Für Profis
Wie Profis mit Vorlagen effizienter arbeiten
Expert:innen berichten, mit welchen Methoden sie zeitaufwendige und sich wiederholende Aufgaben standardisiert haben
Eine Hausrenovierung enthält viele einzelne Schritte. Als Renovierungsprofi ist es daher ratsam, die Arbeit zu rationalisieren. Wir haben mit Expertinnen und Experten gesprochen, die erklären, wie sie mit Vorlagen effizienter Projekte bearbeiten. Denn Organisation ist das A und O.
Vorlagen für Kostenvoranschläge
Chris Hebert, Inhaber von Advanced Millworks, baut Treppen nach Maß. Zur Erstellung von Kostenvoranschlägen für potenzielle Kundschaft hat er fünf Tabellen mit Google Sheets erstellt.
Ein Tabellenblatt listet die Treppenteile auf. Ein anderes schlüsselt die Material- und Arbeitskosten für die Herstellung eines jeden Teils auf. Ein drittes Blatt berechnet die Arbeitskosten für den Einbau der Treppe. Das vierte listet die Kosten für optionale Zusatzleistungen auf. Und das fünfte Blatt erfasst den Preis für ein eventuell im Entwurf enthaltenes Edelstahlgeländer.
Hebert füllt die spezifischen Details für jedes Projekt aus, wie die lineare Länge der Treppe und die Anzahl der einzelnen Treppenteile. Die verbundenen Tabellenkalkulationen arbeiten zusammen, um eine Gesamtzahl zu ermitteln. Es dauerte acht Monate mit vielen langen Nächten, um diese Tabellen zu erstellen, erinnert er sich. Mittlerweile erleichtern sie die Arbeit enorm.
Statt einer Tabellenkalkulation nutzt Francisco Gomez-Palacio Jr. von Integrated Home Improvement die Business-Management-Software Houzz Pro, um Kostenvoranschläge zu erstellen. Er wählt einfach die gewünschten Positionen aus, zeigt den Kostenvoranschlag in der Vorschau an, exportiert diesen als PDF und schickt ihn an den Kunden: „Es geht wirklich schnell, wenn man es so macht, wie ich es mache.“
Lernen Sie die Vorteile und Funktionen von Houzz Pro hier kennen
Chris Hebert, Inhaber von Advanced Millworks, baut Treppen nach Maß. Zur Erstellung von Kostenvoranschlägen für potenzielle Kundschaft hat er fünf Tabellen mit Google Sheets erstellt.
Ein Tabellenblatt listet die Treppenteile auf. Ein anderes schlüsselt die Material- und Arbeitskosten für die Herstellung eines jeden Teils auf. Ein drittes Blatt berechnet die Arbeitskosten für den Einbau der Treppe. Das vierte listet die Kosten für optionale Zusatzleistungen auf. Und das fünfte Blatt erfasst den Preis für ein eventuell im Entwurf enthaltenes Edelstahlgeländer.
Hebert füllt die spezifischen Details für jedes Projekt aus, wie die lineare Länge der Treppe und die Anzahl der einzelnen Treppenteile. Die verbundenen Tabellenkalkulationen arbeiten zusammen, um eine Gesamtzahl zu ermitteln. Es dauerte acht Monate mit vielen langen Nächten, um diese Tabellen zu erstellen, erinnert er sich. Mittlerweile erleichtern sie die Arbeit enorm.
Statt einer Tabellenkalkulation nutzt Francisco Gomez-Palacio Jr. von Integrated Home Improvement die Business-Management-Software Houzz Pro, um Kostenvoranschläge zu erstellen. Er wählt einfach die gewünschten Positionen aus, zeigt den Kostenvoranschlag in der Vorschau an, exportiert diesen als PDF und schickt ihn an den Kunden: „Es geht wirklich schnell, wenn man es so macht, wie ich es mache.“
Lernen Sie die Vorteile und Funktionen von Houzz Pro hier kennen
Wann Vorlagen nicht sinnvoll sind
Während Vorlagen und Prozesse für einige administrative Aufgaben in einem Renovierungsprojekt sehr sinnvoll sind, empfiehlt Charles Cairns keine Vorlagen zu erstellen, „wenn es Ihre Arbeit langweilig macht und Spontaneität und Kreativität tötet“.
Micaela R. Quinton verwendet keine Vorlagen für E-Mails: „Alle meine E-Mails sind persönlich auf meine Kunden abgestimmt. Selten benutze ich ein paar Sätze aus alten E-Mails, kopiere und füge sie ein.“
Kommentieren Sie: Verwenden Sie Vorlagen bei Ihrer Arbeit? Wenn ja, wofür verwenden Sie sie und wie haben sie Ihrem Unternehmen geholfen?
Während Vorlagen und Prozesse für einige administrative Aufgaben in einem Renovierungsprojekt sehr sinnvoll sind, empfiehlt Charles Cairns keine Vorlagen zu erstellen, „wenn es Ihre Arbeit langweilig macht und Spontaneität und Kreativität tötet“.
Micaela R. Quinton verwendet keine Vorlagen für E-Mails: „Alle meine E-Mails sind persönlich auf meine Kunden abgestimmt. Selten benutze ich ein paar Sätze aus alten E-Mails, kopiere und füge sie ein.“
Kommentieren Sie: Verwenden Sie Vorlagen bei Ihrer Arbeit? Wenn ja, wofür verwenden Sie sie und wie haben sie Ihrem Unternehmen geholfen?
Jedes Renovierungsprojekt ist einzigartig. Das bedeutet nicht, dass jeder Schritt im Design- und Bauprozess ebenfalls einzigartig sein muss. Mit sinnvollen Vorlagen lassen sie sich effizienter gestalten.
„Wenn Sie sich darüber ärgern, wie oft Sie Zeit für Standardaufgaben verbraucht haben, sollten Sie sich Vorlagen einrichten, um der zeitraubenden Schleife zu entkommen“, sagt Charles Cairns von CairnsCraft Design & Remodel.
Mögliche Aufgaben, die von Vorlagen profitieren, sind standardisierte E-Mails, die Sie an neue Kund:innen verschicken, detaillierte Kostenvoranschläge, die Sie für jedes neue Projekt erstellen und interne Arbeitsabläufe, die Ihr Team befolgen sollte.
„Wir haben für viele Aufgaben Vorlagen, meist Excel-Tabellen“, sagt Micaela R. Quinton, Designerin bei Copper Sky Renovations. Quinton und ihre Kolleg:innen verwenden beispielsweise eine Vorlage, um die Produktauswahl für jedes Renovierungsprojekt zu verfolgen. Darin enthalten sind Produktinformationen, Links zu den Produkten, Preis und Menge. Der Kunde oder die Kundin wählen dort aus. Anschließend wird aus der Auswahl-Tabelle ein Beschaffungsarbeitsblatt. Somit kann jeder im Team die Produkte bestellen und den Wareneingang im Lager verfolgen.
Zusätzlich zu den Arbeitsblattvorlagen für Produkte benutzt das Team von Copper Sky Renovations auch eine Vorlage für das einheitliche Benennen von Ordnern und Dateien auf den Büro-Computern. So kann jede:r die Dinge leicht finden. „Jedes Dokument wird unter demselben Dateipfad gespeichert“, erklärt Quinton.