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Für Experten: 5 Finanztipps für Kleinunternehmer
Cashflow optimieren, Budget planen: Mit unseren Tipps behalten Sie die Finanzen Ihres Unternehmens im Griff
Houzz
15. September 2017
Als Häuslebauer-Profi haben Sie eine Menge Arbeit zu stemmen. Doch im hektischen Alltag zwischen Kundengesprächen, Projektplanungen und anderen Terminen geht die Finanzplanung leicht unter. Wir haben ein paar Tipps zusammengetragen, die Ihnen dabei helfen können, Ihre geschäftlichen Finanzen im Griff zu behalten – damit der Saldo stimmt und Ihr Budget im Rahmen bleibt.
Behalten Sie den Cashflow im Blick
In jedem Unternehmen ist eine betriebswirtschaftliche Größe besonders wichtig: der Cashflow, also die Differenz zwischen eingehenden und ausgehenden Zahlungen. Auch wenn Sie noch so viel Profit erwirtschaften – es ist der Cashflow, der darüber entscheidet, ob ein Business überlebensfähig bleibt. Es kommt darauf an, dass Sie mehr Geld einnehmen als ausgeben. Der Cashflow muss also positiv sein. Und weil sich das schnell ändern kann, ist es umso wichtiger, ihn regelmäßig zu kontrollieren – wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich.
Am besten behalten Sie den Cashflow im Griff, indem Sie sicherstellen, dass Sie Ihr Geld rechtzeitig erhalten, und an diesen Einnahmen den Zeitplan Ihrer eigenen Zahlungen ausrichten. Trotzdem kommt es in den meisten Unternehmen gelegentlich zu Engpässen, die überbrückt werden müssen. Deshalb ist es sinnvoll, auf solche Phasen vorbereitet zu sein: Sprechen Sie mit Ihrer Bank über einen passenden Kreditrahmen, noch bevor Sie darauf angewiesen sind. Oder handeln Sie mit Ihren Lieferanten die Möglichkeit aus, Zahlungsfristen zu verlängern.
In jedem Unternehmen ist eine betriebswirtschaftliche Größe besonders wichtig: der Cashflow, also die Differenz zwischen eingehenden und ausgehenden Zahlungen. Auch wenn Sie noch so viel Profit erwirtschaften – es ist der Cashflow, der darüber entscheidet, ob ein Business überlebensfähig bleibt. Es kommt darauf an, dass Sie mehr Geld einnehmen als ausgeben. Der Cashflow muss also positiv sein. Und weil sich das schnell ändern kann, ist es umso wichtiger, ihn regelmäßig zu kontrollieren – wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich.
Am besten behalten Sie den Cashflow im Griff, indem Sie sicherstellen, dass Sie Ihr Geld rechtzeitig erhalten, und an diesen Einnahmen den Zeitplan Ihrer eigenen Zahlungen ausrichten. Trotzdem kommt es in den meisten Unternehmen gelegentlich zu Engpässen, die überbrückt werden müssen. Deshalb ist es sinnvoll, auf solche Phasen vorbereitet zu sein: Sprechen Sie mit Ihrer Bank über einen passenden Kreditrahmen, noch bevor Sie darauf angewiesen sind. Oder handeln Sie mit Ihren Lieferanten die Möglichkeit aus, Zahlungsfristen zu verlängern.
Erleichtern Sie Ihren Kunden die Zahlung
Sie können nicht wissen, ob Ihre Kunden die Rechnung pünktlich bezahlen – aber es gibt ein paar Tricks, mit denen Sie die Wahrscheinlichkeit erhöhen können. Es ist sinnvoll, die Rechnung für eine Dienstleistung so schnell wie möglich zu stellen – durchaus auch schon, bevor Sie die nächste Projektphase in Angriff nehmen.
Machen Sie es Ihren Kunden möglichst einfach, die Rechnung zu bezahlen: Geben Sie Ihnen klare Zahlungsanweisungen, die sie leicht online umsetzen können (zum Beispiel, indem Sie die IBAN in einem kopierfreundlichen Format darstellen). Ihre Zahlungsbedingungen und -fristen müssen auf der Rechnung deutlich erkennbar sein.
Mit einer Online-Abrechnungssoftware, die den Prozess für Sie automatisiert, können Sie die Rechnungsstellung noch einfacher machen.
Lee Edwards, Buchhalter bei Houzz, sagt: „Damit eine Rechnung schnell bezahlt wird, ist es entscheidend, dass alle Angaben stimmen, vor allem was die Umsatzsteuer betrifft. Es gibt einige Menschen, die machen fast alles richtig – und dann vergessen sie, die Bankverbindung anzugeben!“
Sie können nicht wissen, ob Ihre Kunden die Rechnung pünktlich bezahlen – aber es gibt ein paar Tricks, mit denen Sie die Wahrscheinlichkeit erhöhen können. Es ist sinnvoll, die Rechnung für eine Dienstleistung so schnell wie möglich zu stellen – durchaus auch schon, bevor Sie die nächste Projektphase in Angriff nehmen.
Machen Sie es Ihren Kunden möglichst einfach, die Rechnung zu bezahlen: Geben Sie Ihnen klare Zahlungsanweisungen, die sie leicht online umsetzen können (zum Beispiel, indem Sie die IBAN in einem kopierfreundlichen Format darstellen). Ihre Zahlungsbedingungen und -fristen müssen auf der Rechnung deutlich erkennbar sein.
Mit einer Online-Abrechnungssoftware, die den Prozess für Sie automatisiert, können Sie die Rechnungsstellung noch einfacher machen.
Lee Edwards, Buchhalter bei Houzz, sagt: „Damit eine Rechnung schnell bezahlt wird, ist es entscheidend, dass alle Angaben stimmen, vor allem was die Umsatzsteuer betrifft. Es gibt einige Menschen, die machen fast alles richtig – und dann vergessen sie, die Bankverbindung anzugeben!“
Führen Sie Buch über Ihre Ausgaben
Damit Ihre Aufwendungen im Rahmen bleiben, sollten Sie jede Woche zu einer bestimmten Zeit eine Ausgabenbilanz aufstellen. Sammeln Sie Quittungen in einem Ordner und übertragen Sie die Beträge einmal in der Woche in Ihre Buchhaltungs- oder Finanzsoftware.
Soll es noch schneller gehen? Es gibt mittlerweile eine ganze Reihe praktischer Apps, mit denen Sie abfotografierte oder gescannte Quittungen sammeln und ordnen können.
Edwards rät: „Achten Sie darauf, dass Sie zu jeder Ausgabe eine Notiz machen, in der Sie genau festhalten, wofür Sie den entsprechenden Betrag ausgegeben haben. Nicht alles können Sie von der Steuer absetzen – und wenn Ihr Steuerberater nicht genau weiß, wofür die Ausgabe steht, wird er sie eher als nicht absetzungsfähig verbuchen, und damit bringen Sie sich jedesmal um eine Steuerminderung. Wenn Sie jeden Posten mit einer solchen Beschreibung versehen, können Sie am Ende wesentlich besser analysieren, welche Kosten Ihnen entstanden sind.“
Damit Ihre Aufwendungen im Rahmen bleiben, sollten Sie jede Woche zu einer bestimmten Zeit eine Ausgabenbilanz aufstellen. Sammeln Sie Quittungen in einem Ordner und übertragen Sie die Beträge einmal in der Woche in Ihre Buchhaltungs- oder Finanzsoftware.
Soll es noch schneller gehen? Es gibt mittlerweile eine ganze Reihe praktischer Apps, mit denen Sie abfotografierte oder gescannte Quittungen sammeln und ordnen können.
Edwards rät: „Achten Sie darauf, dass Sie zu jeder Ausgabe eine Notiz machen, in der Sie genau festhalten, wofür Sie den entsprechenden Betrag ausgegeben haben. Nicht alles können Sie von der Steuer absetzen – und wenn Ihr Steuerberater nicht genau weiß, wofür die Ausgabe steht, wird er sie eher als nicht absetzungsfähig verbuchen, und damit bringen Sie sich jedesmal um eine Steuerminderung. Wenn Sie jeden Posten mit einer solchen Beschreibung versehen, können Sie am Ende wesentlich besser analysieren, welche Kosten Ihnen entstanden sind.“
Stellen Sie ein Budget auf
Um die Finanzen Ihres Unternehmens optimal zu verwalten, ist es wichtig, dass Sie einen Budgetplan aufstellen. Er hilft Ihnen dabei, vorauszuplanen, wie viel Geld Sie ausgeben und sparen können – nicht nur regelmäßig, sondern auch dann, wenn einmalige Auslagen nötig sind.
Eine einfache Vorgehensweise besteht darin, zunächst alle Ertragsquellen festzuhalten – einschließlich sämtlicher Bezüge, Verkäufe und Investitionen; auch Kredite oder Sparformen gehören dazu. Anschließend können Sie Ihre Ausgaben gegenrechnen. Darunter fallen Festkosten (wie Miete, Abrechnungen, Gehälter, regelmäßig erbrachte Dienstleistungen) ebenso wie laufende Kosten für Materialien, Bauausführung, Marketing oder Reisen. Vergessen Sie nicht, zukünftig anfallende Kosten für Technik-Upgrades, neue Geräte oder Büromaterial einzubeziehen.
„Wenn Ihre Ausgaben 50 Prozent über dem Budget liegen, heißt das nicht unbedingt, dass Sie in eine Schieflage geraten. Es kann auch bedeuten, dass Sie Ihr Budget viel zu optimistisch eingeschätzt haben“, sagt Edwards. „Wenn Sie Ihren Haushaltsplan aufstellen, lassen Sie ein bisschen Spielraum, und gleichen Sie die geplanten und tatsächlichen Beträge in regelmäßigen Abständen miteinander ab. Ein Budget kann jederzeit geändert werden, und je öfter Sie es überprüfen und notwendige Anpassungen vornehmen, umso präziser wird es sein.“
Um die Finanzen Ihres Unternehmens optimal zu verwalten, ist es wichtig, dass Sie einen Budgetplan aufstellen. Er hilft Ihnen dabei, vorauszuplanen, wie viel Geld Sie ausgeben und sparen können – nicht nur regelmäßig, sondern auch dann, wenn einmalige Auslagen nötig sind.
Eine einfache Vorgehensweise besteht darin, zunächst alle Ertragsquellen festzuhalten – einschließlich sämtlicher Bezüge, Verkäufe und Investitionen; auch Kredite oder Sparformen gehören dazu. Anschließend können Sie Ihre Ausgaben gegenrechnen. Darunter fallen Festkosten (wie Miete, Abrechnungen, Gehälter, regelmäßig erbrachte Dienstleistungen) ebenso wie laufende Kosten für Materialien, Bauausführung, Marketing oder Reisen. Vergessen Sie nicht, zukünftig anfallende Kosten für Technik-Upgrades, neue Geräte oder Büromaterial einzubeziehen.
„Wenn Ihre Ausgaben 50 Prozent über dem Budget liegen, heißt das nicht unbedingt, dass Sie in eine Schieflage geraten. Es kann auch bedeuten, dass Sie Ihr Budget viel zu optimistisch eingeschätzt haben“, sagt Edwards. „Wenn Sie Ihren Haushaltsplan aufstellen, lassen Sie ein bisschen Spielraum, und gleichen Sie die geplanten und tatsächlichen Beträge in regelmäßigen Abständen miteinander ab. Ein Budget kann jederzeit geändert werden, und je öfter Sie es überprüfen und notwendige Anpassungen vornehmen, umso präziser wird es sein.“
Nutzen Sie die Kompetenz von Experten
Wenn es um die Finanzen Ihres Unternehmens geht, zahlt es sich schnell aus, professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen. Ein Buchhalter oder Finanzberater kann Ihnen dabei helfen, Ihren Cashflow nachzuhalten, Ihr Rechnungswesen auf dem Laufenden zu halten und Ihr Budget zu steuern. Er kann die Geschäftsvorgänge festhalten und die Belege organisieren, sodass sie für den Steuerberater optimal vorbereitet sind. Das hilft Ihnen dabei, Rückstellungen zu bilden und sicherzugehen, dass Sie nicht zu viel oder zu wenig Geld ausgeben.
Es sei von unschätzbarem Vorteil, sagt Edwards, „wenn es im Unternehmen jemanden gibt, der sich mit den neusten Bilanzierungsregeln und Vorschriften auskennt. Nur dann können Sie Ihren finanziellen und buchhalterischen Pflichten auch wirklich nachkommen. Ist das nicht der Fall, kann es sein, dass Sie nachträglich Fehler korrigieren müssen. Damit kann ein hoher Verwaltungsaufwand auf Sie zukommen, unter dem Ihr gesamtes Unternehmen zu leiden hat.“
Er fügt hinzu: „Ein guter Buchhalter kann Ihnen außerdem wertvolle Ratschläge bei der Planung Ihrer unternehmerischen Aktivitäten geben. Das betrifft auch mögliche Steuererleichterungen, die Sie im Rahmen öffentlicher Förderungen für Kleinunternehmen in Anspruch nehmen können.“
Falls Sie also noch zögern, einen Finanzexperten zu engagieren, weil Ihnen die Honorarkosten Sorge machen: Denken Sie daran, welche Summen Sie durch diese Investition möglicherweise sparen.
Haben Sie weitere Finanztipps für kleine Unternehmen? Teilen Sie Ihre Ratschläge und Erfahrungen mit anderen Experten in den Kommentaren.
Wenn es um die Finanzen Ihres Unternehmens geht, zahlt es sich schnell aus, professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen. Ein Buchhalter oder Finanzberater kann Ihnen dabei helfen, Ihren Cashflow nachzuhalten, Ihr Rechnungswesen auf dem Laufenden zu halten und Ihr Budget zu steuern. Er kann die Geschäftsvorgänge festhalten und die Belege organisieren, sodass sie für den Steuerberater optimal vorbereitet sind. Das hilft Ihnen dabei, Rückstellungen zu bilden und sicherzugehen, dass Sie nicht zu viel oder zu wenig Geld ausgeben.
Es sei von unschätzbarem Vorteil, sagt Edwards, „wenn es im Unternehmen jemanden gibt, der sich mit den neusten Bilanzierungsregeln und Vorschriften auskennt. Nur dann können Sie Ihren finanziellen und buchhalterischen Pflichten auch wirklich nachkommen. Ist das nicht der Fall, kann es sein, dass Sie nachträglich Fehler korrigieren müssen. Damit kann ein hoher Verwaltungsaufwand auf Sie zukommen, unter dem Ihr gesamtes Unternehmen zu leiden hat.“
Er fügt hinzu: „Ein guter Buchhalter kann Ihnen außerdem wertvolle Ratschläge bei der Planung Ihrer unternehmerischen Aktivitäten geben. Das betrifft auch mögliche Steuererleichterungen, die Sie im Rahmen öffentlicher Förderungen für Kleinunternehmen in Anspruch nehmen können.“
Falls Sie also noch zögern, einen Finanzexperten zu engagieren, weil Ihnen die Honorarkosten Sorge machen: Denken Sie daran, welche Summen Sie durch diese Investition möglicherweise sparen.
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