Bauplanung: 9 Tipps für das reibungslose Zusammenspiel von Dienstleister*innen, Lieferant*innen und Auftraggeber*innen

Für die erfolgreiche Durchführung eines Bau- oder Renovierungsprojekts braucht es sprichwörtlich ein ganzes Dorf. Es besteht aus so vielen verschiedenen Einzelteilen, die aus verschiedenen Perspektiven betrachtet werden können und manchmal auch unterschiedliche Pläne benötigen. Wie können Sie also dafür sorgen, dass Tischler*innen, Elektriker*innen, Installationsbetriebe, Fensterbauer*innen, Architekt*innen, Zulieferfirmen und Subunternehmen effektiv und effizient zusammenarbeiten, um einen reibungslosen, termingerechten Projektablauf mit so wenig Änderungsanträgen wie möglich zu haben?
Wir haben einen erfahrenen Bauunternehmer befragt, um genau das herauszufinden.
Matt Hoots ist seit 25 Jahren Eigentümer von SawHorse Inc. und Experte für private Wohnbau- und Renovierungsprojekte. Außerdem ist er als Berater anerkannt, hat einen eigenen Blog und erstellt YouTube-Videos, in denen er viel über seine berufliche Tätigkeit verrät. Der ehemalige Marinesoldat war an der Entwicklung des Renovierungsprogramms EarthCraft Renovation beteiligt und verwaltet und baut energieeffiziente Musterhäuser.
Hier sind seine Ratschläge, wie Sie für eine koordinierte Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten sorgen:
Professionelle Baupläne und technische Spezifikationen vorlegen (lassen)
Jedes erfolgreiche Bauprojekt sollte mit einem genauen Plan beginnen, der sicherstellt, dass alle Beteiligten „vom selben Blatt lesen“, so Hoots. Viel zu häufig ist das allerdings nicht der Fall. „Ich würde sagen, dass 90 Prozent der Pläne, die uns vorgelegt werden und die wir nicht selbst erstellen, nicht alle nötigen Details enthalten“, sagt er. „Schlechte Pläne und Spezifikationen übertragen sich zu einer negativen Erfahrung mit Lieferanten und Kunden.“
In seinem Unternehmen SawHorse prüft Hoots deshalb jeden Bauplan, den er von externen Fachleuten wie Designer*innen, Architekt*innen und Ingenieur*innen erhält. „Ich nenne mich selbst den ‚Planflüsterer‘, weil ich das Gefühl habe, dass ich mir als Bauunternehmer jeden Plan ansehen muss, selbst wenn er von einem wirklich qualifizierten Architekten kommt.“
Laut Hoots wird allzu oft davon ausgegangen, dass einige Entscheidungen erst auf der Baustelle getroffen werden. „Sie sagen wörtlich: ‚Geh einfach mit einer Sprühdose herum und markiere, wo du die Lampen haben willst‘. Die Kunden haben hohe Erwartungen, wenn sie mich beauftragen, also muss ich auch dafür sorgen, dass all ihre Erwartungen in den Plänen enthalten sind und wir uns an die Pläne halten. Wenn wir uns erst nach und nach um die Details kümmern würden, könnten wir den Preis gar nicht kontrollieren.“
Die Planung sollte eine Teamleistung sein, die Beleuchtungsdesign, Möbeldesign, Elektrik und die vielen anderen an dem Projekt beteiligten Gewerke einbezieht, findet Hoots. „Man hat etwa 10 verschiedene Leute, die dazu beitragen, eine Reihe von Plänen zu erstellen.“
Da die Pläne auch mit anderen Dienstleister*innen geteilt werden, sollten alle wichtigen Spezifikationen vorliegen, bevor sie zur Ausführungsphase übergehen. Prüfen Sie die Pläne im Voraus auf Rückmeldungen und mögliche Verbesserungen.
Und wenn es einen Bereich gibt, in dem Sie Hilfe brauchen, holen Sie sich Hilfe, empfiehlt Hoots.
„In der Entwurfs- und Spezifikationsphase sollten Sie nicht immer davon ausgehen, dass Sie bereits alle Antworten kennen“, sagt er. „Manchmal ist es nötig, die Pläne mit fünf Personen zu besprechen, die in diesem spezifischen Bereich tätig sind.“
Proaktiv sein
„Ich ermutige jeden Profi, wählerisch zu sein“, sagt er. „Wenn Ihnen jemand einen Satz von Bauplänen vorlegt, müssen Sie genau wissen, was benötigt wird, damit Sie diese Information weitergeben können.
„Erstellen Sie eine Checkliste, um festzustellen, was fehlt“, empfiehlt Hoots. „Es ist in Ordnung, sich in dieser Phase als Koordinator oder Leiter der Bauvorbereitung zu bezeichnen“, sagt er. „In dem Moment sind wir nicht Bauunternehmer, sondern vielmehr Berater. Ich begebe mich in die beratende Position, damit die Pläne fertig werden und wir sie in die Tat umsetzen können.“
Und wenn Änderungen vorgenommen werden, müssen diese allen Beteiligten vollständig mitgeteilt werden.
Wichtig: Was nicht auf dem Plan steht, kann auch nicht gebaut werden – und wenn Sie es doch tun, könnten Sie damit einen Vertragsbruch begehen.
Passend kommunizieren und visualisieren
„Unsere Firma gibt es seit 40 Jahren. Ich bin nun schon seit 25 Jahren in der Branche tätig“, sagt Hoots. „Die glücklichsten Kunden, die ich im Laufe der Jahre hatte, sind diejenigen, die nach Beginn der Arbeiten die wenigsten Änderungswünsche haben“, sagt er. Ein wichtiger Weg, um spätere Missverständnisse zu vermeiden, besteht darin, Ihre Pläne so zu kommunizieren, dass sie für Ihre Auftraggeber*innen leicht zu verstehen sind. „Bauunternehmer und Designer müssen in der Lage sein, sich an die Kommunikationsstile anzupassen, die ihre Kunden verstehen.“
Es ist wichtig, mit den technologischen Trends Schritt zu halten und moderne Werkzeuge zu nutzen, die Branchenprofis zur Verfügung stehen. „Wenn man nicht in der Lage ist, sich anzupassen, dann ist es so, als hätte die Branche einen einfach zurückgelassen und nicht in die Zukunft mitgenommen“, so Hoots. Denjenigen, die die Grundlagen ihres Handwerks kennen, z. B. welche Maße und Abstände erforderlich sind, um schnell genaue Kostenschätzungen vorzunehmen, können moderne Werkzeuge helfen, ihr Ziel schneller und effizienter zu erreichen. „Das ist genau der Punkt, an dem Houzz Pro ins Spiel kommen kann.“ Ideenbücher und Moodboards sind überzeugende visuelle Mittel, um das komplette Design eines Projekts zu zeigen. Mit dem 3D-Raumplaner von Houzz Pro erzeugen Sie eine realistischere Ansicht als mit einer Reihe konventioneller 2D-Grundrisse. „Das sind Dinge, die wir versuchen, als Werkzeuge in unseren Prozess zu integrieren“, sagt Hoots.
Die eigene Nische kennen und die beste Arbeit präsentieren
Qualitätssicherung beginnt mit hochwertigen, vertrauenswürdigen Lieferant*innen und Dienstleister*innen, die ideal für den Auftrag geeignet sind.
Hoots macht es sich zur Aufgabe, die Stärken und Schwächen der Handwerker*innen, mit denen er zusammenarbeitet, zu verstehen, um festzustellen, ob sie die richtigen Fähigkeiten für die anstehende Aufgabe haben. Er vergleicht den Vorgang mit einem Persönlichkeitstest, bei dem er erfährt, welche Aspekte des Auftrags seine potenziellen Subunternehmen am besten beherrschen. „Man muss sicherstellen, dass man die richtigen Leute für die richtigen Aufgaben gewinnen kann“, sagt er.
Ein Blick auf das Portfolio ist ebenfalls ein wichtiger Teil des Qualifizierungsprozesses, und die Präsentation früherer Projekte mit professionellen Fotos kann Ihre Arbeit besonders hervorheben. „Der Bereich Portfolio ist der meistbesuchte Teil unserer Website, obwohl er nur einen Bruchteil unserer Arbeit abbildet“, sagt Hoots. „Oft verlinken wir einfach direkt unser Houzz-Portfolio, da unsere Kunden unsere Arbeit sehen wollen und damit interagieren können.“
Vorbereitet und informiert sein
Hoots legt großen Wert auf Recherche und erwartet von seinen Lieferant*innen, dass sie dasselbe tun.
„Wenn wir unseren Kunden das falsche Produkt verkaufen, könnten sie uns dafür zur Rechenschaft ziehen, denn wir sollten es besser wissen“, sagt Hoots.
Bei Arbeitsplatten möchte er beispielsweise genau wissen, wie die chemische Zusammensetzung ist, woher das Material kommt, wie hoch die Dichte ist, wie stark es ist und wieviel Hitze es aushält. „Wenn ein Kunde zu uns kommt und sagt: ‚Ich will das da, weil es hübsch ist‘, sage ich: ‚Nun, das da ist hübsch, aber sobald Sie Wein darauf verschütten oder darauf kochen, wird es nicht mehr hübsch sein, also wollen Sie das wahrscheinlich nicht‘.“
Wenn Lieferant*innen Behauptungen über Produkte aufstellen, informiert sich Hoots selbst, und wenn er zu einem anderen Ergebnis kommt, stellt er sie zur Rede: „Ich sage ihnen klar ‚Hör zu, entweder kennst du dein Produkt nicht oder du hast mich angelogen.‘ Ich gehe davon aus, dass sie Ihr Produkt nicht kennen“, sagt er. Sein Rat lautet dann: „Mach dich mit deinem Produkt vertraut und wenn du mir alles darüber erzählen kannst, können wir zusammenarbeiten.“
Geduld zeigen
Auftraggeber*innen und auch Subunternehmen möchten oft so schnell wie möglich mit der Arbeit beginnen. Eine längere Planungsphase kann das Projekt allerdings auf lange Sicht kürzer und problemloser machen. „Wenn man einfach drauflos baut, ohne einen endgültigen Plan zu haben, dann scheitern die Projekte in der Regel“, sagt Hoots.
Er scheut sich deshalb nicht, zu sagen: „‚Hör mal, ich glaube, du bist ein bisschen zu schnell unterwegs. Ich glaube nicht, dass du das Design wirklich verstanden hast.‘ Wenn es um das Kochen geht, schmeckt langsam gekochtes Essen fast immer besser“, vergleicht er. Änderungen, die nach Beginn der Arbeiten vorgenommen werden, wie z. B. die Verlegung einer eingebauten Toilette, können die Kosten für einen Auftrag um Tausende Euro erhöhen.
„Wir ermutigen unsere Kunden dazu, Änderungsanträge einzureichen, aber nur bevor wir mit der Arbeit anfangen und bevor der endgültige Preis feststeht. Wenn die Bauarbeiten erst einmal begonnen haben, versuchen wir, die Anzahl der Änderungen und zusätzlichen Wünsche so gering wie möglich zu halten.“
Fehler vermeiden (oder beheben)
Hoots besitzt einen maßgefertigten Schreibtisch, der ihn daran erinnert, dass Fehler passieren – und teuer sein können. „Die Kundin, für die er gebaut wurde, weigerte sich, den Schreibtisch anzunehmen, weil sie meinte, die Maße seien falsch. Ich wollte eigentlich keinen sehr teuren Schreibtisch, aber eine wichtige Abmessung war nicht auf dem Plan vermerkt“, sagt er.
Eine gute Zusammenarbeit ist in der Regel der beste Weg, Fehler zu beheben, findet Hoots. „Wenn wir eine Änderung vornehmen oder einen Fehler machen, der den Lieferanten etwas kostet, müssen wir bereit sein, den Lieferanten zu bezahlen. Wenn der Lieferant einen Fehler macht, müssen wir ihm die Möglichkeit einräumen, diesen Fehler zu beheben.“
Houzz Pro, eine umfassende Managementsoftware für Bau- und Designprofis, kann dazu beitragen, Fehler zu vermeiden, indem die Auftraggeber*innen über jeden Aspekt eines Projekts auf dem Laufenden gehalten werden. „Wenn wir etwas auf der Grundlage einer SMS oder einer E-Mail bestellen, könnten sie Geld verlieren“, so Hoots. Kund*innen können Angebote in Houzz Pro mit einer rechtsgültigen digitalen Unterschrift annehmen und auch einzelne Posten annehmen oder ablehnen. „Wenn sie ihre Zustimmung nicht geben, kann es passieren, dass Sie plötzlich einige sehr teure Dinge besitzen, für die Sie selbst bezahlen müssen.“
Neugierig bleiben
Ständiges Lernen ist der Schlüssel zum Erfolg für jeden in der Handwerksbranche, weiß Hoots, der seine durch jahrelange Erfahrung gewonnenen Erkenntnisse häufig mit anderen teilt. „Wir haben einen YouTube-Kanal mit fast einer Million Aufrufen, den wir nutzen, um unsere Kunden, Lieferanten und Handwerker zu informieren“, sagt er. „Ich kann meine Arbeit nur dann auf hohem Niveau erledigen, wenn alle anderen mit mir am selben Strang ziehen.“
Manchmal bedeutet das, dass Sie mehr Zeit mit dem Bauunternehmen verbringen müssen, um sich zu verbessern. „Wenn Sie ein Passivhaus oder etwas Komplizierteres bauen, müssen Sie sich wahrscheinlich eine Woche lang mit dem gesamten Team zusammensetzen und sicherstellen, dass jeder alle Details versteht“, so Hoots.
„Ich habe das von einem Webentwickler gelernt. Er sagt, er kann sich das Backend der Website eines jeden Unternehmen ansehen und genau sagen, wann sie aufgehört haben, Neues dazuzulernen. Man muss sich als Schüler des Handwerks verstehen. Man muss ständig daran arbeiten wollen, sein Handwerk zu verbessern.“
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