Vorschusszahlungen und Kredite erstellen und anwenden
Houzz Pro erleichtert die Verwaltung Ihrer Unternehmensfinanzen, einschließlich der Möglichkeit, Vorschusszahlungen und Kredite zu erstellen und anzuwenden.
Eine Vorschusszahlung erstellen
Mit Vorschusszahlungen erhalten Sie eine Vorauszahlung für Ihre Dienstleistungen und/oder Zeit. Diese Zahlungen können zu Rechnungen und Angeboten hinzugefügt werden.
So erstellen Sie eine Vorschusszahlung:
1. Gehen Sie auf das „Projekte“-Symbol im linken Menü, und wählen Sie das entsprechende Projekt aus.
2. Wählen Sie im linken Menü dieses Projekts im Bereich Finanzen die Option „Vorauszahlungen & Kredite“ aus.
3. Prüfen Sie, dass im oberen Menü Vorschusszahlungen ausgewälht sind. Klicken Sie oben rechts auf „Neue Vorschusszahlung“, um eine neue Vorschusszahlung zu erstellen.
4. Sie können alle Informationen eingeben, einschließlich Name, Menge, Einheit (Stunden, Stück, Meter, keine oder benutzerdefiniert) und Preis pro Einheit. Sobald Sie fertig sind, wird der Gesamtbetrag angezeigt.
5. Unter den Details des Vorschusses können Sie den Zahlungsplan anpassen und eine Zahlung einbuchen, wenn die Zahlung eintrifft. Bei Bedarf können Sie den Vorschuss auch in mehrere geplante Zahlungen aufteilen.
6. Sobald der Auftrag abgeschlossen ist, können Sie eine Vorschau anzeigen und mit Ihrem Kunden/Ihrer Kundin teilen.
Um vor dem Versand eine Vorschau anzuzeigen, wählen Sie die Schaltfläche „Vorschau“ am oberen Rand des Bearbeitungsbildschirms für Ihr Dokument. Von hier aus können Sie Anpassungen an dem vornehmen, was Ihr Kunde/Ihre Kundin sieht - Sie können die Preisgestaltung, Spalten oder Details zum Element entfernen.
7. Wenn Sie bereit sind, Ihr Dokument zu teilen, können Sie es als PDF herunterladen, den Link kopieren oder entweder im Vorschaumodus oder im Bearbeitungsmodus auf „Senden“ klicken.
8. Ihre neue Vorschusszahlung wird nun auf der Seite „Vorschusszahlungen & Kredite“ für Ihr Projekt angezeigt. Dort können Sie alle bisherigen Vorschusszahlungen und Kredite suchen und sortieren.
In dieser Liste können Sie auch eine bestehende Vorschusszahlung bearbeiten. Beachten Sie jedoch, dass eine vollständig oder teilweise bezahlte Vorschusszahlung nicht mehr bearbeitet werden kann.
Eine Vorschusszahlung anwenden
Sobald Sie einen Vorschuss erstellt und eine Zahlung erhalten haben, können Sie ihn auf eine geplante Zahlung auf Ihrer Rechnung oder Ihrem Angebot für dieses Projekt anrechnen.
So geht's:
1. Ihre Vorschusszahlung muss bezahlt werden, bevor Sie sie auf ein Dokument anwenden können. Dafür müssen Sie die Zahlung manuell auf der Seite für den Vorschuss einbuchen.
Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Zahlung einbuchen“ neben der geplanten Zahlung und geben Sie die Zahlungsdetails ein. Hier können Sie auswählen, ob Sie Ihrem Kunden/Ihrer Kundin eine Quittung zusenden möchten. Sobald Sie den Vorgang abgeschlossen haben, wird die Vorschusszahlung als bezahlt angezeigt.
2. Sobald die Vorschusszahlung als bezahlt erfasst ist, können Sie sie auf eine Zahlung anwenden, die auf Ihrer Rechnung oder Ihrem Angebot für dieses Projekt aufgeführt ist.
Öffnen Sie das betreffende Dokument, und gehen Sie zum Abschnitt „Zahlungen“. Klicken Sie auf „Zahlung einbuchen“. Sie können dann aus dem Dropdown-Menü die Option „Vorschusszahlung(en) anwenden“ auswählen. Sie können den gesamten Betrag oder einen Teilbetrag verwenden und den Rest für eine andere geplante Zahlung aufheben.
Klicken Sie abschließend auf „Fertig“.
3. Sie werden dann eine neue Zahlung sehen, die den von Ihnen angegebenen Betrag aus der Vorschusszahlung enthält. Der ursprüngliche Zahlungsbetrag wird ebenfalls mit dem neuen fälligen Betrag aktualisiert.
Einen Kredit erstellen
Manchmal sind die Projektkosten geringer als erwartet, Artikel werden zurückgegeben oder Kund*innen ändern ihre Meinung. Wenn die Projektkosten gesunken sind und Sie von einem Kunden/einer Kundin zu viel Geld erhalten haben, können Sie einen Kredit erstellen. Ein Kredit bedeutet, dass Ihr Kunde noch ein Guthaben für das Projekt zur Verfügung hat.
Sie können ein Guthaben auf einer Rechnung oder einem Angebot erstellen, das bereits als bezahlt markiert wurde.
Bitte beachten Sie: Sie können keine Kredite auf eine ausgestellte Rechnung erstellen; dazu müssen Sie die Rechnung stornieren und duplizieren, um eine neue Version zur Bearbeitung zu erstellen.
So erstellen Sie einen Kredit:
1. Öffnen Sie das gewünschte Dokument. Fügen Sie eine neue Position unter dem Produkt oder der Dienstleistung hinzu, die Sie gutschreiben möchten. Geben Sie in die neue Position dieselben Informationen über das Produkt oder die Dienstleistung ein. Sie können auch den Wortlaut in der Artikelbeschreibung in „Gutschrift“ oder „Retoure“ ändern, um Klarheit zu schaffen.
2. Fügen Sie einen negativen Kostenbetrag für diese neue Position in der Spalte „Preis“ hinzu. Dadurch wird ein negativer Saldo auf dem Dokument erzeugt.
Stellen Sie sicher, dass Sie auch die Steuern und Versandkosten entsprechend anpassen.
3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Aktionen“ oben rechts und anschließend auf „Rechnung ausstellen“.
4. Dadurch erhält diese Rechnung eine fortlaufende Nummer und wird für Steuer- und Buchhaltungszwecke dokumentiert. Sobald sie ausgestellt ist, wird ein Kredit für den negativen Saldo erstellt und kann für das Projekt verwendet werden.
5. Um das Guthaben zu sehen, gehen Sie zurück zur Startseite des Projekts und klicken Sie im linken Menü auf „Vorschusszahlungen & Kredite“. Klicken Sie oben auf die Registerkarte „Kredite“. Dort sehen Sie den gesamten verfügbaren Kredit und das Dokument, für das er erstellt wurde.