Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen sind nicht als Rechts-, Unternehmens- oder Steuerberatung zu betrachten. Wir empfehlen Ihnen, sich von spezialisierten Fachleuten darüber informieren zu lassen, inwieweit die in diesem Artikel enthaltenen Angaben auf Ihr Unternehmen zutreffen.
Es ist eine Angst, die Sie mit Ihrem Bau- oder Renovierungsunternehmen wahrscheinlich kennen: Was passiert, wenn Kund*innen meine Arbeit nicht bezahlen können – oder wollen? Zwar ist jedes Szenario, in dem Sie mit Zahlungsausfällen konfrontiert werden, anders, in diesem Artikel gehen wir aber auf einige gängige Vorgehensweisen für den Fall ein, dass Kund*innen eine Zahlung auslassen. Außerdem zeigen wir Ihnen, welche proaktiven Maßnahmen Sie ergreifen können, um Zahlungsausfälle von Kund*innen von vornherein zu vermeiden.
Fünf Schritte für den Fall, dass Baukund*innen eine Zahlung versäumen
Bevor Sie Maßnahmen ergreifen, atmen Sie tief durch und denken Sie daran, dass Ihre Kund*innen vielleicht einfach vergessen haben, die Zahlung anzuweisen. Deshalb ist es am besten, nicht gleich vom schlimmsten Fall auszugehen und keine übereilten Maßnahmen einzuleiten. Verfolgen Sie stattdessen einen strategischen Ansatz, bei dem Sie je nach der speziellen Situation schrittweise vorgehen.
1. Senden Sie eine Erinnerungs-E-Mail, wenn das Fälligkeitsdatum verpasst wurde
Nachdem Ihre Kund*innen eine Zahlung verpasst haben, sollten Sie ihnen eine Frist von drei bis sieben Tagen einräumen und dann eine Erinnerungs-E-Mail über die Zahlung verschicken. Sie sollten die E-Mail weder sofort schicken noch zu lange damit warten. Wägen Sie also ab, womit Sie sich wohlfühlen, und wählen Sie einen Zeitrahmen, der Ihnen passend erscheint. Ihre E-Mail sollte höflich, professionell, klar und direkt, aber keinesfalls harsch oder aufdringlich formuliert sein. So geben Sie Ihren Kund*innen einen Vertrauensvorschuss und schicken ihnen eine freundliche Erinnerung.
2. Rufen Sie einige Tage nach Ihrer Erinnerungs-E-Mail an
Um nicht zu aufdringlich zu wirken und Ihren Kund*innen etwas Spielraum zu lassen, warten Sie am besten einige Tage nach dem Versand Ihrer ersten Erinnerungs-E-Mail, bevor Sie sie anrufen, um nach der versäumten Zahlung zu fragen. Wenn Sie telefonisch jemanden erreichen, sollten Sie das Gespräch höflich und professionell führen – guter Kundenservice spielt auch hier eine zentrale Rolle. Ihr Ziel ist es, eine positive Arbeitsbeziehung zu Ihren Kund*innen aufrechtzuerhalten und gleichzeitig dazu beizutragen, alle Hindernisse für eine zügige Zahlung zu beseitigen (beantworten Sie z. B. Fragen zu den Zahlungsmodalitäten, ob ein Zahlungsplan vereinbart werden kann usw.).
Wenn Sie niemanden erreichen, hinterlassen Sie eine klare und höfliche Nachricht, in der Sie den Zahlungsverzug und das Fälligkeitsdatum erwähnen und auf die E-Mail verweisen, die Sie als Erinnerung versandt haben. Vergessen Sie nicht, Ihre Kund*innen zu bitten, Sie bei Fragen unverzüglich per E-Mail oder telefonisch zu kontaktieren. Belassen Sie es dann dabei. Bei Ihrem ersten Kontakt mit Ihren Kund*innen wegen einer Nichtzahlung sollten Sie sich am besten kurz und bündig fassen.
3. Senden Sie Mahnungen
Nachdem Sie Ihre höflichen, aber professionellen Zahlungserinnerungen per E-Mail verschickt und einige Anrufversuche unternommen haben, müssen Sie nun zu einer stärkeren Maßnahme greifen, um die Bezahlung für Ihre Arbeit zu erhalten. Ein typisches Mahnverfahren beginnt mit der ersten formlosen Mahnung, der etwa 14 Tage nach der versäumten neuen Zahlungsfrist zwei weitere Schreiben folgen können. Diese sollten folgende Punkte enthalten:
- Die Einzelheiten Ihrer ursprünglichen Rechnung (einschließlich des Fälligkeitsdatums und der akzeptierten Zahlungsarten)
- eine endgültige Frist für den Zahlungseingang
- die Schritte, die Sie unternehmen werden, wenn die Zahlung nicht innerhalb der genannten Frist eingeht
4. Beauftragen Sie externe Hilfe
Wenn Sie alles versucht haben, um Ihre Kund*innen direkt zu erreichen, ist es jetzt an der Zeit, mit externen Fachleuten zusammenzuarbeiten. Bevor Sie sich an einen Anwalt wenden (dazu kommen wir später), können Sie Factoring-Dienste oder Inkassobüros in Anspruch nehmen, um auf diesem Weg Ihre Zahlung zu erhalten. Diese Unternehmen haben mit allen Arten von Zahlungsausfällen in einer Vielzahl von Branchen zu tun und sind Profis im Einzug von Forderungen für ihre Kund*innen. Dies ist natürlich mit Kosten verbunden, da diese Unternehmen für ihre Dienste eine feste Gebühr oder einen prozentualen Anteil an der ausstehenden Zahlung verlangen.
5. Verschicken Sie ein letztes Mahnschreiben
Wenn alle bisherigen Maßnahmen erfolglos waren, können Sie in einem letzten Mahnschreiben ein gerichtliches Mahnverfahren androhen (mehr dazu weiter unten). Dazu sollten Sie bereits mit einem Anwalt zusammenarbeiten und auf die möglichen Folgeschritte vorbereitet sein. Das Mahnschreiben kann entweder von Ihnen selbst oder von Ihrem Anwalt erstellt und verschickt werden. Ein offizielles Mahnschreiben Ihres Anwalts kann bei bisher unkooperativen Kund*innen allerdings einen stärkeren Eindruck hinterlassen und wirksamer sein.
Häufige Gründe, warum Bau- und Renovierungskund*innen nicht zahlen
Kund*innen verlangen mehr Arbeit an dem Projekt
Wenn Sie bereits eine Vorauszahlung für das Projekt erhalten haben, von Kundenseite aber weitere Arbeiten verlangt werden, kann es passieren, dass Ihre Kund*innen nicht zahlen, weil sie irrtümlich dachten, die zusätzlichen Arbeiten seien in der Vorauszahlung enthalten. Dieses Problem vermeiden Sie, indem Sie entweder nach Stunden abrechnen oder die Zahlung vor Abschluss der Arbeiten einfordern.
Anforderungen der Kund*innen ändern sich im Laufe des Projekts
Wenn sich nach Projektbeginn verschiedene Änderungen ergeben haben, die Sie zwar berücksichtigt, aber erst nach Projektabschluss in Rechnung gestellt haben, könnten Sie am Ende mit Zahlungsausfällen konfrontiert werden. Es kommt vor, dass Auftraggeber*innen die Details über den Projektumfang nicht lesen und Zahlungen versäumen. Sie können sich dagegen schützen, indem Sie die Zahlungen einfordern, bevor Sie Änderungswünsche während des Projekts erfüllen. Oder sie rechnen auch hier Ihre Arbeit nach Stunden ab, um die Projektkosten transparenter und leicht nachvollziehbar zu machen. Wenn Sie einen Pauschalpreis berechnen, sollten Sie festlegen, wie viele Änderungen zulässig sind oder dass für jede zusätzliche Änderung außerhalb des ursprünglichen Projektumfangs auch eine zusätzliche Zahlung fällig wird.
Kund*innen können oder wollen nicht zahlen
Leider kann es auch zu dem Fall kommen, dass Auftraggeber*innen schlicht nicht zufrieden mit Ihrer Arbeit sind. In diesen Fällen sind Kommunikation und aktives Zuhören von entscheidender Bedeutung, damit Sie die Diskrepanz zwischen dem vereinbarten Projektumfang und den von Ihnen erbrachten Leistungen verstehen und erkennen können, warum diese nicht den Erwartungen Ihrer Kund*innen entsprechen. Wenn Sie die Problemfelder besser verstehen, können Sie am besten entscheiden, wie Sie vorgehen wollen. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie das gewünschte Ziel tatsächlich nicht ganz erreicht haben, kann es notwendig sein, die entsprechenden Teile des Projekts ohne zusätzliche Kosten zu überarbeiten. Wenn Sie aber das Gefühl haben, dass Ihre Kund*innen Ihre Arbeit angesichts des zuvor erarbeiteten Projektplans unangemessen bewertet haben, sollten Sie gemeinsam noch einmal den ursprünglichen Plan durchgehen. Sind Ihre Kund*innen nach der Besprechung immer noch unzufrieden und verlangen zusätzliche Arbeiten, können Sie die Kosten für diese Überarbeitung aushandeln.
Ein anderer Fall ist es, wenn Ihre Kund*innen die endgültigen Projektkosten unterschätzt haben oder in finanzielle Schwierigkeiten geraten sind. Wenn sie aufgrund finanzieller Schwierigkeiten nicht in der Lage sind zu zahlen, können Sie versuchen, einen Zahlungsplan zu erstellen, der den Bedürfnissen Ihrer Kund*innen gerecht wird, bevor Sie weitere Maßnahmen ergreifen.
In jedem dieser Fälle sollten Sie die Arbeit an dem Bauprojekt einstellen, bis die Probleme gelöst sind. Wenn Sie jedoch alle oben genannten Möglichkeiten ausgeschöpft haben und Ihre Rechnungen immer noch nicht bezahlt wurden, gibt es weitere Maßnahmen, die Sie in Betracht ziehen sollten:
- Ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Dazu stellen Sie einen formellen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids – entweder selbst mit einem amtlichen Vordruck oder über Ihren Anwalt. Die Entscheidung für oder gegen einen Anwalt sollten Sie auch mit Bedacht auf Ihre zeitlichen und finanziellen Kapazitäten treffen.
- Einen Anwalt beauftragen. Auch wenn Sie sich gegen den gerichtlichen Weg entscheiden, sollten Sie die Zusammenarbeit mit einem Anwalt in Erwägung ziehen, der sich auf kleinere Unternehmen und Inkassorecht spezialisiert hat. Achten Sie darauf, dass Sie die Anwaltskosten mit dem möglichen Vergleichsbetrag abwägen, damit für Sie keine finanziellen Nachteile entstehen.
Wie Sie Zahlungsausfälle bei Bau- und Renovierungsprojekten vermeiden
Erwartungen vor Projektbeginn schriftlich festhalten
Mit detaillierten Formulierungen in sämtlichen Dokumenten, die Sie Ihren Kund*innen zur Verfügung stellen, können Sie dazu beitragen, Unklarheiten über den Umfang Ihrer Arbeit und über die Richtlinien Ihres Unternehmens in Bezug auf Änderungsanträge, Rechnungen, Zahlungen usw. zu beseitigen.
Gebührenstrukturen festlegen und Gebühren in der Dienstleistungsvereinbarung dokumentieren
Achten Sie darauf, dass Ihre Gebührenstruktur und die verschiedenen Gebühren in Ihrer Dienstleistungsvereinbarung enthalten sind, damit diese für Ihre Kund*innen klar ersichtlich sind.
Vorschusszahlungen verlangen und Rechnungen im Voraus stellen
Sie können das Risiko von Zahlungsausfällen verhindern, indem Sie von Ihren Kund*innen einen Vorschuss verlangen, bevor Sie mit der Arbeit an beginnen. Auf diese Weise können Sie Ihre Projekte mit ruhigem Gewissen in Angriff nehmen und müssen sich keine Sorgen machen, dass Sie am Ende des Monats kein Geld für die geleistete Arbeit bekommen.
Vertragsdokumente überarbeiten
Vor dem Hintergrund möglicher Zahlungsausfälle ist es vielleicht auch an der Zeit, die Vorlagen für Ihre Kundenverträge zu überarbeiten, um Ihr Unternehmen zu schützen. So können Sie dabei vorgehen:
- Erstellen Sie ausführliche Projektbeschreibungen
- Listen Sie alle Ihre Dienstleistungen auf
- Geben Sie einen klaren Überblick über Ihr Verfahren für Änderungsanträge
- Legen Sie Ihr Zahlungsverfahren dar und geben Sie Anweisungen dazu
- Legen Sie klar Ihre Maßnahmen bei verpassten Zahlungsfristen und Ihre Verzugsgebühren fest
- Legen Sie Ihre Maßnahmen bei Nichtzahlung und die möglichen Folgeschritte dar
Zahlungsverfahren vereinfachen
Eine der besten Möglichkeiten, um Zahlungsausfälle zu vermeiden, besteht darin, Ihren Kund*innen die Zahlung zu erleichtern. Die Software von Houzz Pro ermöglicht Ihnen, professionelle Rechnungen im Handumdrehen zu erstellen. Sie können einen übersichtlichen Zahlungsplan erarbeiten und mit automatischen Zahlungsaufforderungen und Rechnungen wertvolle Zeit sparen. Mit unserer kostenlosen Testversion entdecken Sie noch weitere Möglichkeiten, wie Houzz Pro den Zahlungsprozess erleichtert.
Fazit
Kein Bauprofi möchte sich den Ärger antun, der ins Haus steht, wenn Rechnungen nicht bezahlt werden. Mit ein wenig Vorarbeit können Sie sich und Ihr Unternehmen durch proaktive Maßnahmen stärken und einen Plan für den Fall haben, dass Zahlungsprobleme tatsächlich auftreten.
