Eine Bestellung erstellen
Mit Bestellungen können Sie ganz einfach mit Lieferanten oder Subunternehmen über die Bestellung der benötigten Produkte, Materialien und Dienstleistungen kommunizieren und gleichzeitig den Überblick über den Fortschritt und den Rechnungsstatus jedes Artikels behalten. Sie können Bestellungen auch als Arbeitsaufträge für Subunternehmen verwenden, in denen Sie die für das jeweilige Projekt erforderlichen Dienstleistungen und Arbeitsleistungen festhalten.
Ein Angebot in eine Bestellung umwandeln
Wandeln Sie ganz leicht Einzelposten aus Angeboten in eine Bestellung um – alle relevanten Produktinformationen werden dabei nahtlos übertragen.
So geht's:
1. Wählen Sie die Einzelposten aus, die Sie umwandeln möchten und wählen Sie „Weitere Aktionen“ > „Bestellung(en) erstellen“.
2. Im neuen Popup-Fenster wählen Sie den richtigen Anbieter oder Subunternehmer für nicht zugewiesene Elemente aus und bestätigen den Anbieter/Subunternehmer für Elemente, die bereits gruppiert oder zugewiesen wurden.
3. Klicken Sie auf „Bestellung erstellen“.
Hinweis: Alle ausgewählten Elemente werden, falls sie es noch nicht waren, im ursprünglichen Angebot als „Angenommen“ markiert.
Wenn Sie einem Subunternehmen eine Dienstleistung oder einen Artikel zuweisen, muss dieses zum Projekt eingeladen werden. Wenn es noch nicht eingeladen wurde, wird neben dem Namen die Option „Zugriff gewähren“ angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, wird ein Einladungsfenster mit der Option angezeigt, der Projekteinladung eine kurze Notiz hinzuzufügen.
Wenn Sie Angebote für mehrere Anbieter oder Subunternehmen erstellt haben, werden Sie anschließend in den Bereich „Bestellungen“ in Ihrem Projekt geleitet, um sie alle einzusehen.
Wenn Sie eine Bestellung für nur einen Anbieter/ein Subunternehmen erstellt haben, wird diese direkt geöffnet.
Bestellung aus leerem Dokument erstellen
Um eine Bestellung aus einem leeren Dokument zu erstellen, klicken Sie entweder im Bereich „Bestellungen“ eines Projekts auf „Neue Bestellung“ oder im Bereich „Alle Bestellungen“ innerhalb des Bereichs „Finanzen“ auf „Bestellung erstellen“.
Anbieter/Subunternehmen auswählen
Anschließend werden Sie aufgefordert, einen Anbieter oder ein Subunternehmen für die neue Bestellung auszuwählen. Suchen Sie die Anbieter/Subunternehmen nach Namen oder wählen Sie aus Ihrer Liste. Dadurch werden die Versand- und Rechnungsinformationen automatisch ausgefüllt. Sie können aber auch eine individuelle Versandadresse hinzufügen oder vorhandene Rechnungs- und Versandinformationen direkt in der neuen Bestellung bearbeiten.
Klicken Sie auf „Erstellen“, um Elemente hinzuzufügen und die Bestellung zu bearbeiten.
Wenn Sie eine Bestellung oder einen Arbeitsauftrag für ein Subunternehmen erstellen, muss dieses zum Projekt eingeladen werden. Wenn es noch nicht eingeladen wurde, wird neben dem Namen die Option „Zugriff gewähren“ angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, wird ein Einladungsfenster mit der Option angezeigt, eine kurze Notiz zur Projekteinladung hinzuzufügen.
Bestellung individuell anpassen
Sie können alle Informationen in Ihrer Bestellung vollständig individuell anpassen, zum Beispiel weitere Spalten hinzufügen, Versandinformationen bearbeiten, Zahlungen einrichten und vieles mehr. Erfahren Sie dazu mehr in diesem Artikel.
Allgemeine Details bearbeiten
Um die allgemeinen Details des Dokuments zu bearbeiten, einschließlich Dokumentinfo, Unternehmensinfo, Anbieter-/Subunternehmerinfo und Versandinfo, können Sie direkt in einen beliebigen Abschnitt klicken, um Änderungen vorzunehmen, oder Sie klicken auf das Bleistift-Icon oben rechts, um alle Details in einem Fenster zu öffnen.
Profi-Tipp: Wenn Sie einen Arbeitsauftrag erstellen, ändern Sie den Titel des Dokuments und fügen Sie eine eigene Dokumentart, wie zum Beispiel „Arbeitsauftrag“ hinzu.
Zahlungsbedingungen und Rechnungsdatum festlegen
Sie haben die volle Kontrolle über Zahlungsbedingungen, Rechnungsdatum, Frist und Erstellungsdatum. Klicken Sie oben im Dokument auf die einzelnen Punkte, um die Bedingungen oder das Datum festzulegen.
Elemente hinzufügen
Um Ihrer Bestellung Elemente hinzuzufügen, klicken Sie im Dokument auf das Feld „Element hinzufügen“, um Informationen manuell einzugeben. Hier können Sie entweder ein neues Element erstellen oder nach einem vorhandenen Element suchen und dieses auswählen. Unter jedem Element sehen Sie „Meine Elemente“ oder „Projekt-Elemente“, damit Sie direkt sehen, woher das Element stammt. Klicken Sie auf ein Element, um es direkt zur Bestellung hinzuzufügen. Von dort aus können Sie in jede beliebige Spalte klicken und die Informationen, z. B. Menge oder Preis, anpassen.
Über das Menü im rechten Seitenbereich können Sie ebenso auf Ihre Sammlung zugreifen. Dort finden Sie:
- Meine Elemente: Elemente aus Ihrer Sammlung
- Vorlagen: Elemente aus bestehenden Dokumentvorlagen
- Aktuelle Angebote: Elemente aus anderen Angeboten in allen Projekten
Nutzen Sie die Filter und die Suchleiste, um schnell die gewünschten Elemente zu finden, und klicken Sie dann auf das/die Element(e), um es/sie der Bestellung hinzuzufügen. Nach dem Hinzufügen können Sie die Details manuell anpassen, z. B. die Beschreibung, die Menge oder das Element als steuerpflichtig markieren.
Bestellstatus von Einzelposten verfolgen
Sie können sowohl den Status der einzelnen Positionen als auch den der gesamten Bestellung verfolgen. Wählen Sie in der Spalte „Bestellstatus“ einfach den entsprechenden Status für jede Position aus der Dropdown-Liste aus. Wenn es mehrere Positionen mit unterschiedlichen Status gibt, ändert sich der Gesamtstatus der Bestellung oben im Dokument in „In Arbeit“, um die gemischten Status widerzuspiegeln.
Wenn nur eine Position in der Bestellung enthalten ist, gibt der Gesamtstatus der Bestellung immer den Status dieser Position wieder.
Sind mehrere Positionen in der Bestellung enthalten, die alle denselben Status haben, gibt der Gesamtstatus der Bestellung diesen gemeinsamen Status wieder.
Sie können auch den Gesamtauftragsstatus für die gesamte Bestellung aus der Dropdown-Liste oben auswählen. Dadurch werden alle Positionen auf den ausgewählten Auftragsstatus geändert - Sie können den Status der einzelnen Positionen auch danach noch aktualisieren, aber der Gesamtstatus der Bestellung wird wieder auf „In Arbeit“ geändert, wenn sie gemischt sind.
Diese Auftragsstatus pro Position werden in der Bemusterungstracker des Projekts angezeigt. Wenn Sie Änderungen am Auftragsstatus im Bemusterungstracker vornehmen, wird dieser auch in der Bestellung aktualisiert und umgekehrt.
Dateien anhängen
Im Bereich „Dateien“ Ihrer Bestellungen können Sie Produktfotos oder weiter Details hinzuzufügen, die Sie Ihrem Anbieter oder Subunternehmen mitteilen möchten, oder um intern den Überblick über Quittungen/Rechnungen/Bestellbestätigungen von Anbietern/Subunternehmen zu behalten. Klicken Sie auf „Dateien anhängen“, um vorhandene Projektdateien und Fotos anzuhängen oder um neue Dateien von Ihrem Computer hochzuladen. Klicken Sie auf eine angehängte Datei, um sie sofort in der Vorschau anzuzeigen, oder klicken Sie auf die drei Punkte auf einer Datei, um sie umzubenennen, herunterzuladen oder zu entfernen.
Sie können den Abschnitt „Dateien“ für Ihre Anbieter/Subunternehmen sichtbar machen oder ausblenden, indem Sie auf das Augensymbol in der oberen rechten Ecke klicken. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Bestellung vor dem Versenden in der Vorschau anzeigen, um die Ansicht für Anbieter/Subunternehmen zu prüfen.
Vorschau & teilen
Bevor Sie Ihre Bestellung abschicken, können Sie sie in der Vorschau ansehen und genau festlegen, wie sie für Ihre Anbieter oder Subunternehmen aussehen soll.
Wählen Sie zunächst „Vorschau“ oben rechts auf Ihrem Bildschirm.
Überprüfen Sie als Nächstes das Dropdown-Menü „Einstellungen“, um Spalten zu aktivieren oder zu deaktivieren und die Darstellung anzupassen.
Sie können auch die Abschnitte „Dateien“, „AGB“, „Memo“ oder „Unterschrift“ Ihrer Bestellung ein- oder ausblenden, indem Sie im Bearbeitungsmodus auf das Augensymbol oben rechts im jeweiligen Abschnitt klicken.
Wenn Ihre Bestellung fertig ist, klicken Sie auf „Senden“. Sie können entweder eine persönliche E-Mail-Nachricht verfassen oder Ihre gespeicherten Nachrichtenvorlagen verwenden. Sobald Ihr Anbieter die E-Mail erhält, kann er die Bestellung direkt vom Computer, Telefon oder Tablet aus einsehen.
Drucken, herunterladen und exportieren
Alternativ können Sie Ihre Bestellung auch ausdrucken, um ein physisches Exemplar zu erhalten, es herunterladen und an eine E-Mail anhängen oder in Excel exportieren. Öffnen Sie dazu das Menü „Aktionen“ oben auf der Seite und wählen Sie „Als PDF herunterladen“, „Als Excel exportieren“ oder „Drucken“, je nach gewünschter Aktion. Sie können eine PDF-Datei auch über das Download-Symbol oben auf der Seite herunterladen.
Zahlungen auf Bestellungen einbuchen
Sobald Sie eine Rechnung vom Anbieter oder Subunternehmen für Ihre(n) Artikel erhalten haben, können Sie die Zahlungen, die Sie für die Bestellung leisten, in Ihrer Bestellung vermerken. Dies ist nur für Ihre eigenen Finanzunterlagen bestimmt – Ihr Anbieter/Subunternehmen wird diese erfassten Zahlungen nicht sehen.
Um eine Zahlung zu erfassen, gehen Sie zum Abschnitt „Zahlungen“ und klicken Sie auf „Zahlung planen“.
Standardmäßig wird für die erste Zahlung der volle Betrag der Bestellung festgelegt. Sie können dem Zeitplan weitere Zahlungen hinzufügen, indem Sie auf „Zahlung planen“ klicken. Klicken Sie in ein beliebiges Feld der einzelnen Zahlungen, um den Namen, den Betrag, die Bedingungen und die Frist zu bearbeiten.
Um eine Zahlung einzubuchen, klicken Sie rechts neben der Zahlung auf „Zahlung einbuchen“. Wählen Sie in dem daraufhin angezeigten Fenster die Zahlungsart, das Datum und die Vorgangsnummer aus. Klicken Sie auf „Fertig“, um die Zahlungsdetails zu erfassen.
In der Statusspalte neben der eingebuchten Zahlung wird nun „Bezahlt“ angezeigt. Sie können auf den Namen der Zahlung klicken, um die Details, einschließlich der Zahlungsart und Vorgangsnummer, anzuzeigen. Um eine Zahlung zu löschen, klicken Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite und wählen Sie „Zahlung löschen“.
Bei Finanzen auf dem Laufenden bleiben
Ihre Bestellungen werden in Ihrem Bericht zu Transaktionen aufgezeigt, sodass Sie ein- und ausgehende Zahlungen immer im Blick behalten.
Annehmen, als „in Rechnung gestellt“ markieren und weitere Aktionen
Sie können Ihre Bestellung nicht nur in der Vorschau anzeigen lassen und senden, sondern sie auch über den Button „Aktionen“ als „angenommen“ oder „in Rechnung gestellt“ markieren, sie duplizieren und bearbeiten, als PDF herunterladen, drucken, als Excel-Datei exportieren, archivieren und als Produktblatt herunterladen.
Weitere hilfreiche Artikel
Angenommene Bestellung bearbeiten
Sobald eine Bestellung angenommen wurde, müssen Sie sie erneut öffnen, wenn Änderungen erforderlich sind. Der Anbieter oder Subunternehmer wird erst dann darüber informiert, dass Sie die Bestellung zur Bearbeitung erneut geöffnet haben, wenn Sie sie erneut für ihn freigeben.
So geht's:
1. Öffnen Sie die Bestellung, die Sie bearbeiten möchten. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Aktionen“ die Option „Zur Bearbeiten wieder öffnen“.
2. Es öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem Sie den Vorgang bestätigen müssen.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie eine angenommene Bestellung wieder öffnen, werden der Status „Angenommen“ und die Unterschriften entfernt – Sie müssen das Dokument nach Ihren Änderungen erneut mit Ihrem Anbieter oder Subunternehmen zur Abnahme und Unterschrift teilen.