Wie Sie einer hohen Nachfrage gerecht werden und gleichzeitig Ihr Unternehmen wachsen lassen – Profis verraten ihre Strategien
Dieser Artikel ist der erste einer Reihe über die erfolgreiche Führung eines Unternehmens in Zeiten hoher Nachfrage. In diesem Beitrag teilen 14 Bau- und Designprofis ihre Tipps und Erfahrungen.
Ein Design- oder Bauunternehmen zu führen, bedeutet täglich mit einer großen Anzahl unterschiedlicher Aufgaben zu jonglieren. Baustellen besuchen, Kundentermine einhalten, Buchführung, neue Lieferant*innen und Subunternehmen finden – die Liste ist nahezu unendlich. Eine hohe Nachfrage ist ohne Zweifel gut für den Gewinn, kann allerdings auch dazu beitragen, dass Sie beim Jonglieren die Balance verlieren und der Alltag hektisch wird. Dieser Artikel ist der erste einer Reihe über die erfolgreiche Führung eines Unternehmens in Zeiten hoher Nachfrage. In diesem Beitrag teilen 14 Bau- und Designprofis ihre Tipps und Erfahrungen.
Umgang mit Kundenerwartungen und effektive Kommunikation
Konflikte mit enttäuschten Auftraggeber*innen bringen Stress und Anspannung in die Zusammenarbeit und lassen sich meist nur mühsam lösen. Was können Sie also tun, um von Anfang an richtig mit den Erwartungen Ihrer Kund*innen umzugehen? Das lässt sich mit einem Wort beantworten: Kommunikation.
Beth Clarke, Präsidentin des Ortsverbands Portland (Oregon) der US-amerikanischen Interior Design Society bestätigt, dass „der Schlüssel in der Kommunikation liegt“. Sie hat im Laufe der Zeit gelernt, regelmäßig mit ihren Auftraggeber*innen in Kontakt zu treten, „selbst dann, wenn alles nach Plan läuft und es nichts Neues zu berichten gibt. Wenn ich mir nicht die Zeit nehme, um zu kommunizieren, führt das so gut wie immer zu Problemen“, sagt sie.
Auch wenn ein neues Projekt leicht Begeisterung auslöst, rät Hennie Schoeman von Schoeman Construction dazu, von Beginn an für eine realistische Erwartungshaltung zu sorgen und keine Versprechen zu machen, die nicht eingehalten werden können. Deshalb hält er sich stets an ein simples aber effektives Motto: „Tu, was du versprochen hast und sei da, wenn du da sein sollst“.
Um sich zu vergewissern, dass er die Vorgaben seiner Kund*innen auch einhält, verschickt Taghi Shaw von Waze Development regelmäßig Fotos vom Fortschritt seiner Arbeit. „Ich frage dann immer, ob sie damit zufrieden sind, oder ob es etwas gibt, was verändert werden sollte“, so Shaw. „Ich halte diese Art der Kommunikation für sehr wichtig, um zu vermeiden, dass die Kunden am Ende des Projekts mit dem Ergebnis unzufrieden sind.“
Arbeit und Freizeit trennen
Für viele Interior Designer*innen ist es ganz normal, abends lange zu arbeiten und auch am Wochenende Anrufe von Kund*innen entgegenzunehmen. Doch keine klaren Grenzen zwischen Arbeit und persönlicher Zeit zu ziehen, kann negative Auswirkungen auf die Work-Life-Balance haben.
Beth Clarke hält sich deshalb an strikte Geschäftszeiten, außerhalb derer sie nicht auf Nachrichten oder Anrufe reagiert. „Wenn ich nicht antworte, kann die Konversation in dem Moment auch nicht weitergehen.“ Dabei kann es hilfreich sein, sich zu verdeutlichen, dass Kund*innen, die Sie nach Geschäftsschluss kontaktieren, vielleicht gar nicht direkt eine Antwort erwarten. „Mir ist klar, dass diese Nachrichten oder Anrufe gar nicht unbedingt dazu gedacht sind, dass ich sofort alles andere stehen und liegen lasse“, so Clarke. „Vielleicht arbeitet die Person auch einfach in diesem Moment ihre To-Do-Liste ab. Dieses Verständnis macht es mir leichter, mit dem Antworten bis zum nächsten Arbeitstag zu warten.“ Für Designerin Laura Grist ist es wichtig, ihren Kund*innen zu vermitteln, dass es „so etwas wie einen Design-Notfall nicht gibt“ und am Ende immer alles gut ausgeht.
Indem Sie von vornherein feste Arbeitszeiten einhalten und Ihre Auftraggeber*innen auch nicht außerhalb dieses Zeitrahmens kontaktieren, setzen Sie faire und realistische Grenzen. Und diese Grenzen sind nicht zuletzt auch für Ihr psychisches Wohlergehen zwingend notwendig. Laura Irion von Laura Design Co. weiß, dass das nicht immer leicht ist, „besonders wenn das eigene Büro nur einen Schritt von der Küche entfernt ist“. Doch auch Irion und ihre Kollegin Laura Peacock, die beide seit Beginn an von zu Hause aus arbeiten, setzen bewusst klare Grenzen. „E-Mails werden nur zwischen 8 und 17 Uhr geschrieben und sonntags arbeiten wir gar nicht“, so Irion. „Das war für uns vom ersten Tag an eine verbindliche Regel, an die wir uns immer noch halten.“ Martha Fecteau von Fairfax Design Solutions fügt hinzu: „Um Punkt 17 Uhr mache ich die Tür meines Arbeitszimmers zu. Für mich ist das, als würde ich sagen ‚Das Büro ist jetzt geschlossen!‘.“
Auch für Ginger Curtis von Urbanology Designs und ihr gesamtes Team endet der Arbeitstag konsequent um 16:30 Uhr. „In der Anfangszeit war das nicht immer so“, sagt Curtis. „Ich dachte, ich müsste alles geben, um beruflich vorwärts zu kommen. Doch das hat nur dafür gesorgt, dass ich mich psychisch, emotional und auch physisch völlig überlastet habe. Inzwischen habe ich strenge Regeln aufgestellt, damit ich jeden Abend Zeit habe mit meiner Familie zu kochen und zu essen.“
Designer Will Guenther arbeitet oft am Wochenende. „Allerdings arbeite ich am Wochenende dann nur vier oder höchstens fünf Stunden pro Tag und mache Pausen, um Zeit mit meiner Familie und dem Hund zu verbringen“, sagt er. „Ich versuche oft Spaziergänge oder kleine Ausflüge zu machen.“
„Je früher Sie diese Grenzen festlegen, desto besser ist es für Ihre Kundenbeziehungen“, findet Laura Irion. „In unserem Begrüßungspaket steht, dass wir antworten, wenn wir die Zeit dafür haben, und unsere Kunden uns keine ungeduldigen Nachrichten schreiben sollen. Wir arbeiten wirklich gern mit Ihnen zusammen – aber bitte schreiben Sie uns nicht.“
Projekt- und Arbeitskosten sinnvoll verwalten
Eine gute Verwaltung der Projektkosten setzt voraus, dass Sie die durch das Budget gesetzten Beschränkungen von Anfang an verstehen und sich innerhalb dieser Rahmenbedingungen bewegen können. Dafür ist es sehr hilfreich, auf mehrere zuverlässige Lieferant*innen in verschiedenen Preiskategorien zurückgreifen zu können.
Das Verwalten der Arbeitskosten ist etwas schwieriger, da Sie diese nicht selbst beeinflussen können. Laut Clarke ist auch hier wieder die Kommunikation ausschlaggebend, um zu verhindern, dass die Kosten für den Arbeitsaufwand durch die Decke gehen. „Wenn meine Dienstleister von mir nicht alle benötigten Informationen bekommen, dauert es natürlich länger, bis sie die Arbeit erledigt haben“, sagt sie. „Und wir wissen alle: Zeit ist Geld.“
Deana Duffek von Duffek Design & Development hat dank der Digitalisierung durch Houzz Pro jetzt mehr Zeit zur Verfügung und muss sich um weniger Papierkram kümmern. „Je mehr Sie Ihre Prozesse optimieren, sie durch Automatisierung effizienter machen, desto weniger Zeit müssen Sie abends im Büro mit Dingen wie Buchhaltung verbringen“, berichtet sie. Jede Form von Automatisierung hilft Ihnen dabei, Zeit einzusparen.
Für Finanzierungssicherheit sorgen
Schon im Designstudium wird vermittelt, keine Produkte für Kund*innen zu kaufen, bevor sie bezahlt haben. Die gleiche Regel gilt auch für Bauprofis. Warten Sie, bis Ihre Kund*innen bezahlt haben, bevor Sie Materialien für ein Projekt kaufen oder mit der Arbeit beginnen. Es kommt nicht selten vor, dass Auftraggeber*innen in letzter Sekunde noch ihre Meinung ändern. Auch Beth Clarke musste bereits Projekte zurückstellen, bis das Geld auf ihrem Konto war. „Doch das war mir lieber, als das Risiko einzugehen, einen finanziellen Schaden zu erleiden.“ Sehen Sie den Zahlungseingang am besten als einzig gültige finale Zusage für den Beginn eines Projekts an.
Und denken Sie daran, dass es besser ist, einen Projektbeginn zu verzögern, als auf eigene Geldmittel zurückzugreifen, um endlich mit der Arbeit anfangen zu können.
Sorgfältige Auswahl von Auftraggeber*innen
Nicht jede Anfrage, die Sie erhalten, ist auch Ihre Zeit wert. Lernen Sie, Angebote höflich abzulehnen oder andere Expert*innen aus der Branche zu empfehlen, die für das Projekt besser geeignet sein könnten. „Nicht hinter jeder Anfrage verbirgt sich auch ein Aufraggeber, mit dem Sie zusammenarbeiten möchten“, sagt auch Robert Littlejohn von Interiors Unlimited. „Das hat mir im Laufe der Zeit meine eigene Erfahrung gezeigt.“ Auch er musste erst lernen, nicht jedes Projekt anzunehmen, da nicht immer der finanzielle Aspekt ausschlaggebend ist. Manchmal ist wirklich Ihre Zeit mehr wert.
Das richtige Team finden
Wenn Sie Einzelunternehmer*in sind, lagern Sie wahrscheinlich häufig Arbeit an Fachbetriebe oder Lieferant*innen aus. Diese Dienstleister*innen sollten zuverlässige und vertrauenswürdige Personen sein, die Ihnen das Arbeitsleben nicht zusätzlich erschweren. Clarke rät deshalb, sich vor der Zusammenarbeit gründlich zu informieren: „Scheuen Sie sich nicht davor, viele Fragen zu stellen, um herauszufinden, ob die Arbeitsbeziehung funktionieren kann.“
Auch Irion betont, wie wichtig eine gute Beziehung zu Lieferant*innen und Dienstleister*innen ist: „Wenn wir keine gute Zusammenarbeit mit unseren Händlern hätten, könnten wir nichts an unsere Kunden verkaufen. Die Beziehung ist also wirklich essenziell für unser Geschäft.“
Die Zusammenarbeit mit den richtigen Partner*innen sollte dafür sorgen, dass Ihre Arbeitsbelastung geringer wird und Sie mehr freie Zeit haben. Dafür kann es auch eine gute Idee sein, Ihr Team um eine Vollzeitstelle zu erweitern. Ruben Gutierrez von Errez Design schreibt seinem Team zu, dass es ihn bei der Stange hält. „Wir legen Projektzeiträume, Fristen und Liefertermine immer am Anfang gemeinsam fest und besprechen, wie und wann wir was erledigen können", sagt er. Auch Irion hat ein weiteres Teammitglied hinzugezogen: „Wir haben jetzt eine Designassistentin und sie rettet uns einfach täglich das Leben.“ Weiterer Vorteil: Bei der Zusammenarbeit können Sie neben der Arbeitslast natürlich auch die Erfolge im Team teilen.
Um weniger unterwegs arbeiten zu müssen, hat Laura Grist vertrauenswürdige Mitstreiter*innen angestellt, die im Büro und an verschiedenen Projekten arbeiten. „Ich verlasse mich auf ihre guten Instinkte und darauf, dass sie wissen, wann sie mich kontaktieren müssen und wann sie ein Problem allein lösen können“, so Grist.
Wenn die Einstellung von Mitarbeiter*innen Ihr Budget übersteigt, können Sie auf die folgenden Ideen zurückgreifen, um Stress zu minimieren und Überlastung zu vermeiden.
Gehen Sie klug mit Ihrer Zeit um
Ständig auf dem Sprung von Baustelle zu Baustelle. Materialmuster von A nach B bringen. Mittagessen zwischen Kundenterminen im Auto. Wie können Sie den Stress des ständigen Arbeitens unterwegs minimieren? Der Trick liegt darin, bewusst Auszeiten einzuplanen und sich nicht zu viel vorzunehmen. Versuchen Sie, einen Zeitplan zu finden, der für Sie machbar ist.
Clarke trennt zum Beispiel ihre Kundentermine streng von der Arbeit in ihrem Showroom und räumt sich somit kundenfreie Zeit ein, in der sie neue Energie tanken kann. Ginger Curtis hat feste Zeiten, an denen Sie sich mit ihrem Team zusammensetzt, um die anliegenden Aufgaben zu besprechen. „Für mich ist es belastend, wenn ich zu viel Zeit verstreichen lasse, bevor ich mich bei ihnen melde“, sagt sie.
Phil Shearon von Shearon Design Collective nutzt die Vorteile der Technologie: „Weil wir ständig von zu Hause, im Zuhause unserer Kund*innen, in Büros, Cafés oder auch beim Hausbau an Berghängen arbeiten, greifen wir häufig auf mobile Technologien zurück.“ Shearon und sein Team nutzen für die gesamte Kommunikation die Houzz Pro-App. „Mit den Vorlagen spare ich wirklich viel Zeit beim Verfassen von Antworten. Das hilft mir sehr, besonders wenn ich unterwegs oder zwischen Terminen bin“, sagt er.
Gabrielle Lowrie von Bandd Design arbeitet ihre E-Mails gestaffelt ab und schafft sich so mehr freie Zeit. „Das kann bedeuten, dass ich E-Mails nur kurz überfliege und den Kund*innen schreibe, dass ich mich später melde. Für mich macht es wirklich einen großen Unterschied, nicht zu versuchen, eine Million Dinge auf einmal zu erledigen. Mit der Houzz Pro-App und Dropbox auf meinem Smartphone ist es natürlich auch viel leichter.“
Auch Fecteau findet, dass das Smartphone ihr dabei hilft, den Überblick über die täglichen Aufgaben zu behalten. Allerdings nimmt sie nie Anrufe an oder antwortet auf E-Mails, wenn Sie bei Kund*innen zu Hause ist. „Ich stelle mein Telefon so lange lautlos, bis ich wieder im Auto sitze“, sagt sie.
Helfen Sie Ihren Kund*innen, Sie online zu finden
Kund*innen sind die Kernkomponente für jedes Unternehmen, dazu zählen natürlich auch diejenigen, denen Sie empfohlen wurden. Früher wurden Empfehlungen durch persönliche Mundpropaganda weitergegeben und die Kundenakquise war meist mit einem größeren Zeitaufwand verbunden. Heute wird typischerweise online nach Designer*innen und Dienstleister*innen in der eigenen Region gesucht. Deshalb ist es wichtig, dass Ihre Onlinepräsenz bei diesen Suchanfragen auch angezeigt wird, und dass potenzielle Kund*innen positive Bewertungen früherer Auftraggeber*innen einsehen können. Hier kommen essenzielle Online-Marketinglösungen wie Houzz Pro ins Spiel, dank denen Sie viel Zeit sparen können.
Mit einer guten Onlinepräsenz können Sie Bewertungen von zufriedenen Kund*innen für sich arbeiten lassen. Natasha Burton von NB Interiors UK im britischen Suffolk erhält beispielsweise sehr viele passive Leads über Houzz: „Viele meiner Kunden sind durch die große Anzahl an Online-Bewertungen auf mich aufmerksam geworden.“ Und Martha Fecteau sagt, dass Houzz Pro ihr eine „enorme Zeitersparnis“ gebracht hat. „Es ist so effizient und besonders die Erinnerungsfunktion ist wirklich praktisch.“
Nutzen auch Sie deshalb die Vorteile digitaler Lösungen voll aus, um Ihre Suche nach neuen Leads zu erleichtern und organisiert zu bleiben.
Finden Sie heraus, was für Sie am besten funktioniert
Die Gestaltung und Verbesserung von Wohnumgebungen erfordert naturgemäß viel persönliche Zeit, Kreativität und Leidenschaft. Doch mit guter Planung und der richtigen Herangehensweise wird es Ihnen gelingen, Arbeits- und Privatleben harmonisch zu verbinden, wie es bei Ruben Gutierrez der Fall ist: „Sie scheinen sich gegenseitig zu ergänzen und zu unterstützen“, sagt er.
Selbstverständlich haben alle Menschen unterschiedliche Strategien und Bedürfnisse. Und genau darum geht es: Finden Sie das richtige System und Verhältnis, das für Sie funktioniert.
