kurz vor der Abnahme zu optimieren“, sagt Chantel. „Dann treffen wir uns vor Ort mit Materialien, Mustern und Plänen.“ Sie erklärt, dass während des gesamten Projekts Foto-Updates von der Baustelle geschickt werden sowie Videoanrufe mit den Installateuren durchgeführt werden, um alle Details zwischendurch zu überprüfen.
Indem Sie einfache Kommunikationskanäle wie diese nutzen, vermeiden Sie spätere Überraschungen und den damit verbundenen zusätzlichen Verwaltungsaufwand. Mit einer Projektverwaltung, wie sie Houzz Pro bietet, sehen alle am Projekt beteiligten jeden Fortschritt auf einen Blick.
Verraten Sie in den Kommentaren: Welche Tipps haben Sie für effektive Büroarbeit?
„Seit März 2020 haben wir die Art und Weise, wie wir uns unseren Kunden präsentieren, angepasst. Zunächst führen wir einige Videomeetings durch, um mit der Arbeit am Design zu beginnen und es bis kurz vor der Abnahme zu optimieren“, sagt Chantel. „Dann treffen wir uns vor Ort mit Materialien, Mustern und Plänen.“ Sie erklärt, dass während des gesamten Projekts Foto-Updates von der Baustelle geschickt werden sowie Videoanrufe mit den Installateuren durchgeführt werden, um alle Details zwischendurch zu überprüfen.
Indem Sie einfache Kommunikationskanäle wie diese nutzen, vermeiden Sie spätere Überraschungen und den damit verbundenen zusätzlichen Verwaltungsaufwand. Mit einer Projektverwaltung, wie sie Houzz Pro bietet, sehen alle am Projekt beteiligten jeden Fortschritt auf einen Blick.
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