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Wie man Arbeitszeit und Ausgaben erfasst

Eine präzise Zeit- und Ausgabenerfassung ist entscheidend, um zu verstehen, wohin die Ressourcen des eigenen Unternehmens fließen. In diesem Artikel finden Sie Tipps zur unkomplizierten Erfassung von Zeit und Ausgaben.

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Zeit ist Geld – das gilt besonders in der Renovierungsbranche, wo sich kleine Aufgaben, Anfahrtswege und Verwaltungsarbeit schnell anhäufen. Fachleute erfassen deshalb ihre Zeit und Ausgaben manuell, mit Apps oder kostenpflichtiger Software. Es gibt eine Vielzahl von Hilfsmitteln und Strategien, doch das Wichtigste ist, ein System zu finden, das Sie und Ihr Team konsequent anwenden können.

Warum ist es wichtig, Arbeitszeit und Ausgaben zu erfassen?

Die Zeiterfassung und die Buchführung über die Ausgaben sind aus mehreren Gründen wichtig:

  • Integrität des Unternehmens
    Die Aufzeichnung aller Arbeitsstunden und Ausgaben, die bei Ihren Projekten anfallen, ermöglicht es Ihnen, faire und genaue Rechnungen zu stellen.
    Die Verwendung von Tools für die Zeit- und Kostenerfassung macht den Prozess der Rechnungsstellung reibungsloser, da Sie präzise und dokumentierte Informationen direkt zur Hand haben.
  • Raum für Kreativität
    Wenn Sie über Tools und ein bewährtes System zur Ausgaben- und Zeiterfassung verfügen, können Sie kreativer und organisierter arbeiten und sich auf Ihre Arbeit konzentrieren.
  • Beständigkeit
    Profis müssen bei der Zusammenarbeit mit Geschäftspartner*innen oder Mitarbeiter*innen eine konsistente Abrechnung vornehmen können, um sicherzustellen, dass die Arbeit aller Beteiligten korrekt dokumentiert wird.
  • Steuerliche Vorteile
    Die Aufzeichnung von Ausgaben ist von entscheidender Bedeutung, da bestimmte Geschäftsausgaben in der Umsatzsteuererklärung geltend gemacht werden können.

Wie behalten Sie den Überblick über abrechenbare Zeit und Ausgaben?

Manueller Ansatz

Sie können eine Stoppuhr verwenden, um Stunden in Echtzeit zu erfassen, und die Arbeit an verschiedenen Projekten mit Ihrem eigenen Kodierungssystem und entsprechenden Notizen unterscheiden. Ihre Arbeitsstunden können Sie in einem physischen Planer oder Notizbuch dokumentieren oder manuell in Tabellen eingeben. Speichern Sie E-Mail-Quittungen und Kreditkartenabrechnungen, entweder digital oder als Ausdruck, um den Überblick über Ihre Ausgaben zu behalten.

  • Vorteile: Dieser Ansatz ist kostenlos und erfordert keine großen Anschaffungen.
  • Nachteile: Die manuelle Erfassung braucht mehr Zeit und ist mit viel Arbeit verbunden. Außerdem entsteht dabei viel Raum für Fehler, Inkonsistenzen und Unvollständigkeit. Zusätzlich müssen alle Daten später manuell in andere Dokumente wie Rechnungen eingefügt werden, was mühsam und zeitaufwendig ist.

Apps für Zeit- und Ausgabenerfassung

Es gibt viele kostenlose Apps auf dem Markt, in die Sie gleich mehrere Elemente für die Nachverfolgung eingeben können, z. B. verschiedene aktuelle Projekte oder Ausgabenkategorien. Einige Apps können sogar mit anderen Programmen wie E-Mail-, Kalender- oder Buchhaltungssoftware synchronisiert werden.

  • Vorteile: Praktisch und für den Einsatz unterwegs geeignet.
  • Nachteile: Kostenlose Versionen können fehlerhaft sein oder störende Werbung enthalten. Für erweiterte Funktionen (wie die Synchronisierung) müssen Sie in der Regel bezahlen.

Software (kostenpflichtige Dienstleistung)

Kostenpflichtige Softwarelösungen mit fortschrittlicheren Tools für die Ausgaben- und Zeiterfassung sind eine beliebte Wahl – vor allem, wenn sie speziell auf die Buchhaltung ausgerichtet sind.

  • Vorteile: Die Software nimmt Ihnen die meiste Arbeit ab, so dass Sie sich nicht ständig um die Nachverfolgung kümmern müssen und mehr Zeit für die kreative Arbeit gewinnen. Viele Programme können auch auf mobilen Geräten verwendet werden. Software lässt sich meist mit anderen digitalisierten Bereichen des Unternehmens verbinden, wie Rechnungsstellung, Buchhaltung, Berichten und Kalendern. Mit leistungsstarken Funktionen zur Nachverfolgung, Kalkulation, Abrechnung und vielem mehr macht Software die Berechnung der Kosten für unterschiedliche Kund*innen und Dienstleistungen viel schneller und einfacher.
  • Nachteile: Software ist zwar mit Kosten verbunden, doch dieser finanzielle Aufwand lohnt sich meist auf lange Sicht für Ihr Unternehmen.

Warum sollten Profis ein Tool für die Ausgaben- und Zeiterfassung verwenden?

Die Erfassung von Zeit und Ausgaben geht oft Hand in Hand – besonders, wenn Sie stundenweise abrechnen. Sie können zwar einen Pauschalpreis für Ihre Dienstleistungen oder für bestimmte Projekte berechnen, aber es ist dennoch hilfreich, Zeit und Kosten zu erfassen, damit Sie beurteilen können, ob sich der Pauschalpreis am Ende auch lohnt. Sobald Sie sich mit Ihren Kund*innen auf eine Preisstruktur geeinigt haben, müssen Sie eine geeignete Erfassungsmethode wählen, damit Sie bei Bedarf klare Aufzeichnungen haben. Egal, welche Tools oder Strategien Sie verwenden, das Wichtigste ist, dabei konsistent und organisiert vorzugehen.

Tipps zur Zeit- und Ausgabenerfassung

Sehen wir uns einmal genau an, wie Sie Ihre Arbeitszeit und projektbezogenen Ausgaben anhand Ihrer Bedürfnisse erfassen können:

1. Eine für Ihr Unternehmen geeignete Methode der Zeit- und Ausgabenerfassung wählen

Auch hier ist Beständigkeit der Schlüssel zum Erfolg. Für welche Methode Sie sich auch entscheiden, es muss eine sein, mit der Sie sich bei der täglichen Arbeit wohlfühlen. Sie sollten auch prüfen, wie sich die Methode in Ihre übrigen Geschäftsprozesse einfügt. Software kann in diesem Bereich eine große Hilfe sein, da sie sich nahtlos mit so vielen anderen Programmen verbinden lässt.

2. Abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit gemeinsam mit Kund*innen definieren

Es ist sehr wichtig, klare Grenzen zu setzen und zu kommunizieren, damit Ihre Kund*innen wissen, welche Zeit und welche Kosten abrechenbar sind und welche nicht. Am besten ist es, wenn Sie dies im Voraus in Ihren Verträgen festlegen und gleichzeitig darauf achten, dass Sie jeden Posten entsprechend kennzeichnen und detailliert auflisten (d. h. für welche Aufgaben die Kosten entstanden sind, z. B. Kommunikation, Design, Anfahrtszeit, Auftragsvergabe usw.)Detaillierte Aufzeichnungen helfen bei der Rechnungsstellung und ersparen Ihnen enorm viel Zeit und Aufwand.

3. Konsequent bei der Erfassung von Zeit und Ausgaben sein

Es kann am Anfang etwas mühsam sein, sich an die konsequente Erfassung zu gewöhnen, doch auf lange Sicht wird es sich durch präzisere Rechnungen und Umsatzsteuerabzüge für Ihr Unternehmen buchstäblich auszahlen. Versuchen Sie, zu Beginn und am Ende eines jeden Tages einen Alarm oder einen Kalendereintrag einzustellen, der Sie daran erinnert, Arbeitsstunden und Ausgaben zu erfassen. Mit der Zeit denken Sie dann automatisch daran. Wenn Sie mit einem Team zusammenarbeiten, sollten Sie auch sicherstellen, dass dieses mit der gewählten Erfassungsmethode einverstanden ist, eine Einweisung durchführen und eine SOP (eine detaillierte Beschreibung der Abläufe) erstellen. Die Wahl einer synchronisierten Lösung für Desktop- und Mobilgeräte trägt ebenfalls zu mehr Konsistenz und Benutzerfreundlichkeit bei.

4. Zeit- und Ausgabenerfassung für Geschäftsberichte nutzen, um Einblicke zu gewinnen

Wenn Sie Zeit und Ausgaben konsequent erfassen, können Sie nicht nur genauer abrechnen, sondern auch Erkenntnisse über die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens gewinnen. Software kann dies noch einfacher machen, indem sie alle erfassten Daten nahtlos in Ihre Berichte einfügt.

5. Anhand der Daten das Geschäft ausbauen

Die Befolgung der oben genannten Schritte kann zu besseren Geschäftsentscheidungen führen, mit denen Sie Ihrem Unternehmen zum Wachstum verhelfen. Wenn sich zum Beispiel Ihre Stunden für pauschal abgerechnete Dienstleistungen summieren, müssen Sie möglicherweise zu einem Stundensatz- oder Hybridmodell wechseln oder eine höhere Pauschale berechnen. Falls Sie Ihre Preise niedriger halten wollen, um wettbewerbsfähiger zu werden, können Sie in den Berichten zur Zeiterfassung für verschiedene Aufgaben sehen, in welchen Bereichen Sie Ihre Produktivität erhöhen können. Das Gleiche gilt für die Daten zu Ausgaben, wenn Sie die Kosten für Ihre Kund*innen senken wollen.

Wie können Sie Geschäftsausgaben in ihrer Umsatzsteuererklärung geltend machen?

Wenn Sie Ihre geschäftlichen Ausgaben erfassen, sind Sie zu bestimmten Abzügen berechtigt und können so Ihre Steuerschuld verringern. Durch präzise Aufzeichnungen sparen Sie außerdem Zeit bei der Buchhaltung, sodass die Erstellung Ihrer Umsatzsteuererklärung weniger mühsam ist und Sie Ihre Abzüge leichter eingeben können. Zu den Ausgaben, die Sie wahrscheinlich absetzen können, gehören: Laptop- und Softwarekosten, Telefonie- und Internetkosten sowie Fahrt- und Reisekosten.

Fazit

Wie Sie sehen, hängt die Art der Erfassung von Zeit und Ausgaben von Ihren individuellen geschäftlichen Anforderungen und Ihrem Arbeitsstil ab. Das Wichtigste ist jedoch, ein praktikables System zu finden und dieses konsequent anzuwenden.Melden Sie sich für eine kostenlose Probeversion von Houzz Pro an, um unsere benutzerfreundlichen Funktionen zur Zeit- und Ausgabenerfassung unverbindlich zu testen.

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