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5 Anzeichen dafür, dass Sie Ihr Projektmanagement verbessern sollten

Unsere Checkliste, mit der Design- und Bauprofis selbst entscheiden können, wann es an der Zeit ist, eine Projektmanagement-Software einzuführen

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Projektmanagement ist der Klebstoff, der Ihr Unternehmen zusammenhält. Sie bringen damit Kund*innen und Teams zusammen, schaffen eine gemeinsame Vision für eine erfolgreiche Arbeit und halten alle Beteiligten auf dem gleichen Stand, wenn es darum geht, das Ziel zu erreichen. Wenn Ihre Projektmanagement-Maßnahmen jedoch nicht ausreichen, leiden darunter auch die Qualität eines Projekts und Ihre Fähigkeit, es fristgerecht und innerhalb des Budgets abzuschließen.

Viele Unternehmen suchen lange nach den passenden Systemen und Prozessen, die die Verwaltung ihrer Projekte vereinfachen. Woher wissen Sie, wann die richtige Zeit ist, den Ansatz für Ihr Projektmanagement zu ändern? Diese fünf Anzeichen helfen Ihnen beim Beantworten dieser Frage:

Nr. 1: Ihre Werkzeuge helfen Ihnen nicht dabei, die Arbeit zu erledigen

Das Jonglieren mit zu vielen Tools führt oft zu Missverständnissen und Ineffizienz, vor allem, wenn sie nicht digital sind. Dies kann auch bei Ihnen ein Problem sein, wenn Sie eine dieser Fragen mit Ja beantworten:

  • Wechseln Sie ständig von einer Plattform zur anderen, um die einzelnen Teile Ihres Unternehmens zu verwalten, z. B. Projektstatus einsehen, Zeiterfassung und Rechnungsstellung?
  • Verschwenden Sie häufig Zeit und Energie mit dem Durchsuchen von Dateien und Unterlagen auf der Suche nach Notizen und anderen Dokumenten?

Nr. 2: Verwaltungsaufgaben rauben Ihnen (zu) viel Zeit

Wenn es darum geht, ein neues Projekt zu gewinnen, zählt jede Sekunde. Brauchen Sie zu viel Zeit mit der Erstellung eines Angebots, könnten Sie potenzielle Kund*innen an Konkurrenzunternehmen verlieren, die schlichtweg schneller sind.

Trifft Folgendes auf Sie zu?

  • Sie fangen jedes Mal bei null an, wenn Sie Gesamtkonzept und Details eines neuen Projekts entwickeln?
  • Sie haben Mühe, Ihre Kostenschätzungen auf Genauigkeit zu prüfen und schwankende Materialpreise vorherzusagen?

Nr. 3: Die Angst der Kund*innen ist groß

Klare Kommunikationswege mit Ihren Kund*innen aufrechtzuerhalten, ist zeitaufwendig, vor allem, wenn Sie deren einzige Kontaktperson sind. Der Umgang mit Kundenerwartungen kann jedoch besonders stressig werden, wenn Ihre Kund*innen keinen einfachen Zugang zu Projektaktualisierungen, Statusberichten und Kommunikationsverläufen haben. Kennen Sie das?

  • Ihre Kund*innen schreiben Ihnen rund um die Uhr SMS, rufen Sie an und schicken Ihnen E-Mails mit Fragen und Wünschen.
  • Sie verbringen zu viel Zeit in der Vermittlerrolle, um Nachrichten von Auftraggeber*innen an das Projektteam weiterzuleiten.

Nr. 4: Projekte überschreiten regelmäßig das Budget

Alle Unternehmer*innen wollen große Gewinnspannen erzielen, aber ohne die richtigen Finanzmanagement-Tools laufen sie Gefahr, nicht alles zu erfassen, was ihnen im Laufe eines Projekts zusteht. Kommen Ihnen diese Szenarien bekannt vor?

  • Ihr Verfahren zur Nachverfolgung von Änderungsanträgen ist übermäßig komplex, und manchmal verpassen Sie es, die zusätzliche Arbeit zu erfassen.
  • Sie fügen doppelte Einträge in die Kostenplanung ein und manchmal übersehen Sie Kosten.

Nr. 5: Ihnen fehlt manchmal der Überblick

Ein Projekt kann noch so gut geplant sein, früher oder später werden Probleme auftreten. Ohne eine gute Zusammenarbeit und eine Kommunikation, die Ihr Team in die Lage versetzt, mit diesen Problemen umzugehen, kann es passieren, dass Sie mit dem Ärger alleine dastehen und Ihr Tag so aussieht:

  • Sie müssen häufig bei den Projektmanager*innen nachhaken, weil Sie nicht automatisch benachrichtigt werden, wenn Probleme auftreten oder gelöst werden.
  • Sie verbringen jede Woche mehrere Stunden damit, von Baustelle zu Baustelle zu fahren, um nach dem Stand der Dinge zu sehen.

Sind Sie bereit für eine Veränderung?

Viele Design- und Bauprofis haben sich bereits von veralteten oder unübersichtlichen Projektmanagementlösungen verabschiedet und sind dazu übergegangen, alle Aspekte ihrer Projekte von einem Ort aus zu verwalten. Durch den Einsatz von Technologien wie Houzz Pro können Sie Ihre Projekte in einem einzigen, einfach zu bedienenden Tool organisieren. Houzz Pro hilft Ihnen, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, indem es die Erstellung von professionell gestalteten, präzisen Angeboten vereinfacht und den Zeitaufwand dafür reduziert.

Das Projekt-Dashboard hält alle Teammitglieder über Änderungen und Fortschritte automatisch auf dem Laufenden, sodass alle am Projekt Beteiligten bei jedem Schritt auf dem gleichen Stand sind. Mit Houzz Pro verlaufen die Projektverfolgung und auch die Kommunikation mit Kund*innen reibungsloser, da sie eigenständig zu jeder Tageszeit auf den Zeitplan zugreifen und Feedback hinterlassen können. Praktische Tools wie Gmail können Sie einfach mit Houzz Pro verbinden, um Ihr gesamtes Unternehmen ganz unkompliziert von einem Ort aus zu leiten.

Wenn diese Checkliste Sie überzeugt hat, können wir Ihnen helfen, Ihr Projektmanagement effizienter und weniger stressig zu gestalten.

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