Was tun, wenn die Kund*innen Ihrer Interior Design-Projekte nicht zahlen?
Ob Ihre Kund*innen sich weigern, eine Rechnung zu bezahlen, oder ob sie nur die Zahlungsfrist versäumt haben – in diesem Artikel haben wir einige Tipps für Sie zusammengestellt, mit denen Sie diese heiklen Situationen professionell meistern und in Zukunft vermeiden können.
Mit Zahlungsausfällen konfrontiert zu werden, ist ohne Frage frustrierend. Trotzdem sollten Sie Professionalität bewahren und Ihren Kund*innen im Zweifelsfall einen Vertrauensvorschuss geben. Schließlich können durchaus menschliche Fehler geschehen oder berechtigte Bedenken auftreten, die Ihre Kund*innen daran hindern, rechtzeitig zu zahlen. Auf bestimmte Situationen können Sie bei Ihren Interior Design-Projekten aber auch schon im Vorfeld achten, um Zahlungsprobleme zu vermeiden:
Zunächst gibt es mehrere Möglichkeiten, wie Sie versäumte oder verspätete Zahlungen im Voraus verhindern können, z. B. durch die Aufnahme von Gebührenstrukturen in Ihren Verträgen und die Erstellung wasserdichter Rechnungsvorlagen. Wir gehen auch darauf ein, was zu tun ist, wenn sich eine Situation mit nicht zahlenden Kund*innen zuspitzt, z. B. wenn sie unzufrieden sind und sich weigern, überhaupt zu zahlen, und wann Sie gegebenenfalls rechtliche Schritte einleiten sollten. Klicken Sie auf einen der folgenden Links, um direkt zu dem Abschnitt zu gelangen, der Sie besonders interessiert:
Was tun, wenn eine Zahlung ausbleibt?
Wenn es zu dem Fall kommt, dass Kund*innen eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlen, ist es am besten, keine voreiligen Schlüsse zu ziehen oder sofort zu extremeren Maßnahmen zu greifen. Bedenken Sie, dass es durchaus nachvollziehbare Gründe für den Zahlungsverzug geben kann.
In den folgenden Punkten erfahren Sie, was zu tun ist, wenn eine Zahlung ausbleibt, und mit welchen Maßnahmen Sie am besten mit der jeweiligen Situation umgehen:
1. Senden Sie eine E-Mail-Erinnerung nach Ablauf der Zahlungsfrist
Wenn eine Zahlung versäumt wurde, sollten Sie nicht zu lange nach Ablauf der Zahlungsfrist (höchstens 3 bis 7 Werktage) damit warten, eine freundliche aber bestimmte Zahlungserinnerung zu verschicken. Wenn Sie zu viel Zeit verstreichen lassen, kann sich der Erhalt Ihrer Zahlung langfristig verzögern.
Nutzen Sie in Ihrer ersten Erinnerungs-E-Mail Formulierungen wie „Ich wollte mich bei Ihnen wegen der Rechnung melden, die am [Datum einfügen] fällig war.“ oder „Bisher ist noch keine Zahlung für die am [Datum einfügen] fällige Rechnung erfolgt. Haben Sie dazu Fragen ...?“. So zeigen Sie, dass Sie offen für den Fall sind, dass die E-Mail mit der Rechnung übersehen, die Zahlung schlicht vergessen wurde oder möglicherweise Fragen bestehen, die Sie beantworten können. Wichtig ist, in der E-Mail das Datum der verstrichenen Frist zu nennen, um Ihren Kund*innen Ihre Erwartungshaltung zu verdeutlichen.
2. Rufen Sie Ihre Kund*innen an, nachdem Sie die Erinnerungs-E-Mail verschickt haben
Nachdem einige Tage vergangen sind und Ihre Kund*innen nicht auf Ihre E-Mail geantwortet haben, sollten Sie mit einem Anruf nachhaken. Bei der Flut an E-Mails, die die meisten von uns fast täglich erreicht, kann es schon einmal vorkommen, dass E-Mails im Spam-Ordner landen oder im Posteingang übersehen werden. Ein Anruf ist persönlicher und bietet Ihnen eine zweite Kommunikationsmethode, um Ihre Kund*innen zu erreichen. Fragen Sie beim Gespräch oder in der Nachricht, die Sie hinterlassen, höflich nach, ob die Rechnung und die Zahlungserinnerung erhalten wurden, erwähnen Sie das Fälligkeitsdatum und erkundigen Sie sich, ob die Kund*innen offene Fragen haben oder ob Sie beim Zahlungsvorgang behilflich sein können.
3. Senden Sie Mahnungen per Post oder E-Mail
Nachdem Sie eine freundliche Zahlungserinnerung verschickt und versucht haben, Ihre Kund*innen telefonisch zu erreichen, die Rechnung aber immer noch nicht bezahlt wurde, ist es Zeit für eine stärkere Maßnahme. Ein typisches Mahnverfahren beginnt mit der ersten formlosen Mahnung, der etwa 14 Tage nach der versäumten neuen Zahlungsfrist zwei weitere Schreiben folgen können. Die Schreiben sollten die Daten aus der ursprünglichen Rechnung enthalten (Fälligkeitsdatum, akzeptierte Zahlungsarten usw.) sowie eine neue Frist für den Zahlungseingang und mögliche Schritte, die Sie unternehmen, wenn die Zahlung nicht bis zu dieser Frist eingeht. Zu den weiteren Schritten gehören in der Regel die Einleitung eines Inkassoverfahrens oder rechtlicher Schritte.
4. Beauftragen Sie einen Inkasso- oder Factoring-Service
Bevor Sie sich dazu entscheiden, Ihre Kund*innen vor Gericht zu bringen oder mit einem Anwalt zusammenzuarbeiten, können Sie ein Inkassobüro oder einen Factoring-Service mit der Einholung der Zahlung beauftragen. Inkassounternehmen sind auf das Eintreiben von ausstehenden Zahlungen spezialisiert, Sie können sich auf deren Fachwissen verlassen und werden von der endlosen Kontaktaufnahme mit Ihren Kund*innen entlastet – allerdings gegen eine nicht unbeträchtliche Gebühr. Factoring-Dienste hingegen „kaufen“ die ausstehenden Rechnung Ihrer Kund*innen an und Sie erhalten einen Prozentsatz des Gesamtbetrags im Voraus. Diese Option kann sich vor allem dann lohnen, wenn Sie auf den schnellen Zahlungseingang angewiesen sind. Bedenken Sie, dass auch diese Unternehmen in der Regel einen hohen Teil des Rechnungsbetrags einbehalten (zwischen 10 und 20 Prozent).
5. Verschicken Sie ein letztes Mahnschreiben
Wenn alle bisherigen Maßnahmen erfolglos waren, können in einem letzten Mahnschreiben ein gerichtliches Verfahren androhen. Diese Mitteilung kann je nach Bedarf von Ihnen selbst oder einem Anwalt verfasst werden, wobei Schreiben von Anwälten in der Regel eine größere Wirkung haben. (Auf die rechtlichen Möglichkeiten gehen wir im nächsten Abschnitt näher ein.)
Beispielszenarien, warum Ihre Kund*innen nicht für Ihre Interior-Design-Leistungen zahlen
Mit Zahlungsausfällen konfrontiert zu werden, ist ohne Frage frustrierend. Trotzdem sollten Sie Professionalität bewahren und Ihren Kund*innen im Zweifelsfall einen Vertrauensvorschuss geben. Schließlich können durchaus menschliche Fehler geschehen oder berechtigte Bedenken auftreten, die Ihre Kund*innen daran hindern, rechtzeitig zu zahlen. Auf bestimmte Situationen können Sie bei Ihren Interior-Design-Projekten aber auch schon im Vorfeld achten, um Zahlungsprobleme zu vermeiden:
Was tun, wenn die Wünsche der Kund*innen über den vereinbarten Umfang hinausgehen?
In diesem Szenario haben Sie möglicherweise eine Vorauszahlung für das ursprüngliche Projekt erhalten, aber Ihre Kund*innen haben Änderungen angefordert oder beschlossen, das Projekt über das ursprünglich Vereinbarte hinaus zu erweitern. Jedoch wurde die zusätzliche Arbeit nicht bezahlt.
Eine Möglichkeit, Zahlungsrückstände zu vermeiden, ist die Abrechnung der geleisteten Arbeit nach Stunden. So bleibt die Preisgestaltung transparent und Ihre Kund*innen denken vielleicht genauer über Änderungen und zusätzliche Erweiterungen nach. Wenn Sie sich für einen Pauschalpreis entschieden haben, können Sie in Ihrem Vertrag auch im Voraus festlegen, wie viele Überarbeitungen zulässig sind. Ihre Verträge so klar wie möglich zu formulieren, erspart auf lange Sicht Zeit, Geld und viel Ärger.
Was tun, wenn Kund*innen ihre Meinung ändern?
Stellen Sie sich den Fall vor, dass bereits ausgewählte und bestellte Möbel oder Einrichtungsgegenstände doch nicht mehr dem Geschmack Ihrer Kund*innen entsprechen. Wenn Sie nicht im Voraus einen Prozentsatz oder den vollen Betrag in Rechnung gestellt und die Zahlung erhalten haben, könnten Sie für die Lieferung aufkommen müssen, wenn Ihre Kund*innen diese Produkte nicht bezahlen möchten. Besonders bei Maßanfertigungen ist es am besten, den Gesamtpreis im Voraus zu verlangen, um sich vor diesem potenziellen Risiko zu schützen.
Was tun, wenn Kund*innen die Zahlung verweigern?
In anderen Fällen kann es vorkommen, dass eine Zahlung verweigert oder aufgrund mildernder Umstände absichtlich versäumt wird. So können Sie sich darauf vorbereiten:
- Wenn Auftraggeber*innen nicht mit Ihrer Arbeit zufrieden sind
Wenn Sie mit dieser Situation konfrontiert sind, vereinbaren Sie ein persönliches Gespräch und versuchen Sie, die Unzufriedenheit besser zu verstehen und zu beseitigen. Vielleicht hilft es, sich gemeinsam den ursprünglichen Plan anzusehen und zu überprüfen, ob das fertige Produkt mit dem übereinstimmt, was in der Angebotsphase vereinbart wurde. Erst wenn Sie genau wissen, wo die Probleme für Ihre Kund*innen liegen, können Sie die Situation lösen und Optionen für die Aushandlung eines neuen Zahlungsplans oder einer Umgestaltung anbieten. - Wenn Kund*innen in finanzielle Schwierigkeiten geraten
Manchmal werden Rechnungen nicht bezahlt, weil es finanziell tatsächlich nicht möglich ist. Entweder haben die Auftraggeber*innen die endgültigen Projektkosten unterschätzt und verfügen nicht über ausreichend Mittel, oder sie sind aus unvorhergesehenen Gründen in finanzielle Schwierigkeiten geraten. Das kann alles passieren, aber Sie müssen dennoch bezahlt werden. Bevor Sie ernsthaftere Maßnahmen ergreifen, sollten Sie nach Möglichkeit mit Ihren Kund*innen einen Zahlungsplan aushandeln oder andere Lösungsvorschläge anbieten (z. B. die Aufnahme eines persönlichen Kredits oder eines speziellen Renovierungskredits).
In jedem Fall sollten Sie die Arbeit an dem Projekt einstellen, bis die Zahlungsprobleme gelöst sind (die Kommunikation mit Ihren Kund*innen ist davon natürlich ausgenommen). Wenn diese Maßnahmen fehlschlagen, müssen Sie möglicherweise den Rechtsweg beschreiten, um schlussendlich für Ihre Leistungen bezahlt zu werden. Dazu können Sie beispielsweise Folgendes tun:
- Ein gerichtliches Verfahren einleiten:
Dazu stellen Sie einen formellen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids – entweder selbst mit einem amtlichen Vordruck oder über Ihren Anwalt. Die Entscheidung für oder gegen die Hilfe eines Anwalts sollten Sie auch mit Bedacht auf Ihre zeitlichen und finanziellen Kapazitäten treffen. - Einen Anwalt beauftragen:
Auch wenn Sie sich gegen den gerichtlichen Weg entscheiden, sollten Sie die Zusammenarbeit mit einem Anwalt in Erwägung ziehen, der sich auf kleinere Unternehmen und Inkassorecht spezialisiert hat. Achten Sie darauf, dass Sie die Anwaltskosten mit dem möglichen Vergleichsbetrag abwägen, damit für Sie keine finanziellen Nachteile entstehen.
Wie Zahlungsausfälle oder -verspätungen verhindert werden können
Um das Risiko, mit unbezahlten Rechnungen konfrontiert zu werden, schon im Vorhinein zu verringern, könnte es sich lohnen, bereits Ihre Abrechnungs- und Rechnungsstellungsstrategien zu überdenken. Dafür können Sie
- Gebührenstrukturen festlegen:
Achten Sie darauf, dass Sie die jeweils zutreffende Gebührenstruktur bereits in den ersten Vertrag für Ihre Kund*innen mit einbeziehen. Ihre Gebührenstruktur kann sich von Projekt zu Projekt ändern, oder Sie können feste Preise für bestimmte Bereiche Ihrer Arbeit haben und andere auf Stundenbasis abrechnen. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass alle Kosten in Ihrer Rechnung klar aufgeschlüsselt und detailliert ausgewiesen werden, damit bei Ihren Kund*innen keine Missverständnisse entstehen. - Gebühren in der Dienstleistungsvereinbarung dokumentieren:
Unabhängig davon, ob Sie Ihren Kund*innen eine Dienstleistungsvereinbarung oder einen Vertrag vorlegen, müssen Sie in schriftlicher Form Angaben zu Ihren Gebühren und dem erforderlichen Zahlungsplan machen. Beginnen Sie niemals mit der Arbeit an einem Projekt, bevor das Dokument mit Kosten und Zahlungsinformationen von Kundenseite geprüft und unterschrieben wurde. Eine schriftliche, von beiden Seiten unterzeichnete Vereinbarung ist im Zweifelsfall der beste Schutz für Ihr Unternehmen. - Erwartungen schriftlich festhalten:
Achten Sie darauf, das Zahlungsziel in Ihrer Rechnung genau anzugeben (z. B. fällig innerhalb von 30/60 Tagen nach Erhalt), damit Ihre Kund*innen genau wissen, wann sie bezahlen müssen. Verzugsgebühren sind ein hilfreiches Mittel, um verspätete Zahlungen zu verhindern, und sollten ebenfalls in Ihre Verträge und Rechnungen aufgenommen werden. - Vorschusszahlungen verlangen und geschätzte Arbeitsstunden im Voraus in Rechnung stellen:
Mit dieser Strategie können Sie beruhigt mit der Arbeit am Projekt beginnen, da sie bereits im Voraus eine Teilzahlung erhalten haben. Indem Sie Rechnungen bereits im Vormonat stellen, haben Sie außerdem die Sicherheit, für Ihre geleistete Arbeit auch wirklich bezahlt zu werden. So bleiben Sie nicht auf den Kosten für Arbeit und Ausgaben sitzen, falls Ihre Auftraggeber*innen die für den nächsten Monat veranschlagten Kosten nicht bezahlen sollten. Alle Einzelheiten dieser Zahlungsstruktur müssen natürlich in Ihre Vertragsdokumente aufgenommen werden. Ein zusätzliches Gespräch darüber gibt Ihnen die Möglichkeit, dieses Vorgehen genauer zu erklären und eventuelle Fragen im Vorfeld zu beantworten.
Wenn Sie Ihre Rechnungsvorlagen überarbeiten, sollten Sie auch dafür sorgen, dass Ihre Vertragsdokumente so hieb- und stichfest wie möglich sind. Die folgenden Tipps stellen zwar keine Rechtsberatung dar, können Ihnen aber trotzdem helfen, Ihre Verträge für Interior Design-Projekte so zu verbessern, dass Sie Probleme mit Zahlungsausfällen in Zukunft vermeiden.
- Die wichtigsten Inhalte des Vertrags sind eine Beschreibung des Projekts, die zu erbringenden Leistungen, der voraussichtliche Fertigstellungstermin, die Verantwortlichkeiten der Auftraggeber*innen, die Gebührenstruktur, die Zahlungsbedingungen und -fristen sowie eine Kündigungsklausel. Zur Sicherheit sollten alle Seiten des Vertrags von Ihnen und Ihren Kund*innen unterzeichnet werden.
- Geben Sie klar und detailliert an, was Ihr Angebot und die vereinbarten Dienstleistungen beinhalten. Führen Sie auch zusätzliche Leistungen und die damit verbundenen ungefähren Kosten auf (d. h. alle möglichen Zusatzarbeiten, die nicht im Angebot oder in der Dienstleistungsvereinbarung enthalten sind). Jeder dieser Punkte trägt zu völliger Transparenz über die erbrachten (und nicht erbrachten) Leistungen bei und hilft, Missverständnisse zu vermeiden.
- Legen Sie auch Ihr Verfahren für Änderungsanträge und die Zahlungserwartungen dar, für den Fall, dass Ihre Kund*innen zusätzliche Wünsche haben und/oder den Projektumfang ändern möchten. Wenn Sie im Vertrag festhalten, dass Sie die Zahlung zum Zeitpunkt der Änderung und nicht erst nach Abschluss des Projekts erfolgen muss, können Sie spätere Probleme mit Zahlungsverzug oder Nichtzahlung verhindern.
- Legen Sie fest, dass die Bezahlung für Maßanfertigungen im Voraus erfolgen muss, entweder in voller Höhe oder in einem für Ihr Unternehmen angemessenen Prozentsatz, damit Sie finanziell abgesichert sind.
Fügen Sie auch einen Abschnitt über Verzugszinsen für den Fall ausbleibender Zahlungen ein. - Legen Sie klar dar, wie Sie bei Nichtzahlung vorgehen und welche Schritte Sie in diesem Fall unternehmen werden. Dies kann die Zusammenarbeit mit einem Inkassobüro oder die Einleitung rechtlicher Schritte umfassen.
Fazit
Mit diesen Informationen können Sie sich gut auf die Situation vorbereiten, dass eine Rechnung nicht bezahlt wird, und wissen, welche Schritte Sie unternehmen müssen, um Ihr Geld zu erhalten. Intelligente Abrechnungs-, Fakturierungs- und Vertragsstrategien geben Ihnen außerdem die Möglichkeit, diese Situation bereits im Vorfeld zu verhindern.
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Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen sind nicht als Rechts-, Unternehmens- oder Steuerberatung zu betrachten. Wir empfehlen Ihnen, sich von spezialisierten Fachleuten darüber informieren zu lassen, inwieweit die in diesem Artikel enthaltenen Angaben auf Ihr Unternehmen zutreffen.
