Möchten Sie die Rentabilität Ihrer Interior Design-Projekte steigern, den Überblick über Ihre Aufträge behalten und für zufriedene Kund*innen sorgen? In diesem umfassenden Leitfaden zeigen wir Ihnen alles, was Sie rund um das Thema Projektmanagement für Interior Designer*innen wissen müssen – damit Sie Ihr nächstes Designprojekt mit all seinen Phasen mühelos meistern und pünktlich und budgetgerecht abschließen.
Sie erfahren, worauf es beim Projektmanagement im Interior Design ankommt und wie Ihre Arbeit davon profitiert. Außerdem erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, mit der Sie jede Phase Ihres Projekts erfolgreich über die Bühne bringen. Darüber hinaus zeigen wir Ihnen, wie eine Projektmanagement-Software Sie dabei unterstützen kann, alle Aspekte Ihrer Arbeit im Blick zu behalten.
Was heißt Projektmanagement im Interior Design?
Zum Projektmanagement im Interior Design gehört das Organisieren und Koordinieren von Projektumfang, Zeitplan, Budget, Ressourcen und Aufgaben, die erforderlich sind, um ein Design für eine*n Kund*in fertigzustellen und die Projektziele unter den jeweils gegebenen Umständen zu erreichen.
Warum ist Projektmanagement im Interior Design wichtig?
Das Projektmanagement ist ein wichtiger Aspekt Ihrer Arbeit, der sich in mehrfacher Hinsicht auf Ihren Gewinn auswirken kann.
Bevor Sie sich auf ein Kundenprojekt festlegen, müssen Sie zunächst wissen, wie der Zeitrahmen der/des Kund*in in Ihre eigne Planung passt, damit Sie auch für andere Projekte noch genügend Zeit haben und Ihre Vertriebspipeline nicht „versiegt“. Außerdem hilft Ihnen ein gutes Projektmanagement dabei, Ihr Gesamtbudget und Ihre Ressourcen besser zu überschauen, damit Sie rentabel arbeiten können. Des Weiteren lassen sich komplexe Designprojekte durch Projektmanagement deutlich besser organisieren: Sie behalten den Überblick über anstehende Arbeiten, können Ihre Kund*innen auf dem Laufenden halten und Projekte fristgerecht abschließen. Das trägt dazu bei, dass Kund*innen gerne mit Ihnen zusammenarbeiten, und verschafft Ihrem Unternehmen einen guten Ruf und positive Bewertungen.
Projektmanagement-Tipps für jede Phase Ihres Interior Design-Projekts
Im Folgenden finden Sie eine Liste der wichtigsten Phasen eines Interior Design-Projekts, die im Projektzeitplan berücksichtigt werden sollten, sowie Tipps, wie Sie die einzelnen Phasen optimal umsetzen.
Erstkontakt
Der erste Eindruck ist entscheidend. Stellen Sie also sicher, dass Sie beim Erstkontakt professionell auftreten und Ihre potenziellen Kund*innen fachkundig beraten, um sie von sich zu überzeugen.
Kennenlerngespräch
In der Phase des Kennenlerngesprächs ziehen Ihre Kund*innen möglicherweise noch verschiedene Designer*innen für eine Zusammenarbeit in Betracht. Ihnen als Designer*in gibt ein Kennenlerngespräch die Möglichkeit, herauszufinden, ob der/die potenzielle Kund*in zu Ihrem Unternehmen passt. Ein typisches Kennenlerngespräch dauert zwischen 20 Minuten und einer Stunde. In dieser Zeit können Sie sich einen Überblick über die Vorstellungen Ihres/Ihrer Kund*in verschaffen und feststellen, ob sie zueinander passen. Wenn dies der Fall ist, sollten Sie Ihre Stärken als Designer*in darlegen und erläutern, warum Sie bei der Verwirklichung dieses Projekts die richtige Wahl sind.
Fragebogen
Ihr Kundenfragebogen fällt in der Regel in die Vorberatungsphase, also vor der Abrechnung Ihrer Zeit. Er sollte so gründlich sein, dass er den gesamten Bedarf und Umfang des Projekts erfassen kann. Dazu zählen unter anderem Fragen zu Farben, Mustern, Stil, Budget sowie Designvorlieben und -abneigungen. In der Regel sollte eine Woche für Ihre*n Kund*in ausreichen, um den Fragebogen auszufüllen. Legen Sie den Zeitrahmen im Voraus fest und kommunizieren Sie ihn.
Erstes Kundengespräch
Beim ersten Treffen oder der ersten Beratung mit dem/der Kund*in fangen Sie wahrscheinlich schon an, Ihre Arbeit in Rechnung zu stellen. In dieser Sitzung gehen Sie gemeinsam den Kundenfragebogen durch und klären alle Fragen. In der Regel finden diese Besprechungen mit dem/der Kund*in vor Ort statt, damit Sie den Raum besser kennenlernen und sich ein Bild von der Raumaufteilung, den Lichtverhältnissen usw. machen können. Nehmen Sie sich bei diesem Treffen unbedingt genügend Zeit, um alle Ihre Fragen zu klären, damit Sie dann mit der entscheidenden Planungsphase fortfahren können.
Zeitplan
Nachdem Sie sich mit Ihrem/Ihrer Kund*in getroffen und Ihre Fragen geklärt haben, können Sie mit der Zeitplanung Ihres Interior Design-Projekts anfangen. Planen Sie lieber zu viel als zu wenig Zeit ein. Berücksichtigen Sie dabei jedoch auch das Budget und den gesteckten Zeitrahmen Ihres/Ihrer Kund*in.
Entwurfsplanung
Verwenden Sie den Kundenfragebogen als Grundlage für die Planung der Räume in der schematischen Phase Ihres Projekts. Scheuen Sie sich nicht davor, auf Ihre*n Kund*in mit etwaigen Rückfragen zuzukommen. Es ist immer besser, wichtige Details im Vorfeld zu kennen.
Produktbeschaffung
Bevor Sie Ihr endgültiges Angebot und Ihre Präsentation erstellen, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie alle für das Design vorgesehenen Produkte und Einrichtungsgegenstände auch beschaffen können. Auf diese Weise vermeiden Sie böse Überraschungen bei der Verfügbarkeit und laufen nicht Gefahr, Ihre*n Kund*in zu enttäuschen.
Angebot/Designpräsentation
Ihr Angebot enthält alle Angaben zum Budget und Zeitplan des Projekts. Bei der Erstellung sollten Sie daher so gründlich und genau wie möglich vorgehen. Ihre Designpräsentation sollte überzeugend und professionell sein, die Kundenwünsche aus dem Fragebogen berücksichtigen und Ihre Expertise widerspiegeln.
Vertrag
Bevor Sie im Namen Ihrer Kund*innen einkaufen, sollten Sie immer einen Vertrag abgeschlossen haben. Vergewissern Sie sich, dass der Vertrag von beiden Parteien unterzeichnet und datiert wurde, und legen Sie eine digitale Sicherheitskopie an.
Bestellungen
Nachdem Sie Ihren unterschriebenen Vertrag in den Händen halten und Ihr*e Kund*in Ihren Entwurf genehmigt hat, können Sie nun Produkte und Einrichtungsgegenstände bestellen. Achten Sie darauf, dass Sie genügend Zeit für die eigentliche Bestellung, die Bearbeitung oder Fertigung durch den Lieferanten sowie den Versand einplanen.
Angebote von Subunternehmen – falls erforderlich
Wenn Sie Bauunternehmen beauftragen, sollten Sie dafür Zeit in Ihrem Projekt einplanen. Profi-Tipp: Machen Sie sich eine Liste Ihrer bevorzugten Subunternehmen und Ersatzsubunternehmen (falls etwas dazwischenkommt oder Ihre bevorzugten Subunternehmen nicht verfügbar sind). Wichtig ist, dass die Beauftragung von professionellen Subunternehmen den Projektfortschritt nicht ins Stocken bringt. Das kann manchmal Kompromisse erforderlich machen.
Besichtigungen vor Ort
Im Laufe Ihres Projekts sollten Sie die Baustelle regelmäßig besichtigen, um den Fortschritt der Arbeiten zu begutachten. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Arbeiten nicht so laufen, wie sie ursprünglich geplant waren. Das kann zu Verzögerungen bei der Fertigstellung des Projekts führen.
Aufbau und Montage
Nachdem die Räumlichkeiten vorbereitet und die Produkte geliefert wurden, ist es nun an der Zeit, sich der spannenden Abschlussphase Ihres Projekts zu widmen. Dies kann je nach Projektumfang zwischen einem Tag und einer Woche dauern (oder noch länger). Berücksichtigen Sie diese Phase entsprechend in Ihrem Zeitplan.
Rechnungsstellung/Zahlungsaufforderung
Unabhängig davon, ob Sie Ihren Kund*innen Teilrechnungen oder eine Gesamtrechnung stellen, sollten Sie genug Zeit für die Erstellung einer detaillierten Rechnung einplanen. Mit einer übersichtlich aufgeschlüsselten Rechnung beweisen Sie, dass Sie professionell und gut organisiert sind. Zusätzlich helfen Sie Ihren Kund*innen so, pünktlich zu zahlen.
Dank für die Beauftragung
Nachdem Sie Ihren Kund*innen die Schlussrechnung geschickt haben, ist es immer gut, dem/der Kund*in ein Dankesschreiben, ein kleines Geschenk und eventuell Marketingmaterial zukommen zu lassen. So können Sie sich für die gute Zusammenarbeit bedanken und einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Das ist eine überaus wirksame Strategie, um Folgeaufträge an Land zu ziehen und Empfehlungen von Ihren Kund*innen einzuholen.
Sollten Sie Software für die Verwaltung Ihrer Interior Design-Projekte nutzen?
Bei Interior Design-Projekten gibt es viele Variablen, bei denen es jederzeit zu unvorhergesehenen Schwierigkeiten kommen kann: von Änderungsaufträgen und Bauproblemen bis hin zu Verzögerungen bei Subunternehmen oder Lieferschwierigkeiten. Mit einer Projektmanagement-Software können Sie die einzelnen Phasen Ihres Projektes besser planen, unvorhergesehene Umstände berücksichtigen und vieles mehr.
Eine Projektmanagement-Software bietet darüber hinaus folgende Vorteile:
1. Bessere Terminplanung
Mit einer Projektmanagement-Software für Interior Designer*innen können Sie den Zeitaufwand für die einzelnen Projektphasen von Anfang bis Ende planen und gleichzeitig einen Zeitpuffer für unerwartete Verzögerungen einkalkulieren. Zeit ist Geld. Wenn Sie den Zeitaufwand für die einzelnen Projektphasen besser einschätzen können, haben Sie mehr Zeit für andere Aspekte Ihres Unternehmens.
2. Effektivere Zusammenarbeit
Als Interior Designer*in arbeiten Sie wahrscheinlich mit anderen Teammitgliedern, Subunternehmen und weiterem Personal zusammen. Eine Projektmanagement-Software hilft Ihnen bei der effektiven Zusammenarbeit mit den wichtigsten Beteiligten und ermöglicht diesen, Projektzeitpläne, Fälligkeitstermine, Entwurfspläne, Dateien und vieles mehr einzusehen. Sie können sich sogar von Ihren Mitarbeiter*innen am Ende eines Tages Status-Updates und Fotos schicken lassen, damit Sie genau wissen, wie es auf der Baustelle gerade aussieht.
3. Besseres Budgetmanagement
Mit den meisten Projektmanagement-Softwarelösungen lassen sich Budgetberichte und Tabellen erstellen. So können Sie übersichtlich Ihre Projektkosten dokumentieren sowie Ausgaben und Cashflows besser im Blick behalten.
4. Bessere Kundenkommunikation
Mit einer Projektmanagement-Software können Sie Ihre Kund*innen über wichtige Aspekte Ihres Projekts auf dem Laufenden halten – von neuen Infos zum Zeitplan über Fotos vom Projektfortschritt bis hin zu Änderungsaufträgen und Ähnlichem mehr.
5. Präzisere Ressourcenplanung
Wenn Sie wissen, wie lange die einzelnen Phasen Ihres Interior Design-Projekts dauern, können Sie Ihre personellen Ressourcen deutlich besser verwalten und sicherstellen, dass die investierte Zeit genau abgerechnet wird.
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Fazit
Wie Sie sehen, muss Projektmanagement für Interior Designer*innen keine mühselige Arbeit sein. Ein durchdachter Plan für jede Phase des Projekts oder eine professionelle Projektmanagement-Software speziell für Interior Designer*innen hilft Ihnen, stets den Überblick zu behalten und Ihr Projekt erfolgreich abzuschließen.
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