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Wie Sie Projekte ablehnen, ohne der Kundenbeziehung zu schaden

Es ist einfach, ein Projekt anzunehmen, von dem man begeistert ist. Nicht ganz so leicht ist es, mit Anstand und Taktgefühl Nein zu sagen, damit die Beziehung zu den Kund*innen nicht langfristig darunter leidet.

Houzz Pro

18. AUGUST 2022

Es ist völlig in Ordnung, einen Auftrag abzulehnen, ganz gleich aus welchen Gründen. Sei es, dass Ihr Stil nicht mit dem der Auftraggeber*innen übereinstimmt, dass der Umfang des Projekts Sie überfordern würde oder Sie von Beginn an das Gefühl haben, die Kund*innen könnten zu anspruchsvoll und schwer zufriedenzustellen sein.

Darüber hinaus können Sie selbst entscheiden, wie allgemein oder persönlich, knapp oder detailliert Sie erklären möchten, warum es nicht zu einer Zusammenarbeit kommen wird. Das kann davon abhängen, wie viel Zeit Sie miteinander verbracht haben, ob es sich um jemanden handelt, mit dem Sie bereits zusammengearbeitet haben, oder ob Sie von guten Kund*innen empfohlen wurden.

Mit diesem E-Book möchten wir Sie dabei unterstützen, eine Strategie zu entwickeln, die am besten zu Ihrer individuellen Situation passt, damit Sie guten Gewissens Nein sagen und Ihre Zeit dafür nutzen können, Projekte zu finden, die wirklich zu Ihnen passen.

Timing ist alles

Keine Kapazität für ein neues Projekt zu haben, ist zwar kein sehr origineller Grund für eine Absage, doch das bedeutet nicht, dass er nicht legitim ist. Wenn Sie Ihre Absage weiter ausführen möchten, können Sie zum Beispiel erklären, dass seit dem letzten Gespräch Projekte bewilligt wurden, die nun Vorrang haben. Oder erläutern Sie, dass Sie vertraglich an andere Aufgaben gebunden sind und deshalb dem Projekt nicht die nötige Aufmerksamkeit schenken könnten.

Denken Sie daran, dass sich vielleicht in Zukunft noch die Möglichkeit ergibt, für diese Kund*innen zu arbeiten. Wenn Sie bei der Absage zeigen, dass Sie sich voll und ganz für Ihre aktuellen Projekte einsetzen, spricht das für Ihre Integrität.

Es mag zwar schwer sein, Projekte für Ihr Unternehmen abzulehnen, aber es ist auch wichtig, ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben zu bewahren – besonders in diesen schwierigen Zeiten. Nur so können Sie für Ihre Kund*innen und auch in Ihrem Privatleben Ihr Bestes geben. Haben Sie also keine Angst, Anfragen abzulehnen, wenn der Zeitpunkt nicht passt. Damit senken Sie nicht zuletzt auch das Risiko eines Burn-outs.

„Es liegt nicht an dir, es liegt an mir“

Dieser klassische Trennungssatz kann auch im beruflichen Kontext hilfreich sein. Vermeiden Sie es, Kund*innen negativ zu belasten, indem Sie vorgeben, dass ihr Projekt nicht in Ihr Fachgebiet fällt. Es ist in Ordnung zuzugeben, dass ein Projekt nicht das Richtige für Sie ist, und taktvoll, kurz und bündig zu erklären, warum das so ist. Auch hier gilt, dass eine integre und transparente Kommunikation Ihrem Unternehmen und Ihrer Marke langfristig zugutekommen wird.

Eine Empfehlung aussprechen

Nur weil ein Projekt nicht zu Ihnen passt, heißt das nicht, dass es nicht für jemand anderen geeignet ist. Denken Sie also an andere Designer*innen in Ihrem Netzwerk, die Sie empfehlen könnten: Ein etablierter Interior Designer mit einer starken, sachlichen Persönlichkeit könnte der richtige Partner für „schwierige“ Kund*innen sein. Genau wie jemand, der gerade erst einen Kundenstamm aufbaut, vielleicht eher bereit ist, ein Projekt mit einem kleineren Budget zu übernehmen.

Es ist entscheidend, potenzielle Kund*innen nicht im Regen stehen zu lassen und ihnen so gut wie möglich zu helfen, die richtigen Kontakte zu finden. Nehmen Sie sich also ein wenig Zeit, um im Rahmen Ihrer Möglichkeiten zu vermitteln. Es wird sich bestimmt positiv auf Ihren Ruf auswirken.

Kurz, knapp ... und ehrlich

In manchen Fällen ist es gar nicht nötig, zu viel zu erklären. Machen Sie potenziellen Kund*innen einfach klar, dass Sie ihr Angebot zu schätzen wissen, aber dass Sie aufgrund des Budgets, des Zeitplans oder des Stils nicht die beste Wahl für das Projekt sind. Sie können direkt sein, ohne unhöflich oder kurz angebunden zu sein. Ihre Gesprächspartner*innen werden neben Ihrer Ehrlichkeit auch die Tatsache zu schätzen wissen, dass Sie ihre Zeit nicht verschwendet haben.

Alternativen anbieten

Egal, ob es um den Zeitplan, das Budget, den Stil oder den Projektumfang geht – es gibt immer Raum für Verhandlungen mit potenziellen Kund*innen. Finden Sie vor Ihrem endgültigen „Nein“ heraus, ob Sie nicht doch eine gemeinsame Basis für die Zusammenarbeit finden können. Vor Beginn eines Projekts lässt sich noch vieles ändern und die Kund*innen sind vielleicht flexibler, wenn sie wirklich mit Ihnen zusammenarbeiten möchten. Behalten Sie dies immer im Hinterkopf und suchen Sie nach Möglichkeiten, eine vermeintliche Sackgasse zu überwinden, wenn das Projekt mit ein paar Anpassungen eigentlich gut für Sie geeignet wäre.

In Kontakt bleiben

Auch wenn die Zusammenarbeit mit bestimmten Kund*innen diesmal nicht klappt, sollten Sie in Kontakt bleiben, falls sich in der Zukunft eine neue Gelegenheit ergibt. Fragen Sie nach, ob sie in Ihre Mailingliste aufgenommen werden möchten, damit Sie ihnen beispielsweise Design-Inspirationen und Neuigkeiten mitteilen können. Oder laden Sie sie ein, Ihnen in den sozialen Medien zu folgen, um so den Kontakt zu halten.

Letztendlich ist es für Ihre Marke und Ihr Unternehmen genauso wichtig, Anfragen respektvoll und mit Anstand abzulehnen, wie zu Ihrem nächsten großen Projekt Ja zu sagen.

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