Wie Sie Ihr Designunternehmen führen, ohne auszubrennen
Sie wollen Ihr Unternehmen erfolgreich managen, ohne sich zu überarbeiten und permanent gestresst zu fühlen? Wir haben uns bei der Innenarchitektin Beth Clark, Präsidentin des Ortsverbandes Portland, Oregon, der amerikanischen Interior Design Society ein paar Tipps geholt.
Der Beruf als Interior Designer*in verlangt einem so einiges an Multitasking-Fähigkeiten ab. Jeder Tag ist ein wahrer Balanceakt zwischen verschiedensten Tätigkeiten: Kund*innengespräche führen, Häuser, Baustellen und Baumärkte besuchen, Probleme lösen, Budgets anpassen, Musterbücher von A nach B bringen – und die Erwartungen der Kund*innen erfüllen. Wir haben die besten Tipps und Vorschläge von Beth Clark zusammengestellt, die Ihnen zeigen, wie Sie den Überblick über Ihre lange Aufgabenliste behalten und mit Freude auf Ihre unternehmerischen Ziele hinarbeiten.
Neue Kund*innen gewinnen
Der Aufbau und die Erweiterung eines Kundenstammes ist wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens. Aber neue Kund*innen zu gewinnen kostet Zeit und Aufwand. Wie lässt sich hier also effektiv Zeit sparen? Sorgen Sie dafür, dass Ihre Arbeit so gut ist, dass die Mundpropaganda zufriedener Kund*innen Neukund*innen anlockt. „Sie sollten das Kundenerlebnis so gut gestalten, dass Ihre Kunden über Sie regelrecht ins Schwärmen geraten“, so Clark. „Wir dürfen nicht vergessen, dass wir eine Dienstleistung anbieten. Und wenn diese Dienstleistung beeindruckt, werden Kunden Sie weiterempfehlen.“
Laut Clark gehört es zu einem hervorragenden Kundenerlebnis dazu, nicht nur selbst über Trends und neue Produkte auf dem Laufenden zu bleiben, sondern auch die Kund*innen darüber zu informieren. Wenn Sie Ihre Kundschaft an Ihren Branchenkenntnissen teilhaben lassen, machen Sie sich unentbehrlich und Sie erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Dienste weiterempfohlen werden.
Eigenwerbung
Clark ist der Meinung, dass Sie Ihre Marketingbemühungen am effizientesten gestalten können, wenn Sie sich Ihre Strategie und Ihre Botschaften genau überlegen und dann Ihre Marketingdaten analysieren. „Außerdem muss man herausfinden, was für einen selbst funktioniert, nicht für andere. Ich habe mich einer Netzwerkgruppe angeschlossen, von der alle geschwärmt haben. Aber am Ende des Jahres hat mir diese Partnerschaft nichts gebracht, und mir war klar, dass ich auf andere Marketinginstrumente ausweichen musste.“
Projektkosten verwalten
Der wichtigste Aspekt bei der Verwaltung der Projektkosten besteht darin, das Budget von Anfang an zu kennen und innerhalb dieser Parameter zu arbeiten. Darüber hinaus ist es wichtig, mehrere Lieferanten mit unterschiedlichen Preisen zu haben. „Außerdem muss man seine Kunden gut kennen“, rät Clark. „Einige werden es zu schätzen wissen, wenn man ihnen etwas vorschlägt, das vielleicht ein bisschen teurer ist, das Designkonzept aber besonders gut in Szene setzt. Das muss aber nicht immer der Fall sein. Halten Sie Plan B in der Schublade bereit, wenn Sie sich nicht sicher sind, was Ihre Kunden denken. So zeigen Sie, dass Sie sowohl das Design als auch das Budget berücksichtigen.“
Die Arbeitskosten gestalten sich komplexer als die Materialkosten, da man sie nur schwer kontrollieren kann. „Hier hilft nur, die für die Arbeit benötigten Informationen klar und präzise zu formulieren. Kommunikation ist enorm wichtig, wenn es darum geht, höhere Arbeitskosten zu vermeiden. Wenn ich einem Auftragnehmer nicht alle Informationen gebe, die er braucht, braucht er mehr Zeit, um die Arbeit zu erledigen. Und bekanntermaßen ist Zeit Geld“, fügt Clark hinzu.
„Eine andere Erfahrung, die ich auf die harte Tour gemacht habe, ist, dass ich nicht jedes Musterbuch oder Werkzeug kaufen muss, das es gibt. Je mehr Dinge ich in meinem Büro habe, desto mehr muss ich verwalten“, erklärt sie uns. Wenn Sie also schon wissen, dass sie ein bestimmtes Musterbuch nicht oft aus dem Regal nehmen werden, sollten Sie es sich bei Bedarf von einem Vertreter ausleihen, anstatt es selbst zu kaufen (und wenn Sie das Buch öfter brauchen, als Sie dachten, dauert es in der Regel nur zwei Wochen, bis es geliefert wird).
Cashflow
Kaufen Sie niemals, niemals, niemals Produkte, bevor die Kunden nicht bezahlt haben! Das wurde uns bereits in der Designschule eingebläut“, so Clark. „Ich habe diese Regel ein paar Mal gebrochen. Aber nur, wenn ich den Kunden gut genug kannte und einschätzen konnte, dass die Bezahlung kein Thema sein wird oder wenn der Betrag so gering war, dass es kein finanzielles Risiko für mich darstellte, wenn ich nicht bezahlt werde. Manchmal musste ich Projekte verschieben, bis das Geld auf meinem Konto war, aber das ist mir lieber als das Risiko, einen finanziellen Verlust zu erleiden."
Die richtigen Mitarbeiter*innen finden
Zeit und Ausdauer. Das sind die Bausteine, um eine Liste vertrauenswürdiger und zuverlässiger Kolleg*innen zu erstellen. „Fragen Sie zunächst Personen, von denen Sie wissen, dass sie die gleichen Ansprüche haben wie Sie, und machen Sie dann Ihre Hausaufgaben“, erklärt Clark. „Scheuen Sie sich nicht, den Vertragspartnern schwierige Fragen zu stellen. Es hat mich viel Zeit und Fehlschläge gekostet, um dies für mich selbst zu lernen. Das mag sich anfangs unangenehm anfühlen, aber denken Sie daran, dass Sie bei diesem Projekt für Ihre Kunden einstehen. Und Sie sollten so lange Fragen stellen, bis Sie wissen, dass diese Geschäftsbeziehung funktionieren wird.“
Umgang mit Kundenerwartungen
Enttäuschte Eigenheimbesitzer*innen bedeuten immer Stress und belasten die Beziehung zwischen Kund*in und Designer*in. Wie können Sie also von Anfang an Erwartungen abstecken? „Kommunikation ist der Schlüssel! Ich habe gelernt, dass ich mich regelmäßig mit meinen Kunden in Verbindung setzen muss, und sei es nur, um zu sagen, dass alles nach Plan läuft und es nichts Neues zu berichten gibt. Wenn ich mir nicht die Zeit nehme, zu kommunizieren, führt das fast immer zu Problemen.“
Arbeiten von unterwegs
Von Meeting zu Meeting eilen. Muster herumschleppen. Im Auto mittagessen. Wie lässt sich Stress minimieren, wenn man ständig unterwegs ist? Auch hier hat Clark einige Tipps für uns.
„Ich plane meine Termine so, dass ich immer Zeit habe, all die Informationen zu verarbeiten, die ich während des Termins aufnehme.“ Sie plant Kundentermine an bestimmten Wochentagen, damit sie am nächsten Tag Zeit hat, in einem Showroom zu arbeiten. So schafft sie ein Zeitfenster, in dem sie keine Kund*innen hat und ihr Gehirn aufladen kann.Außerdem hat Clark auch immer einen Vorrat an Energieriegeln oder anderen gesunden Snacks zur Hand, oder holt sich ein kaltes Getränk, um zwischen den Terminen Kraft zu tanken. „So weiß mein Gehirn auch, dass es Zeit für eine Pause ist.“
Und die Musterbücher, die ständig von A nach B getragen werden wollen? „Ich sage meinen Kunden immer, dass das Herumtragen von Musterbüchern Teil meiner Workout-Routine ist! Ich packe die kleineren Muster eines Projekts immer zusammen mit den Details des Designplans in große Vinyltaschen. So ist alles gut organisiert und immer griffbereit.“
Clark hat auch stets robuste Tragetaschen zur Hand, in der sie jede Menge schwerer Materialien wie Musterbücher und Fliesen verstauen kann. In ihrem Auto bewahrt sie eine Tasche mit Farbmustern, Stiften, Notizbüchern, Maßbändern und ähnlichem Zubehör auf, die sie mitnehmen kann. „Das sind Dinge, die ich vielleicht nicht bei jedem Termin benötige, aber so oft, dass sie griffbereit sein müssen.“
Zeitplanung und Zeitmanagement
Ein gutes Zeitmanagement ist vielleicht der schwierigste Aspekt beim Führen des eigenen Interior Design-Unternehmens. Selbst für jemanden, der so gut organisiert ist wie Clark, ist das eine ständige Herausforderung. „Das ist ein dauerhafter Prozess! Und manche Tage sind leichter als andere. Aber ich komme immer wieder zu neuen Erkenntnissen, die mir helfen, meine Zeit effizienter zu nutzen.“„Kürzlich habe ich festgestellt, wie wenig Puffer ich in meinen Terminkalender einbaue. Also habe ich daran gearbeitet, mehr Zeit einzuplanen. Ich habe festgestellt, dass mein Tag dann nicht durch ein Kundenproblem oder eine andere unerwartete Kleinigkeit gleich aus den Fugen gerät.“
Eine weitere wertvolle Erkenntnis ist, dass Zeitpläne immer gestrafft werden können. Clark versucht ständig, ihren Zeitplan zu verfeinern, damit sie nicht ins Schlingern gerät. „Ich behalte die Dinge im Auge, die viel Zeit in Anspruch nehmen, vor allem die, die ich ungern mache, und suche nach Möglichkeiten, sie zu vereinfachen oder sogar ganz zu streichen. Wenn ich mir die Frage stelle, warum ich eine Aufgabe tue und worin der Nutzen besteht, kann ich herausfinden, ob ich sie verfeinern muss oder ganz abschaffen kann.“
Grenzen gegenüber Kund*innen setzen
Viele Designer*innen arbeiten nach Feierabend und nehmen Anrufe von Kund*innen am Wochenende entgegen. Diese schwammigen Grenzen haben allerdings enorme Auswirkungen auf unsere Work-Life-Balance. Clark setzt klare Grenzen, indem sie außerhalb der Geschäftszeiten keine SMS oder Telefonanrufe beantwortet. „Wenn ich nicht rangehe, lässt sich die Unterhaltung nur schwer fortführen“, scherzt sie.
Eine weitere hilfreiche Erkenntnis ist, dass eine SMS oder ein Anruf nach Geschäftsschluss nicht unbedingt bedeutet, dass Kund*innen eine sofortige Antwort erwarten. „Mir ist klar, dass mit diesen SMS und Anrufen nicht zwangsläufig von mir erwartet wird, dass ich alles stehen und liegen lasse. Sie sind für meine Kunden häufig einfach nur eine Möglichkeit, einen weiteren Punkt von ihrer eigenen Aufgabenliste zu streichen. Wenn man das weiß, fällt es einem auch leicht, erst am nächsten Arbeitstag zu antworten.“
