1. Ein Organisationssystem schaffen und dabei bleiben
Wenn Informationen, Nachrichten und Aufgaben aus allen Ecken auf Sie einprasseln, ist es wichtig, auf ein gutes Organisationssystem zurückgreifen zu können. Einige Designer*innen und Bauunternehmen arbeiten dafür mit klassischen Tabellen und gemeinsam bearbeitbaren Dokumenten. Das mag funktionieren, wenn die Anzahl an Projekten und Mitarbeiter*innen gering ist. Andere brauchen aber ein System, das ein bisschen mehr kann, besonders dann, wenn mehrere Projekte in einer kürzeren Zeit zu bearbeiten sind.
Christina Bailey von Lasley Brahaney Architecture + Construction verlässt sich auf ihr Team und regelmäßige Absprachen, um den Überblick über die Einzelheiten ihrer Projekte zu behalten. „Suchen Sie sich ein gut organisiertes Team, das jederzeit bereit ist“, sagt sie. „Sprechen Sie bei wöchentlichen Treffen über Fortschritte, Probleme und Lösungsmöglichkeiten.“
Phil Shearon von Shearon Design Collective nutzt die Vorteile der Technologie: „Ich werfe jeden Morgen als Erstes einen Blick auf unser CRM-Dashboard von Houzz Pro“, sagt er. „So weiß ich jeden Tag, welche Projekte und Fristen anstehen, kann mich mit meinem Team darüber austauschen und aktiv dazu beitragen, dass die Dinge laufen.“
Auch Wakeela Jones von CuttingEdge Built ist begeistert vom CRM-Dashboard. „Die Möglichkeit, Leads und Kunden per E-Mail und Textnachrichten zu kontaktieren, Dokumente zu organisieren, Grundrisse und Moodboards sowie Angebote und Rechnungen zu erstellen und auf all diese Informationen an einem zentralen Ort zuzugreifen, macht unsere Arbeit so viel einfacher“, findet sie.
Egal, für welches System Sie sich entscheiden, wichtig ist, etwas zu finden, das für Sie funktioniert und das sie konsequent nutzen können.
2. Herausragende Teammitglieder finden
Ob Sie bestimmte Aufgaben wie Buchhaltung und Gehaltsabrechnung auslagern, Subunternehmen engagieren oder vollwertige Partner in Ihr Unternehmen holen, die Auswahl der richtigen Mitarbeiter*innen ist entscheidend für den Aufbau von Vertrauen und den reibungslosen Betrieb Ihres Unternehmens. Faktoren wie der derzeitige Arbeitskräftemangel und der starke Wettbewerb auf dem Markt können dies natürlich erschweren. Der Schlüssel liegt darin, sich auf das zu konzentrieren, was Sie Ihrem Team bieten können – und das muss nicht immer das höchste Gehalt sein.
„Wenn Sie Mitarbeiter in Teilzeit haben, kommen Sie ihnen bei der Flexibilität in Bezug auf Arbeitstage oder -stunden entgegen. Wenn Sie keine Sozialleistungen übernehmen, sollten Sie sich auf die Vorteile konzentrieren, die die Arbeit in einem kleinen Unternehmen mit sich bringt, z. B. mehr Lernmöglichkeiten und enge Zusammenarbeit mit Entscheidungsträgern“, rät Phil Shearon.
Anne Sciarrone von Anne Architecture überträgt ihren Mitarbeiter*innen Eigenverantwortung für die Projekte. Sie sagt außerdem, dass sie „mit flexiblen Arbeitszeiten und großzügigen Prämien [zeigt], wie sehr ich sie schätze und mich um sie kümmere“.
Auch Stellenbeschreibungen sollten sorgfältig formuliert werden. „Bevor ich [offene Stellen] ausschreibe oder Vorstellungsgespräche führe, lege ich fest, welche Fähigkeiten ich bereits von jemandem erwarte und was für den Job bei uns noch gelernt werden kann“, so Phil Shearon. „Auf diese Weise gehe ich sicher, dass wir jemanden einstellen, der unsere konkreten Anforderungen erfüllen kann und das Potenzial hat, in die volle Verantwortung der Stelle hineinzuwachsen.“
3. Das Team zusammenhalten
Sobald Sie die passenden Mitarbeiter*innen eingestellt haben, sollten Sie sich überlegen, was sie an ihrem Arbeitsplatz und in Ihrem Unternehmen glücklich macht, damit sie nicht zur Konkurrenz wechseln, bevor die Tinte auf dem Vertrag trocken ist. Interior Designerin Laura Grist setzt sich für eine gute Work-Life-Balance für ihre Mitarbeiter*innen ein. „Sorgen Sie dafür, dass sie in den wichtigen Momenten ihres Lebens bei ihrer Familie sein können. Der erste Schultag der Kinder oder Elternsprechtage. Sie werden es Ihnen danken und motivierter bei der Arbeit sein“, sagt sie.
Wakeela Jones ist es wichtig, sich um ihr Team zu kümmern: „Weil wir ein kleines Unternehmen sind, können wir je nach Bedarf neue Möglichkeiten schaffen und auf der Grundlage unserer Unternehmenskultur gezielt berufliche Fähigkeiten vermitteln. Wir bemühen uns, jedes Teammitglied individuell zu stärken und zu befähigen.“
Auch Phil Shearon pflegt ein Umfeld, in dem sich seine Mitarbeiter*innen unterstützt und geschätzt fühlen. „Laden Sie sie ein und hören Sie sich ihre Ideen und ihr Feedback an. Geben Sie ihnen alle Möglichkeiten, das tun, wozu sie da sind. Respektieren und schätzen Sie sie auf eine Art und Weise, die für sie von Bedeutung ist. Und sehen Sie sich als Betreuer, nicht als Vorgesetzter.“
Vergessen Sie nicht, auch mit Teammitgliedern rücksichtsvoll umzugehen, die nicht bei Ihnen angestellt sind. „Behandeln Sie alle Angestellten Ihrer Subunternehmen mit Respekt“, rät Bauprofi Leo Lantz. „Man kann nie wissen, ob sie nicht eines Tages lieber direkt für Sie arbeiten möchten.“
Business-Coach Mark Richardson spricht in seinem Webinar „Managing Growth“ davon, dass das richtige Team eines der fünf wesentlichen Elemente für Unternehmenswachstum ist. Den Einstellungsprozess zu meistern, Schulungen anzubieten und einen gesunden Wettbewerb im Team zu schaffen, kann Ihnen dabei helfen, eine starke Belegschaft und eine Kultur aufzubauen, die den Erfolg Ihres Unternehmens sichern. „Wachstum kann für unterschiedliche Unternehmen unterschiedliche Dinge bedeuten, darunter fällt auch die persönliche Erfüllung“, sagt Richardson.
4. Für zufriedene Kund*innen sorgen
Nur den eigenen Gewinn und die Anzahl der laufenden Projekte im Blick zu haben, ohne auf die Kundenzufriedenheit zu achten, schadet Ihrem Unternehmen langfristig. Das kann sich in Form von negativen Bewertungen und nur wenigen zuverlässigen Stammkund*innen äußern. Regelmäßige und ehrliche Kommunikation sowie gute Planung helfen Ihnen dabei, von Anfang an für realistische Erwartungen bei Ihren Auftraggeber*innen zu sorgen.
„Versuchen Sie, die Erwartungen zu übertreffen, indem Sie nicht versprechen, früher fertig zu werden“, sagt Interior Designer Joe Sturgill. Die Herangehensweise von Leo Lantz geht in die gleiche Richtung: „Wir setzen frühzeitig realistische Kundenerwartungen. Wenn wir dann schneller als geplant liefern, sind wir Helden.“
Halten Sie Ihre Kund*innen über die Projektfortschritte auf dem Laufenden, um unerwartete und kostspielige Änderungen zu vermeiden. „Wir informieren unsere Auftraggeber täglich in Textnachrichten über die Bedingungen, Verzögerungen und Fortschritte des Projekts“, erklärt Bauunternehmer Bill Varian. Tools wie das Tagesprotokoll von Houzz Pro, in das Sie detaillierte Notizen und Projektfotos einfügen können, ersparen Ihnen die Mühe, alle Beteiligten einzeln zu benachrichtigen. Außerdem garantieren sie, dass keine Informationen liegen bleiben oder vergessen werden.
Houzz Pro macht zudem langwierige Telefongespräche und E-Mails mit Kund*innen überflüssig. „Die Vorteile sind wirklich revolutionär für uns, denn vorher lief unsere gesamte Kundenkommunikation über E-Mails oder Telefonate. Jetzt können wir Produkte direkt in eine Projektübersicht auf Houzz Pro einfügen“, sagt John McClain. „All diese Produkte fassen wir dann in einem übersichtlichen Angebot zusammen, das die Kunden dann annehmen können. Besonders gut gefällt mir, dass darin jeder einzelne Posten genehmigt oder abgelehnt werden kann, denn das gibt ihnen das Gefühl, die Kontrolle über das Projekt zu haben.“
Wakeela Jones informiert ihre Kund*innen regelmäßig über den aktuellen Stand der Projekte, „damit ihre Ungeduld und Frustration nicht in falsche Bahnen gelenkt werden und zu Vertrauensproblemen zwischen uns führen“. Ihr Team bespricht auch regelmäßig gemeinsam mit den Kund*innen Dinge wie Produktauswahl und mögliche Änderungen sowie alle „Verschiebungen im Zeitplan, durch die andere Probleme gelöst werden können“.
Vergessen Sie nicht, Ihre Auftraggeber*innen darauf hinzuweisen, dass sie selbst eine wichtige Rolle dabei spielen, das Projekt auf Kurs zu halten. „Ich informiere meine Kund*innen im Voraus über Entscheidungen und anstehende Zahlungen“, erklärt die Designerin Tara Veith. „Ich mache ihnen klar, dass Unentschlossenheit den Zeitrahmen vergrößern und möglicherweise die Kosten erhöhen wird.“
5. Den Überblick nicht verlieren
Schnelles Wachstum bedeutet in der Regel eine Vielzahl an „mehr“: mehr Projekte, mehr Kund*innen, mehr Verwaltungsaufgaben. Aber es muss nicht unbedingt mehr Stress bedeuten. Laura Grist glaubt an die Macht des Delegierens. Bill Varian betont, wie wichtig es ist, sofort zu reagieren, bevor die Dinge ins Schlittern kommen. Und John McClain setzt darauf, Zeiten komplett zu blocken, um produktiver arbeiten zu können. „An bestimmten Tagen arbeitet das gesamte Team an einem bestimmten Projekt, damit wir uns ganz darauf konzentrieren können und nicht davon abgelenkt sind, verschiedene Dinge für mehrere Kunden gleichzeitig zu erledigen“, erklärt er.
Die Designerin Brigid Wethington von B. Chic Interiors vertraut auf Software-Tools, um das Gleichgewicht zu halten. „Ich nutze Houzz Pro, um organisiert zu bleiben und mehrere Kundenprojekte gleichzeitig zu verwalten“, sagt sie. Phil Shearon tut das auch: „Wir arbeiten ständig von zu Hause, im Zuhause unserer Kund*innen, in Büros, Cafés oder sogar beim Hausbau an Berghängen. Wir verwenden die Houzz Pro-App für unsere gesamte Kommunikation und können damit auf alles Wichtige zugreifen.“
Machen Sie sich bewusst, dass es auch in Ordnung ist, Projekte abzulehnen. „Wir haben schon früh die Entscheidung getroffen, verantwortungsvoll zu wachsen, indem wir nicht mehr Projekte übernehmen, als unser Team stressfrei bewältigen kann“, so Jones. „Das gibt uns die Möglichkeit, unseren Kund*innen weiterhin mit voller Aufmerksamkeit zur Seite zu stehen und sie zuverlässig und kompetent zu beraten.“
6. Nach Inspirationsquellen Ausschau halten
Wenn Sie sich auf die Bereiche Ihres Unternehmens konzentrieren können, die Ihnen wirklich liegen, anstatt viel Zeit mit unliebsamen Aufgaben zu verbringen, erhöhen Sie die Chancen für langfristigen Erfolg und senken gleichzeitig Ihr Burn-out-Risiko. Egal, in welchem Bereich Ihre Leidenschaft liegt, wichtig ist, sie mit regelmäßiger Inspiration aufrechtzuerhalten. Vielleicht lassen Sie sich durch den Besuch von Museen oder Gärten, durch Reisen, das Eintauchen in die Popkultur durch Videos und Musik oder den Besuch von Messen inspirieren.
Natürlich können Sie auch auf Websites stöbern und sich all die tollen Projekte anderer Designer*innen ansehen. Designerin Jill Nelson liebt die kreative Inspiration, die sie auf Houzz findet. „Es ist eine tolle Quelle für Ideen. Ich lasse meine Kund*innen immer sofort ein Ideenbuch erstellen, damit wir anfangen können, uns über ihre Vorstellungen auszutauschen.“
Wie auch immer Sie Ihre Inspiration finden, denken Sie daran, dass Sie mehr Zeit und Energie dafür haben, wenn Sie Technologien und Werkzeuge für sich einsetzen – besonders dann, wenn Ihr Unternehmen rasant wächst.
