Vorschusszahlungen erstellen und anwenden
Houzz Pro erleichtert die Verwaltung Ihrer Unternehmensfinanzen, einschließlich der Möglichkeit, Vorschusszahlungen zu erstellen und anzuwenden. Vorschusszahlungen ermöglichen es Ihnen, eine Vorauszahlung für Ihre Dienstleistungen und/oder Zeit zu erhalten. Diese Zahlungen können dann je nach Bedarf auf Finanzdokumente, einschließlich Rechnungen und Angebote angewandt werden.
Eine Vorschusszahlung erstellen
Sie können direkt auf Ihrer Houzz Pro-Homepage oder innerhalb eines Projekts eine Vorschuszahlung erstellen. So geht's:
Auf der Homepage
Auf Ihrer Houzz Pro- Homepage können Sie schnell eine Vorschusszahlung erstellen, indem Sie auf das Vorschusszahlung-Symbol im Abschnitt „Neu erstellen“ klicken oder indem Sie das Dropdown-Menü „Neu erstellen“ im Abschnitt „Finanzdokumente“ verwenden und „Vorschusszahlung“ auswählen.
Wählen Sie als Nächstes entweder ein bestehendes Projekt für die Vorschusszahlung aus oder fügen Sie einen neuen Projektnamen hinzu. Klicken Sie auf „Vorschusszahlung erstellen“, um fortzufahren.
In einem Projekt
Gehen Sie auf das „Projekte“-Symbol im linken Menü, und wählen Sie das entsprechende Projekt aus. Wählen Sie im linken Menü dieses Projekts im Bereich „Finanzen“ die Option „Vorauszahlungen & Kredite“ aus.
Prüfen Sie, dass im oberen Menü „Vorschusszahlungen“ ausgewählt sind. Klicken Sie oben rechts auf „Neue Vorschusszahlung“, um eine neue Vorschusszahlung zu erstellen.
Details eingeben
Nachdem Sie die Vorschusszahlung eingegeben haben, können Sie alle Informationen eingeben, einschließlich Name, Menge, Einheit (Stunden, Stück, Meter, keine oder benutzerdefiniert) und Preis pro Einheit. Sobald Sie fertig sind, wird der Gesamtbetrag angezeigt.
Zahlungen planen
Unter den Details des Vorschusses können Sie den Zahlungsplan anpassen und eine Zahlung einbuchen, wenn die Zahlung eintrifft. Bei Bedarf können Sie den Vorschuss auch in mehrere geplante Zahlungen aufteilen.
Vorschau und teilen
Sobald der Auftrag abgeschlossen ist, können Sie eine Vorschau anzeigen und mit Ihrem Kunden/Ihrer Kundin teilen. Um vor dem Versand eine Vorschau anzuzeigen, wählen Sie die Schaltfläche „Vorschau“ am oberen Rand des Bearbeitungsbildschirms für Ihr Dokument. Von hier aus können Sie Anpassungen an dem vornehmen, was Ihr Kunde/Ihre Kundin sieht - Sie können die Preisgestaltung, Spalten oder Details zum Element entfernen.
Wenn Sie bereit sind, Ihr Dokument zu teilen, können Sie es als PDF herunterladen, den Link kopieren oder entweder im Vorschaumodus oder im Bearbeitungsmodus auf „Senden“ klicken.
Vorschusszahlungen ansehen
Ihre neue Vorschusszahlung wird nun auf der Seite „Vorschusszahlungen & Kredite“ für Ihr Projekt angezeigt. Dort können Sie alle bisherigen Vorschusszahlungen suchen und sortieren.
Kommentare in Vorschusszahlungen
Sobald Sie Ihre Anfrage für eine Vorschusszahlung mit dem Kunden/der Kundin geteilt haben, können Sie über die Kommentarfunktion oben im Dokument direkt mit ihm/ihr (und den Teammitgliedern) kommunizieren. So können Sie ganz einfach auf Dokumentdetails verweisen, die Sie gerade besprechen, und die Unterhaltung übersichtlich gestalten. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.
Eine Vorschusszahlung bearbeiten oder löschen
Sie können eine bestehende Vorschusszahlung auf der Seite „Vorschusszahlungen & Kredite“ für Ihr Projekt bearbeiten oder löschen.
Bitte beachten Sie: Wenn eine Vorschusszahlung bezahlt oder teilweise bezahlt ist, kann sie nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
Um eine Vorschusszahlung zu löschen, klicken Sie auf das drei-Punkte-Icon rechts und wählen „Löschen“. Sie werden aufgefordert, den Vorgang zu bestätigen – er kann nicht widerrufen werden.
Wenn Sie eine Vorschusszahlung aus dem Dokument heraus löschen möchten, öffnen Sie die Vorschusszahlung, klicken Sie oben auf das Menü „Aktionen“ und wählen Sie „Löschen“. Sie werden aufgefordert, den Vorgang zu bestätigen – er kann nicht widerrufen werden.
Um eine Vorschusszahlung zu bearbeiten, klicken Sie in der Liste auf den Namen der Zahlung, um das Dokument zu öffnen. Dort können Sie alle gewünschten Änderungen vornehmen, die automatisch gespeichert werden.
Eine Vorschusszahlung anwenden
Sobald Sie einen Vorschuss erstellt und eine Zahlung erhalten haben, können Sie ihn auf eine geplante Zahlung auf Ihrer Rechnung oder Ihrem Angebot für dieses Projekt anrechnen.
So geht's:
1. Ihre Vorschusszahlung muss bezahlt werden, bevor Sie sie auf ein Dokument anwenden können. Dafür müssen Sie die Zahlung manuell auf der Seite für den Vorschuss einbuchen.
Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Zahlung einbuchen“ neben der geplanten Zahlung und geben Sie die Zahlungsdetails ein. Hier können Sie auswählen, ob Sie Ihrem Kunden/Ihrer Kundin eine Quittung zusenden möchten. Sobald Sie den Vorgang abgeschlossen haben, wird die Vorschusszahlung als bezahlt angezeigt.
2. Sobald die Vorschusszahlung als bezahlt erfasst ist, können Sie sie auf eine Zahlung anwenden, die auf Ihrer Rechnung oder Ihrem Angebot für dieses Projekt aufgeführt ist.
Öffnen Sie das betreffende Dokument, und gehen Sie zum Abschnitt „Zahlungen“. Klicken Sie auf „Zahlung einbuchen“. Sie können dann aus dem Dropdown-Menü die Option „Vorschusszahlung(en) anwenden“ auswählen. Sie können den gesamten Betrag oder einen Teilbetrag verwenden und den Rest für eine andere geplante Zahlung aufheben.
Klicken Sie abschließend auf „Fertig“.
3. Sie werden dann eine neue Zahlung sehen, die den von Ihnen angegebenen Betrag aus der Vorschusszahlung enthält. Der ursprüngliche Zahlungsbetrag wird ebenfalls mit dem neuen fälligen Betrag aktualisiert.
Einen Kredit aus Rechnungen mit angewendeten Vorschusszahlungen erstellen
Wenn für eine bezahlte Rechnung eine Vorschusszahlung getätigt wurde und Sie versuchen, einen Kredit zu erstellen, indem Sie den Wert der Rechnung selbst reduzieren, wird die Wertdifferenz zunächst an die ursprüngliche Vorschusszahlung zurückgegeben. Eventuelle Restbeträge, die Sie gutschreiben möchten und die nicht aus angewandten Vorschusszahlungen stammen, werden als separater Kredit im Projekt festgestellt.
Zum Beispiel:
- Sie haben eine Rechnung über 1.000 € und haben eine Anzahlung in Höhe von 1.000 € auf diese Rechnung geleistet.
- Wenn Sie versuchen, einen Kredit für einen retournierten Artikel in Höhe von 500 € zu erstellen, werden diese 500 € an die ursprüngliche Vorschusszahlung zurückgegeben, und Sie sollten sehen, dass sich der Saldo dieses Vorschusses in der Registerkarte Vorschusszahlungen/Kredite in Ihrem Projekt um 500 € erhöht. Sie werden diese 500 € nicht als separaten Kredit im Projekt selbst finden.
- Sie werden auch sehen, dass sich der Wert der auf der Rechnung selbst verbuchten Zahlung entsprechend verringert.